如何填寫工時表？為什麼需要工時表軟體？

工時表是衡量工作時間和工資不可或缺的一部分。經典的工時表是紙質的，但如今，紙質工時表正在減少和簡化。最重要的是，數字格式正在興起，例如電子表格和線上時間跟蹤軟體。
 
根據代表的時間段、需要的資訊以及用於跟蹤的媒介進行分類，工時表的主要型別有：
● 每月時間表
● 每週時間表
● 雙週時間表
● 員工每日每小時時間表
● 管理的每日時間表
● 專案時間表

如何填寫工時表？

不管紙質工時表和工時表軟體，填寫工時表的基礎知識保持不變。
 
第 1 步 - 姓名
 
工時表中的姓名欄位應填寫填寫工時表的團隊成員的姓名。 你可以自己寫下員工的姓名，也可以讓他們自己填寫工時表。

第 2 步 - 日期

下一步是輸入工時表的日期。 大多數企業要求他們的員工每天、每週或每月完成工時表。

為工資單、稅收和審計輸入正確的數字和日期很重要，因為不準確的記錄可能會成為法律問題。
 
第 3 步 - 專案詳情
 
將任務分組，清楚地顯示員工正在做什麼以及他們在該任務/專案上工作了多長時間。在最基本的形式中，專案詳細資訊涵蓋廣泛的運營領域，但通常包含以下資料：
● 專案角色
● 時間線
● 專案目標
● 預計完成時間
● 估計預算
 
第 4 步 - 新增工作時間
 
大多數工時表都包含一個欄位，你可以在其中插入特定日期的工作時間。 例如，星期一 4 小時，星期二 6 小時等。
 
這使你可以發現有問題的每週模式，因為你可以注意到員工是否在星期一開始工作到很晚並在星期五提前停止工作。
 
第 5 步 - 計算小時數
 
填寫工作時間欄位後，你可以計算一週或一個月的總小時數，並將其填寫在工時表的總計選項卡中。
 
在這裡，你可以檢視員工每天工作的總時間，並使用此資訊計算工資單的任何加班時間或加班時間。
 
使用8Manage工時表軟體時，此過程是完全自動化的。工時表軟體顯示每個員工從每個專案開始填寫工時表以來的每個工作時間。
 
第 6 步 - 註釋
 
大多數工時表或工時表軟體都有一個註釋部分，你可以在這裡輸入一些關於每週或每小時費率以及加班、延遲和缺勤的批准的細節。如果你需要離開工作幾個小時來處理一些任務，你可以自由地把它放在註釋部分。
 
最常見的註釋包括：
● 加班審批
● 每日費率
● 時薪
● 每週費率
● 工程延誤
● 請假材料
● 休假請求
 
第 7 步 - 批准
 
當團隊成員完成工時表時，他們必須（理想情況下）將其提交給經理批准。經理的工作是核實工時表上的詳細資訊並簽名以供批准。
 
紙質工時表 VS 工時表軟體：為什麼 更好
 
紙質工時表經過反覆試驗，雖然它們可以有效地為你提供所需的資料，但它們已經過時了。此外，它們很快就會成為一種麻煩，因為它們是無休止的文書工作，週而復始。
 
數位電子表格，如Excel表格，雖然可以很好地完成工作，但它們不過是一張數字 "紙 "而已。輸入正確數字或日期的過程仍然是手動的。
 
工時表軟體是未來的方式，因為它提供的解決方案旨在應對使用工時表跟蹤工作時間和績效的最大挑戰。
 
以8Manage工時表等軟體為例，它能提供以下這些紙質工時表或Excel 表格無法提供的功能：
 
● 消除多工處理的需要
● 讓計費客戶變得輕而易舉
● 讓你專注於優先事項（並鼓勵優先排序）
● 幫你計算專案盈利能力
● 讓你保持領先
● 增強團隊的責任感和透明度
● 幫助你避免時間被盜
● 使報告和專案分析簡單直觀
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使用8Manage工時表，事情變得更加順利，並且不會讓員工覺得自己是工時表的奴隸，因為8Manage提供的不僅僅是一個時間跟蹤軟體。8Manage工時表提供了一個平臺，可用於與員工、客戶和不同的專案進行互動，並且只需單擊幾下即可計算投入工作的時間。
 
除了跟蹤員工時間的基本作用外，8Manage工時表還有助於將任務分配給員工、跟蹤計費時間、計算工資單、建立發票和跟蹤費用。該軟體既能獨立使用，又能與專案管理工具結合使用。當工時表與專案管理一體化時，你可以瞭解許多有關團隊效率的資訊，例如可交付的接受/拒絕率，時間消耗百分比與完成百分比。
 
總而言之，工時表軟體最適合為團隊、員工或自由職業者提供他們需要的工具，讓他們更專注於自己的工作，而不是浪費時間填寫 Excel 或紙質工時表來完成功能。 有了高質量的工時管理軟體，也就有了更好的時間管理。許多企業對自動化的工時表軟體所能帶來的生產力提升感到驚喜和滿意。