實施辦公自動化系統需要注意什麼？

的好處很容易理解。幾乎每個企業都會歡迎更高的準確性、效率和利潤率。辦公自動化這個過程似乎勢不可擋，那麼該如何實現和管理呢？
 
決定自動化的內容
 
在實施辦公自動化系統之前，企業將需要花時間研究哪些具體的流程需要自動化。首先，檢視現有的工作流程，以瞭解所涉及的流程、利益相關者和資源。檢查工作流程的最簡單方法之一是透過流程圖。
 
業務流程圖涉及建立視覺化的工作流程表示，以定義企業做什麼，如何做，以及誰負責每項任務。企業內的許多流程是沒有記錄的，透過建立視覺化的描述，利益相關者可以識別工作流程中的瓶頸和需要簡化的任務。

辦公自動化系統的主要特點
 
市面上有無數的應用程式和軟體程式，承諾透過自動化提高效率。然而，透過辦公自動化系統實現企業效率需要的不僅僅是下載一些應用程式。相反，你需要一個全面的辦公自動化解決方案，提供以下功能：
 
1.工作流程設計
 
辦公自動化系統的一個重要好處是能夠設計和改進工作流程。你選擇的解決方案應該讓你有能力在幾分鐘內建立詳細的工作流程。先進的8Manage OA解決方案提供直觀的設計幷包括流程建模等功能。
 
2.一體化
 
企業在試圖實現流程自動化時面臨的最大挑戰之一是整合各種第三方軟體或應用程式。你的辦公自動化系統應該與你的其他工具，如電子郵件營銷和你的CRM系統無縫連線。
 
8Manage OA可與客戶，銷售，專案，採購等實時互連，為員工、客戶、合作伙伴和供應商提供統一且安全的資訊閘道器和知識庫。
 
3.管理任務和最後期限
 
任務管理是辦公自動化解決方案的一個重要功能。為了使流程順利執行，員工必須知道該做什麼，何時做。你的辦公自動化系統應該允許你建立和檢視懸而未決的任務和最後期限，並根據需要重新分配任務。
 
8Manage OA 提供排程和任務管理功能。透過任務管理，組織可以輕鬆分配和監控任務，以及收集和分析績效資料
 
4.訪問控制和安全
 
為了保護你的系統的安全，你需要能夠在整個企業內設定訪問許可權。基於雲的8Manage解決方案也提供先進的安全功能，以保護資料不被破壞。
 
5.溝通
 
任何自動化系統的一個重要特徵是能夠進行無縫溝通。利益相關者應該擁有他們執行每項任務所需的所有資訊，以及向他人尋求進一步幫助的能力。
 
你的辦公自動化系統應該提供諸如表格生成器的功能。表單生成器可用於捕獲資料，顯示來自其他系統的資料，甚至設計審批供管理人員做出決定。
 
8Manage OA的點選式報表生成器支援多種資料來源和報表型別，能夠滿足企業資料分析和視覺化的需求。
 
6.報告和分析
 
為了評估和改進你的辦公自動化系統，你需要獲得資料和關鍵績效指標。現代的8Manage辦公自動化系統有內建的報告和分析功能，幫助企業更好決策。
 
7.移動相容性
 
在快節奏時代，移動性比以往任何時候都更重要。員工必須能夠從任何地方履行其職能。8Manage OA辦公自動化系統支援移動端，集訊息的審批、查閱與回覆、以及即時通訊於一體，為使用者提供隨時隨地的辦公體驗。
 
為企業選擇先進的辦公自動化系統
 
要了解辦公自動化必須提供的所有好處，請選擇提供功能豐富且易於使用的解決方案提供商。8Manage OA與實際業務自動連通，透過系統與移動終端的綜合應用，實現從訊息的編輯、審批和釋出，到訊息接收反饋的全程管理，使企業從第一天起就能體驗到一體化和自動化的好處。