工時表管理：好處、目的及實用用途

工時表並不新鮮，自出現以來，企業使用它來解決各種各樣的問題：
 
● 人力資源經理使用工時表計算工資。
● 會計師向客戶開具賬單，並在工時表的幫助下製作發票。
● 專案經理需要工時表來控制進度和成本超支。
● 而團隊領導則用工時表來監督員工的出勤情況並評估工作績效結果。
 
但這並不是工時表的全部，它還有更多用途和目標。本文將對其進行全面介紹，並揭開有效管理工時表背後的秘密，讓你在業務中充分發揮工時表的作用。

什麼是 ？
 
工時表是對不同任務所花費工時的記錄。而工時表管理就是監控員工如何使用工時並分析其時間跟蹤結果。
 
過去，工時表多是畫在紙上或列印在紙上的簡單的每週計劃表。它們需要人工操作，很容易損壞或丟失，總體而言，處理起來相當麻煩。
 
然而，現代工時表與傳統工時表不同。它們實現了數字化、多功能和大部分自動化，這使得從普通員工到經理、主管等每個相關人員都能享受到便捷高效的工時表管理流程。
 
因此，如果想充分利用工時表管理，那麼使用數字（線上）工時表而非紙質工時表是非常合理的。
 
如何管理工時表？
 
工時表管理流程簡單明瞭，包括三個基本步驟：
● 填寫
● 稽核
● 分析
 
下面以線上工時表軟體 8Manage 工時表為例，探討一下這三個步驟：
 
第一步：填寫
 
8Manage 工時表直觀、簡單，易於瀏覽和使用。它們採用周格式，可根據不同的工作型別（例如假期，招聘，系統支援等）、專案、工作活動，幫助員工及其經理輕鬆跟蹤任務進度。
 
使用8Manage 工時表，員工可以根據具體任務跟蹤工時，在工時條目上附加註釋，便捷提交請假申請，只需點選列表中的任何任務即可快速訪問與工作相關的重要資訊。
 
第二步：稽核
 
8Manage 工時表具有工時表審批功能，方便管理者稽核、批准/拒絕員工的每週時間跟蹤資料。
 
你可以在工時表審批介面輕鬆檢視哪些工時表待審批（擁有特殊經理許可權的使用者才可使用）。也可以逐一檢視團隊成員的工時使用情況：點選日期，檢視他們在一週內完成了哪些任務以及花費了多少時間。
 
此外，工時表審批介面還可以批次審批/拒絕員工的工時表，並檢視每位員工在一週內的休假時間。如果決定拒絕某個人的工時表，還可以透過拒絕意見解釋這樣做的理由。
 
第三步：分析
 
8Manage 工時表包含有價值的分析報告，可以讓你從收集到的資料中吸取一些重要的經驗教訓，為決策提供更好的參考。
 
● 深入瞭解團隊成員在不同專案和任務上花費的所有時間
● 瞭解員工在特定時期獲得和使用了多少休假時間
● 瞭解員工有多少加班時間必須得到補償
● 將設定的任務估算與實際時間跟蹤結果進行對比
● 監控專案成本並將其與收入進行比較
● 檢視綜合賬單摘要，並將這些資料關聯財務系統
 
這些報告中的工時表資料在許多業務管理流程中都發揮著重要作用。
 
員工工時表資料的 5 種實用用途
 
1. 工資單
 
無論是每月支付員工固定金額，還是按小時計算工資，這都沒有關係。8Manage工時表資料可幫助你瞭解員工是否遵守合同規定的工作時間。
 
2. 考勤和缺勤管理
 
每日工時跟蹤是監控員工出勤率的一個簡單方法。它可以讓你瞭解每個團隊成員是否定期上班，以及他們是否在工作中投入了必要的時間。
 
此外，得益於8Manage 工時表軟體所包含的請假管理功能，你還可以跟蹤員工的請假情況。
 
3. 專案跟蹤
 
如何利用時間和資金在很大程度上決定了專案的成敗。因此，為不同的專案工作分配合理的期限和預算的重要性不言而喻。更重要的是，要盡最大努力滿足這些要求，避免出現進度和成本超支。
 
線上工時表軟體在這方面也很有用。8Manage 工時表可以讓你控制與員工相關的專案成本，將實際使用時間與設定的時間估算進行比較，並透過全面的時間跟蹤報告分析團隊績效。該工時表軟體還包含自動通知、實時報告儀表板和看板等有用的功能，管理專案進度變得輕而易舉。
 
4. 更好地估算時間
 
瞭解在不同型別的任務中投入了多少時間，就能對未來的類似任務做出更準確的估算。因此，在計劃新專案時，仔細檢視已完成專案的工時表報告非常有用。其中描述的工時資料是更好地估算時間和控制專案及團隊資源的關鍵。
 
5. 生產力和效率管理
 
透過顯示員工在任務上花費的時間，工時表資料有助發現不同的時間浪費情況，並最佳化各種業務流程。
 
例如，如果提交的某項工作的工時跟蹤記錄不符合最初的預期和估計，可以嘗試找出團隊在該任務上花費過多時間的原因。問題可能出在員工的拖延、溝通不暢、技術問題和其他工作流程問題上。工時表資料雖然不能直接指向這些問題，但它可以證明問題的存在，並表明需要改進。