辦公自動化系統必備的5個要素

在當今的數字時代，辦公自動化系統為各種規模的企業提供了一系列好處。強大的辦公自動化系統不僅簡化了日常任務，還加快了資訊檢索速度。此外，這些工具還可以提高流程可見性並幫助企業輕鬆發現瓶頸。
 
如果你正在尋找可以將你的企業的工作流程提升到一個新水平的辦公自動化解決方案，請不要滿足於任何不具備這五個要素的系統工具。

1.簡單的工作流設計器
 
建立工作流曾經是硬核系統編碼員的領域。然而，現代的辦公自動化系統應該從業務使用者開始，而不是編碼人員。
 
當你坐下來試用辦公自動化系統時，請從制定自己的工作流程開始。你能否直觀地建立完成流程所需的任務序列？如果你在前五分鐘內無法弄清楚，則需要繼續進行下一個選項。
 
一款軟體不應該決定你的企業應該如何設定其運營。相反，它應該幫助你的團隊加強現有流程。
 
2.移動相容性
 
你的辦公室是移動的，你所有的工具也應該是移動的。無論你有遠端工作人員，還是隻是想在等候航班時辦理登機手續，你選擇的辦公自動化系統都應該像在總辦公室的電腦上一樣正常工作。
 
你的營銷活動不能僅僅因為你需要等待同事休假回來而推遲。
 
你應該能夠從安全的雲中執行你的核心流程，而不必擔心你的資料在哪裡或誰在保護它。如果你使用諸如8Manage OA之類的辦公自動化工具 ，那麼你的同事可以在他休假的酒店用手機檢視營銷計劃。
 
3.與其他軟體的整合
 
辦公自動化系統可能並不是你執行的軟體。你已經擁有內部資料庫、CRM、營銷自動化工具和財務軟體等，當你依賴於如此多的系統時，你需要一個不僅僅侷限於自身的工具。
 
在所有軟體中，辦公自動化應該是最容易與其他工具整合的。否則，你將無法將資料從一個系統推送到另一個系統。
 
在進行評估時，檢視辦公自動化軟體提供了什麼樣的預整合，或者它能否開啟對其他雲工具的訪問。
 
4. 報告和分析
 
如何知道你的辦公自動化是否正在產生結果？你不能僅僅根據團隊的滿意程度來評估流程績效。資料是最終的決策者，比較流程的歷史、速度、結果質量等對你的企業來說很重要。
 
採用另一種軟體來衡量你的工作流程資料既費時又不必要。為什麼不擁有一款內建報告和分析功能的軟體呢？現代的辦公自動化系統8Manage OA配備了此功能，作為其基本產品的一部分。
 
5.訪問控制選項
 
就像限制進入辦公場所一樣，你還應該為所有業務流程設定訪問許可權。
 
一個好的工作流自動化系統能理解這種敏感的需求，並將訪問控制作為其不可或缺的功能的一部分。在為你的企業考慮辦公自動化系統時，不要忽視此功能。
 
有哪些功能？
 
一個理想的辦公自動化系統：
 
● 需要更少的空間來儲存資料
● 簡化資料儲存和檢索
● 即時檢索資訊
● 無需儲存文書工作
● 消除任何資料冗餘的機會
● 允許多人訪問資料
● 減少出錯的可能性
 
有效的辦公自動化 (OA) 解決方案——8Manage OA，不僅具備上述基本功能，在幫助企業消除耗時和重複性任務以降低運營成本和提高員工效率方面還發揮著重要作用。
 
8Manage OA 可以在企業已經採用的辦公工具（例如文書處理器和演示工具）之上為你提供以下功能：
 
1.電子溝通和協作工具
 
8Manage OA 在整個企業內提供無縫且持續的溝通流程，從而提高前臺和後臺的工作效率。
 
透過自動化審查和批准流程，8Manage OA 可以幫助你的企業消除瓶頸。員工無需透過電子郵件或電話向主題專家和管理層索要簽名，只需在辦公室或在家中提交請求即可。指定方收到電子通知，請求方輕鬆跟蹤狀態，無需不斷跟進。8Manage OA 甚至可以幫助計算每個審批人的置存期，並相應地提醒審批人。
 
2.電子表格和工作流程
 
8Manage OA 允許你為不同的目的定義不同的表格模板，例如客戶管理、IT 服務、採購請求和員工調查及其相關的工作流程。8Manage OA 輕鬆儲存、搜尋和檢索這些管理表格及其相關文件。更重要的是，它透過維護審計跟蹤和消除手動資料輸入任務來提高合規性。
 
3.電子辦公管理
 
8Manage OA 提供排程和任務管理功能。透過任務管理，企業可以輕鬆分配和監控任務，以及收集和分析績效資料。8Manage OA 允許你實施流程級別的改進，使辦公自動化更進一步。
 
省錢、省時，邁向未來
 
如果你發現你的辦公室只做到了數字化，那麼現在是時候升級你的工作流程並向辦公自動化邁進了。實現自動化的辦公可以節省大量的時間和金錢，讓員工專注於真正為企業帶來價值的事情。