自打企業級電子郵件系統被引入企業事務處理流程之後，從內部的上級指示、下屬報告和請示、同級工作流程處理，到外部客戶的業務處理請求和批示、各個業務系統自動生成的業務處理郵件，對於IT部門和系統運維人員來說，還有從伺服器和業務系統生成的監控報告等，電子郵件已經成為員工日常工作處理所必需的工具。。

過去，針對這些郵件的處理，往往要依賴於人工手動操作，一封一封的點選、檢視。這種人工處理由於可能出現的遺忘或操作失誤，會影響到處理的時效性，甚至還會對系統運維造成嚴重影響。

這時候，透過RPA機器人替代人工執行郵件處理可以解放人力，提高郵件處理的時效性及準確性。

郵件RPA流程自動化處理的原理及實際應用

郵件RPA流程自動化處理

郵件處理是常見的RPA應用場景之一。針對IT部門和系統運維人員而言，其每天處理的大量電子郵件的處理步驟其實是有明確規則的，而這一點恰恰滿足了RPA機器人的使用要素（“大量重複”和“規則明確”）。

例如，從伺服器檢測程式收到的伺服器效能報告，人工處理過程是看一下是否有超出範圍的效能資料，如果沒有就不做任何處理，如果有在預警範圍內的情況發生，就按照預定規則啟動一個處理的批處理命令或者觸發一封人工處理請求給相關人員等等。

RPA機器人流程自動化技術應用到電子郵件的分發處理，會大大提高電子郵件處理的過程，比如：

1、智慧化郵件處理：RPA機器人監控特定電子郵件，然後按照既定規則處理電子郵件，並生成報告給IT部門和系統運維人員檢查。

2、視覺化統計分析：RPA機器人記錄所有收到和處理過的電子郵件，並自動給出分析報告，便於IT部門和系統運維人員做進一步的分析和最佳化伺服器和系統。

郵件RPA流程自動化案例實錄

美國富達（American Fidelity）是一家為教育、公共部門和其他團體提供保險的企業，每月都需要處理大量的使用者反饋郵件。由於時間、人力資源等問題，這些工作往往會造成積壓無法完成，而且很多郵件無法得到實時有效的回覆，大大的降低了客服質量。

在得到RPA成功的驗證之後，美國富達迅速將RPA應用在電子郵件提取業務上。

首先RPA機器人會開啟每一封電子郵件提取所有文字內容，然後根據內建的機器學習演算法，將每個客戶反饋資訊進行分類。當電子郵件被分好類後，RPA機器人根據使用者規則設定，將郵件自動分發到各個匹配的部門進行後續處理，整個業務流程無需人為干預即可自動完成。

如果有需要人工處理的地方，RPA機器人則可以協助員工共同完的。當RPA機器人發現同一使用者反覆發多封郵件時，這表明該使用者的情況非常緊急，需要及時處理。這時RPA機器人會立即將這些郵件傳送給專人處理，以實現更快，更有效的解決方案，顯著提升客服質量。

目前美國富達已經部署了10個RPA機器人來處理電子郵件業務流程，每個月節省25000個工時，並且很多客戶表示在反饋方面比以前有了質的提升。而以前的員工從繁瑣的郵件篩選中解脫出來，可以把時間和精力用在意見反饋上。

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