認識專案管理
美國專案管理協會主席保羅說：“在當今社會，一切都是專案，一切也將成為專案。”專案，是在一段時間內為完成某一獨特的產品或提供獨特的服務所進行的一次性努力的過程。只要有目標和過程，就可以成為一個專案。譬如：設計開發某一產品功能、房屋裝修改造、結婚的婚禮籌備等都能稱為專案。
專案管理，就是在專案活動中運用知識、技能、工具和技術，以便達到專案要求，其目的是滿足和超越專案干係人對專案的需求和期望。專案管理從本質上來說，就是面向目標的，所有的方法、行動都是為了達成目標而服務的。
網際網路公司的專案實踐
早期或初創的網際網路公司，產品經理和技術開發幾乎承擔著多種角色的工作。產品經理除了產品方案設計以外，還做互動設計、產品測試以及專案執行的整體協調推進工作。技術開發人員除了做程式編碼實現以外，還做系統測試以及測試完成後的上線部署。
實際上，從標準規範的人員角色分工來講，互動設計是互動設計師的工作範疇；系統測試屬於測試工程師的工作範疇；上線部署屬於運維工程師的工作範疇；專案執行的整體協調推進，也屬於專案管理的工作範疇。當那些早期或初創的網際網路公司的業務規模越來越大、專案越來越多時，一個人兼任多種角色，就會感到力不從心，必將影響專案進度和節奏。
以中國網際網路行業裡知名的A公司為例，A公司的W事業部在最早期的組織架構中，會有獨立的產品、UE、UI、頁面製作、前端、後端、測試等部門，當時沒有專職的專案管理人員。專案管理工作多數是由產品和技術部門的負責人來承擔。這一階段尚未形成系統的專案管理流程，因此相關專案工作沒有統一的依據，管理較為粗放。專案負責人的界定也不清晰，有時候專案出了問題也難免發生互相推諉扯皮的情況。後來專案執行中問題不斷暴露，又得不到快速有效的解決。對專案管理的需求，就變得日益強烈，業務線的領導意識到需要從全域性高度統一對專案做管理。主要體現在：需要確保專案資源合理利用、明確專案成員的角色分工、制訂合理的專案計劃並推進執行。看似非常簡單的要求，卻是A公司W事業部在專案管理方面的起航。
W事業部為了增強其專案管理能力，成立了專案管理部（PMO），直接向業務線的負責人（高階總監級別）彙報工作。當時在產品、設計和技術類部門，形成了如下形式的人員角色劃分（運營和市場類部門，不做介紹），如圖1所示。
圖1 業務部門架構圖
其中，互動設計、視覺設計、頁面製作和前端（JS）開發，都隸屬於UED（使用者體驗設計）部門；後端開發、測試、網路運維，都隸屬於技術部門。PMO、產品部、UED、技術部作為強矩陣式的架構，都由業務線的負責人直接管轄。專案運作上由專案管理部負責統籌管理執行。
隨著專案管理工作逐漸規範化並得到各方的認可，W事業部也對專案管理部做了更新的職能定位。在此基礎上，專案管理部在專案運作的摸索實踐中，也幫助其他職能部門制定了相關工作守則。
舉例來說，專案管理部職能範圍有以下幾部分。
- 負責全部專案的管理、執行和推進，保障專案安全，解決專案中的各種風險和問題，準時著陸正確的目的地。
- 建立並維護公司專案管理方法論，幫助公司專案追求最佳的專案管理實踐。
- 建立並實施一系列通用的專案管理過程和模板，不斷優化公司專案管理的過程，對專案管理人員予以指導。
- 建立並使用規範的流程、工具和術語，便於專案團隊內部、團隊之間以及各個職能部門的溝通，減少誤解，提高專案溝通及協作機制的效率和效果。
- 對專案進行組合管理，通過向專案干係人和各職能部門提供專案管理的普及和培訓，提高公司專案管理的核心能力。
- 建設並維護專案管理資訊系統（如JIRA、Confluence等），提升專案管理在流程、運作規則和團隊協作等方面的自動化水平、自適應水平。
- 加強專案管理體系建設，通過針對專案管理的培訓和指導，加強專案管理人員的隊伍建設，提高專案管理人員的管理水平和一線管理能力。
- 對專案、專案管理人員、專案各角色成員進行績效管理。
