大型教育機構如何應用RPA自動處理發票

某大型教育機構正透過 RPA 改進後臺操作，提高工作效率，並降低成本。

RPA 能夠自動進行發票的輸入和驗證等操作，簡化了原有開票流程，提高了應付賬款流程（ AP ）的速度與準確性。

 

【專案背景】

某大型教育機構，在發票處理上，遇到了難題。

1 、發票量過大

每個月，該機構都會為其旗下 10 所學校處理超過 3500 張發票。這些發票涵蓋了學校的支出，以及用以支援該機構全球社群投資計劃的資源等。隨著發票數量和複雜性的不斷增加，高效地處理發票將成為一項難以完成的任務。

 

2 、全程手動操作

當發票到達機構總部時，員工幾乎全程手動，將發票資料輸入到公司的 ERP 系統。這一耗時的手動流程為應付款部門帶來了巨大的工作量。

 

“以前，當我們收到單批傳送的發票時，我們必須通讀 該 批次 的單據 ， 手動將每張發票分開，然後再 輸入 ERP系統。這 往往 需要花費 好久 。 ” —— 應付賬款分析師

 

3 、人為錯誤的風險

現有的系統，以及手動輸入發票的流程，難以避免人為錯誤或發票欺詐。任何機構都不希望透過過賬延遲或錯誤的發票來冒險、並影響與相關供應商的關係。

 

4 、部署新系統的成本

以前，該機構使用內部發票管理解決方案，並與微軟 ERP 應用程式整合。但內部支援該軟體產生了巨大的成本，增加了公司 IT 部門運維工作量。

 

這家大型的教育機構發現，效率低下的人工發票處理系統正在推高其應付賬款業務的成本和出錯風險。在不增加運營成本的情況下，如何高效且準確地處理發票，在財會部門實現變革？

【解決方案】

為提高應付賬款流程的效率，該教育機構選擇應用 RPA 技術來替換此前的內部發票處理解決方案。

 

● 發票自動匯入

憑藉自動發票匯入功能， RPA 代替人工自動將發票資料輸入 ERP 系統，簡化了操作流程，從而減輕了財務部門員工的工作量。

“ RPA的實施 這使我們處於更 有利 的地位，可以建立更牢固的供應商關係，並最大限度地提前支付發票折扣。更高的可見性使我們能夠簡化 AP系統中一度非常耗時的步驟。”

 

● 提高準確性

除了簡化流程外， RPA 解決方案還提高了操作的準確性。 RPA 配備了智慧發票讀取功能，可以自動檢測和標記包含錯誤或疑似欺詐的發票，從而最大限度地降低業務風險。 RPA 還具有驗證和更正錯誤掃描發票的能力，為財務部門提供了一個可靠的工具。

 

●不侵入原有系統

RPA 可以與原有系統無縫整合，實施較為快捷，部署成本較低。

 

● 全天候執行

該機構還將 RPA 應用在了 IT 運維方面，實現 7 × 24 小時全天候監控，減少 IT 部門的工作量。

 

“在 ERP 系統中實現發票自動化，有效降低錯誤或發票欺詐，為我們節約成本提供了新的機會。”

 

【實施效果】

自實施 RPA 以來，這家教育機構提高了發票的可見性和 AP系統的效率，同時節省了大量 成本 。

 

“現在，我們不再需要花費大量時間和精力來分 離 發票，因為 RPA機器人 會自動檢測批次發票並將其分離為單個文件，從而為我們節省了大量時間。 RPA 自動化功能幫助我們為每張發票節省 10分鐘的處理時間。考慮到我們 每 年 要 處理 40000多張發票 的 事實，很快就可節省 超過 7000小時的時間，相當於一年節省70000多美元。”

RPA 不僅有助於組織節省時間，還有助於降低處理發票的總體成本。

“ 由於 不再需要在內部安裝和支援自己的 開 票系統， 因此 能夠降低我們 的 總成本。 ”  

 

“它改變了我們的AP流程，幫助我們更高效地工作。憑藉準確、高效、自動化的發票處理能力，我們可以確保教師和學生在需要時能夠獲得 所需 資源。 ”