合同管理將決定合同是主要的風險因素還是業務增長的工具。事實是，如何處理合同會影響企業的底線。據研究顯示，糟糕的合同管理使企業每年損失超過9%的收入。實施合同管理實踐將幫助企業提高合同簽約效率。

什麼是合同管理？

合同管理是對合同從建立到執行的管理過程。合同是企業的關鍵業務檔案。企業與合作伙伴、供應商、客戶、僱員和承包商的關係取決於它與他們簽訂的協議。

有效的合同管理包括建立一個系統，防止合同阻礙業務運營，監測它們以確保符合合同義務和法規，並避免錯過關鍵的最後期限，如合同續期。

適當的合同管理的積極影響

提高組織效率

透過自動化，你可以為重複合同設定帶有標準條款的工作流程，從而加快合同建立速度，將合同儲存在安全、可搜尋的儲存庫中，並自動執行重複性任務。組織在處理合同時將會更有效率。

減輕風險

透過適當的合同管理，你可以監控合同的執行，以確保你的組織在履行合同義務時遵守約定的條款，無論是關於最後期限、產品或服務交付的條款，還是付款。合同包含資訊，其中一些資訊受到各種隱私法規的保護。合同管理確保未經授權的人無法訪問合同。另外，隨著新法規的生效，你可以很容易地使現有的合同符合規定。

最小化成本

透過更好的合同管理，企業可以花更少的時間來簽訂合同，減少聘請外部顧問的費用。同時，當你最大限度地利用每一個合同續簽的機會，無論是續簽合同還是選擇退出不再為你服務的協議，都會帶來成本的節約。

建立有利可圖的關係

違約不只是在你被起訴時讓你損失金錢。名譽受損也會使潛在合作伙伴對與你打交道時持謹慎態度。有了良好的合同管理，你將履行你的義務，並擁有滿意的合同方，你可以與之建立長期的業務關係。

合同報告

合同不僅僅是闡明權利和義務。它們是包含有價值資料的動態檔案。透過合同報告，你可以輕鬆地從合同中提取資料，並深入瞭解如何建立、談判、執行和管理合同。

不過，如果使用電子表格來跟蹤和報告合同資料，如有效合同、合同金額、里程碑和關鍵的時間線，會留下很多錯誤的空間。

合同管理不善的後果

隨著採購數字化和採購流程標準化，合同管理作為決定成功因素的話題變得越來越重要。合同管理不善會使企業的合同流程效率低下併產生如下影響：

收入損失

談判緩慢、審批延遲和里程碑缺失等低效合同代價高昂。如前所述，糟糕的合同使企業損失了超過 9% 的年收入。在另一份報告中，50% 的商業領袖表示，他們的合同流程效率低下導致失去了商機。

如果無法自動跟蹤截止日期並獲得通知以執行時間敏感的操作，則存在錯過截止日期的風險。錯過最後期限可能會使企業承擔責任，例如在規定期限外使用許可的智慧財產權。

依靠員工用電子表格來跟蹤這些最後期限只能讓你走到這一步，因為有些合同會漏掉。

協作和溝通效率低下

有效的合同管理需要內部和外部利益相關者之間的高層協作。但使用電子郵件作為主要通訊方式會很快導致多個混亂的執行緒。在談判期間，締約方可能會忘記在紅線標註期間跟蹤變化。在不知不覺中，你可能會遇到人們使用不同合同版本的情況。

有效的合同管理實踐

綜合電子合同管理構成了成功的綜合電子採購戰略的基礎。要避免採購活動中合同管理不善的種種後果，最好使用現代合同管理軟體來輔助。8Manage 系統具備智慧合同的完善功能，提供合同自動化、可審計的單一真相來源，以及專案進展和合同活動的實時檢視。

在8Manage系統中，企業可以透過以下方面來執行智慧合同管理：

涵蓋整個合同的全流程管理，款項處理自動化

在企業管理的十幾年耕耘和實踐中，8Manage合同管理能夠針對不同行業提出合理完善的解決方案，更好地促進風險管理，提高企業盈利能力，並在合同管理活動的成本與利益之間提供明確的投資回報率。

適當的合同管理有什麼積極影響？若管理不善有什麼後果？

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