期間，公司HR部門也多次邀請業界知名的專案管理專家，來公司做專案管理領域的系統培訓。經過較長一段時間的運作，W事業部的專案管理水平有了較大提高，主要表現在：規範了專案中的協作流程，專案計劃、進度節奏、執行管控等更加合理完善，專案管理的方法、工具得到廣泛應用，溝通更順暢，提高了管理效率和效果。
四個核心要素的體現
專案管理有四個核心要素即SPPT——Strategy戰略目標、People優秀人才、Process制度流程、Tools管理工具。整個專案管理能力的改進過程中，都必須同時伴隨著專案管理關注的這四個核心要素的配套支援。
這四個核心要素看似簡單，但在網際網路專案管理領域的從業者中，真正瞭解並實踐的人並不多。舉例來說，我之前面試過幾十位應聘專案管理的候選人，幾乎沒幾個人能正確回答出這四個核心要素的內容並用於實踐指導。很多人都會把SPPT與專案管理過程的四個指標（多、快、好、省）以及專案管理的四個核心制約因素（範圍、時間、質量、成本）互相混淆。
專案管理關注的這四個核心要素相輔相成，相互依賴，就像四個聯動的齒輪，來確保專案的順利實施，如圖2所示。
圖2 專案管理四個核心要素
以下就這四個要素，談談如何結合專案管理的具體實踐。
Strategy戰略目標
戰略目標可以理解為做事的目的和意義，目的和意義不同，會導致做事的結果完全不同。所以專案開始前，專案發起人首先要讓專案成員理解專案的目的和意義。
舉例說，A公司W事業部負責微博業務的管理與運營，但因A公司的戰略問題，導致微博業務起步很晚。2011年1月，A公司啟動了微博寬屏版專案。同年4月，按計劃設計開發完成進入測試階段，但測試完成後，部門領導卻宣佈當前的專案不能上線。這讓專案團隊當時很有挫敗感，也提出很多疑問和質疑，產生了較大的負面情緒。
分析專案不能上線的原因，是由於當時做出來的產品和立項之初的戰略目標、產品願景（舒適閱讀、視覺盛宴、極速體驗）有較大差異。也就是說實際做事的結果與立項之初的戰略目標不匹配。在專案立項後，寬屏版的產品設計方案和互動設計方案盲目追隨國外網站Twitter，缺少自主思考，對寬屏版中“寬”字的理解不到位，導致專案成員走了較大的彎路。後來又經過兩個多月的不懈努力，對微博Timeline及相關頁面進行一系列的改造優化，使得視覺層面全面轉向寬屏版效果，並在使用者體驗、瀏覽速度等方面也進行了優化，為使用者提供更加舒適、快捷的閱讀體驗。最後在專案啟動5個月後終於正式上線。
專案成員辛苦按專案計劃，花費將近三個月做出來的東西，結果未能得到上線釋出的認可，無論攤到哪個團隊身上，都會有各種疑問或負面情緒。這個例子說明專案執行之前，正確理解專案戰略目標很重要，如果專案負責人或專案成員不能正確理解發起這個專案的意圖，就很難把專案做好，也得不到想要的結果。
People優秀人才
在專案管理中，人的要素非常重要。有時在專案中只要有足夠能幹和優秀的人來擔任專案負責人或核心骨幹，哪怕是在制度和流程不完善的情況下，也能做出好的結果。
網際網路公司最有價值的就是人。辦公桌椅、電腦裝置等都會折舊，但對一家網際網路公司來說，始終在增值的就是公司的每一位員工。但同時網際網路行業競爭激烈，人才流動量也很大。以技術開發崗位為例，同一層級技術開發崗位，招聘進來的開發工程師的水平都有所差別，因此其參與到專案時，對同一個開發任務點，所花費時間和產出效果可能也會因人而異。從整體專案的維度，如何將人的因素融合到合理的專案節奏，就需要與制度、流程相結合，以制度機制穩定人。
Process制度流程
專案管理在很多時候研究的是做事的方法次序和安排、流程和過程。建立並實施完善優質的制度流程，能讓公司內部管理的效率和效果顯著提升。
圖1中的A公司W事業部劃分了專案的各種角色，如何制定一個符合部門體制又能確保各職能部門高效協同工作的制度流程，並持續改進優化是專案管理需要重點關注的。當時結合具體業務實際，制定瞭如下流程，如圖3所示。
圖3 專案管理中的制度流程
- 立項之後，進行產品需求方案的設計、評審和講解。
