乾貨丨RPA郵件自動化技巧

文丨鄂攀

 

最近幫客戶做了一個關於郵件處理的RPA專案，因為整個業務流程涉及的面比較多，實現起來確實需要考慮不少問題，所以特此做一下總結與分享。

大概業務要點如下。

關於客戶的 郵件流程全自動化 ，構想是希望透過無人值守的模式來對業務流程進行自動化處理，實現無人監管的模式。當有程式異常或者業務異常，再傳送給相關IT人員和業務人員進行調整處理。

業務流程處理的技術方式有兩種：

·  一種是透過網頁前端頁面的形式來獲取發件人，標題，正文等內容進行判斷處理；

·  另一種方式是透過郵件協議的方式，後臺來實現業務流程自動化。

第一種前端頁面的實現方式，是視覺化方式，業務人員能夠很直觀的看到郵件在前端頁面的展示方式。

 

但是存在一個問題，就是在處理的過程中一旦有新郵件進來，那麼之前獲取的Index在繼續處理的時候，將會變成上一封郵件的內容。

 

唯一的處理辦法就是處理之前關掉接受服務或者斷網，但這對於公共郵箱來說，明顯會產生不必要影響，所以此處能採取的就是第二種方式， 郵件協議 。

 

透過郵件協議的方式來滿足此需求的話，大概需要以下郵箱功能的支援：

1、郵件收件人的單發
2、郵件抄送與密送的獲取和傳送
3、郵件接收時間和傳送時間的獲取

4、郵件標題的獲取與製作

5、郵件正文的獲取與製作

6、郵件附件的數量獲取
7、郵件附件的名字獲取
8、郵件附件的新增和移除

9、某個收件箱物件的獲取

10、郵件的刪除和移動
11、郵件正文HTML格式的設定
12、收件箱郵件數量的獲取

流程先從資料來源開始分析：

根據以上流程圖先說資料來源模板，資料來源模板，前期客戶大概提供了十幾種。

 

在這十幾種裡面根據模板型別和四大區域分了兩大類别範本，一類是能根據查詢功能找到省和號碼列名的，一類是隻有號碼沒有省的，但在做這個判斷前需要先分割槽域再分模板型別，以免新模板號碼變更名字沒在查詢範圍內（即使已經根據十幾套模板提煉出所有可能和號碼列名相關的欄位）

 

此處需要說明的是 ： 業務處理處於中游，而和上下游又沒有上下級的關係，所以沒法去統一上下游傳送郵件的標準，而上下游涉及的人員大概在40-60人左右，200到300封郵件，所以流程最大的難度就在這裡，就是如何去發現新的模板或者不在之前業務範圍時把發現的情況自動告知業務人員。

 

資料來源在經過統計或者物聯號經過匹配出資料後，需要傳送給統計到的相關各省，傳送出去是容易的，關鍵是還要把傳送出去的模板收集回來，等各個省份收集齊了，再彙總匹配每一個資料來源裡面的相關資訊。

所以需要對發出去的每一封郵件做標記ID，以致於他們回覆的時候，知道這封郵件是需要處理的郵件，並且根據ID知道屬於之前的哪一個資料來源以及是不是最後一封需要收集的郵件，以做統計。

 

而此處ID採用時間碼（精確到秒）來做標記，所以關聯到另一個問題就是要做Log資訊，以便於做資訊迴流來匹配ID，從而找到之前做資料來源處理的所有關鍵資訊。

 

當然，此處Log並非是RPA機器人執行時產生的日誌檔案，而是實現流程開發時，自己需要做的一個關鍵資訊記錄，不僅便於客戶看到後，知道問題在哪，處理了哪些資訊，也方便自己串聯流程。

 

經測試，在此郵件全流程自動化中，考慮到所有的業務異常，集中處理完當天的業務大概只需要 三分鐘到八分鐘 的時間。而業務人員每天的碎片化時間集中起來大概需要花費 三四個小時 去專門處理此類繁瑣的業務。