- 產品評審並講解完後，專案團隊可以做兩事件：後端技術人員做後端技術概要設計和評審準備；互動設計師做UE設計、評審準備和後續的講解。
- UE評審並講解完後，專案團隊可以做三件事：前端技術人員做前端技術概要設計和評審準備；視覺設計師做UI設計和評審準備，有必要的話，需要再做UI講解；測試工程師做測試用例的編寫和評審準備。
- UI效果設計完成並評審通過後，進行頁面製作（切圖）環節，將頁面提供給開發人員做巢狀。前、後端概要設計完成並評審通過，開發人員拿到頁面，進入開發階段。測試用例編寫完成並評審通過，同時也拿到了開發人員提供的測試版本，進入測試階段。當測試基本完成後，在正式上線之前，給專案的核心干係人（主要是指各職能部門的領導）做產品演示，用來展示專案團隊在專案執行期間的工作成果。產品演示環節，視專案規模大小情況而定，不是必須要有的環節。產品上線後，進行資料監測，並根據資料情況持續進行產品優化，逐漸滿足立項之初戰略目標的預期。
專案管理要在整個專案執行過程中做全程的管控，打通經脈、掃清障礙、風險預警和規避，幫助團隊解決在專案執行過程中遇到的各種問題。
結合專案管理第二個要素People提到的人的因素，從整體專案的維度，為了將人的因素能契合到合理的專案節奏，在這個流程中設立了“後端概要設計評審”、“前端概要設計評審”兩個環節，這兩個技術層面的評審環節，可以針對部分技術水平參差不齊的開發同學，確保在開發質量和時間點上趨於理想預期的節奏。設立前、後端技術概要設計評審會的目的，是希望開發工程師在正式編碼之前，對其所採用的技術選型、技術實現方案，能夠由開發經驗豐富的開發主管做把關和指導，採用最優的技術方案來實現，並評估出合理的開發週期。
從專案管理的角度來說，給新員工或者剛剛接觸這個流程的開發工程師介紹這兩個技術評審環節時，一定要注意溝通技巧，不能直接對開發工程師說“工程師技術水平參差不齊”之類的話，容易傷人自尊。專案管理要從整體產品複雜度的角度來表述，比如“微博產品的複雜度高，涉及面廣，你開發的這個模組也許會引發其他模組的問題”、“需要做技術概要設計評審，由你的開發主管來把關……”這種表述。
總之，一個好的制度流程，能讓專案團隊持續產生好的專案結果。一個壞的制度流程，幾乎無法讓專案團隊有好的成果。
Tools管理工具
專案管理中涉及專案的分解、執行的優先順序，所以真正要把一個專案做好，很多時候要用到一系列工具、方法或技術。其中專案分解的要點是我們要掌握怎麼把一個複雜的問題簡單化、怎麼排定各業務模組的優先順序，找準時間管理、進度管理中的瓶頸，找準關鍵的人和路徑等。這些內容可以落地到Office辦公軟體來管理，也可以落地到專業的管理工具來管理。如果專案數量少，落地到Excel可能會感覺比較輕鬆。但當專案逐漸增多，幾十個、上百個專案並行執行出現時，如果再用Office去管理就力不從心了。這種情境下需要選擇適合自身團隊特點的專業管理工具來輔助專案管理。優質的專案管理工具，是專案成功運作的承載。
人，應該做自己喜歡並且擅長的事情。工具也一樣，利用它最出色的特點。在提案跟蹤及專案管理工具方面，我比較喜歡Atlassian公司的JIRA。專案執行管理 、敏捷開發管理、體系流程管理 、產品Bug跟蹤、提案跟蹤、需求管理、客戶服務等，都是JIRA最擅長的。我曾在2014年4月刊《程式設計師》雜誌發表過一篇《因你而變——JIRA使用心得》的文章，有興趣的讀者可以查閱，主要是介紹我六年多來使用JIRA的心得體會。
簡單總結一下專案管理關注的四個核心要素（SPPT）：Strategy，就是我們要了解做專案的目的和意義，它決定我們做專案的方式和方法；People、Process 、Tools就是我們需要從人、流程、次序和管理工具上去做了解和領悟。
作者杜炎：新浪旗下微夢創科公司（NASDAQ:WB）專案管理經理。有六年多網際網路行業專案管理經驗，曾就職於搜狐公司，負責專案管理以及總體專案運作管理體系建設。關注網際網路專案管理、產品設計、JIRA實踐等。