在企業各項營運活動中，大部分的功能部門皆以處理例行性工作為主，以人事部門為例，每個月都會執行薪資發放的工作，或是年度執行績效考核、人才招募等工作；以財會部門為例，除了定期編制月、季、年等財務報表，也協助年度預算的編制。這些工作的週期通常比較固定，執行工作時所需的時間也比較容易控制。

相對的，研發部門卻是以專案性質的工作為主。一般研發部門的主要職責為設計開發新的產品，不論是公司自行計劃開發，或是接受客戶委託開發，每項新產品開發工作都是一個個專案。

在開始產品開發工作之前，必須針對每個專案確認目標、範圍、時程、展開工作計劃、分配資源。由於這些資料都是估計出來的，很容易發生實際執行的結果與當初預期不一致。加上大部分的公司經常是好幾個專案同時進行，一旦某個專案實際執行的情形不如預期而出現變動或調整，很容易對其他專案造成影響，而且還會逐步擴散甚至互動影響。

此外，新產品開發還需要大量的跨部門溝通與協調。為了滿足客戶的需求，同時兼顧到產品成本，研發人員需要其他部門協助與配合，例如業務部門在專案開始之前提供客戶的需求資料給研發部門，並在客戶改變需求時立即溝通；倉儲部門得提醒研發人員是否還有多餘的零件庫存，設法先消耗掉；如果新產品會用到新的零件，必須由資材部門協助完成新料件確認餓工作，如此新料件才能正式在生產線上使用；採購部門必須協助研發人員與供貨商溝通，設法降低零件的進貨成本；製造部門必須協助研發人員製作樣品，同時設定製程系統；程式部門必須協助研發人員開發輸出入介面等程式。

整個研發流程幾乎橫跨所有部門，以大型電子製造業為例，新產品開發工作需要28個不同的功能單位共同努力、合力完成，所以研發專案管理以及跨部門溝通協調的效率，是企業提升競爭力時面臨的另一個挑戰。

製造業承受競爭壓力

長期以來交貨速度快、價格相對較低、產品質量穩定一直是企業生存的利基，因此對製造業而言，必須加快產品開發的速度，減少不必要的成本與浪費，降低實際過程中的錯誤以追求更高的產品質量，如此才能維持獲利能力。

雖然新產品開發以成為提升競爭力的關鍵，我們卻常常在企業的研發流程中發現以下專案管理方面的問題：
　　●研發專案的啟動之前沒有適當規劃，包含研發的目的、產品的期望功能、預計的工作專案、作業時程及人力需求等並未詳細推展，導致實際執行的情形與預期落差太大，不但影響時程，甚至影響到其他專案的進行。
　　●研發人力等相關資源在專案啟動前的分配以及專案進行中的調整，缺乏適當的機制或判斷標準，導致專案成員不適當的調動，造成資源無法有效運用，也影響新產品開發的時間與質量。
　　●研發專案工作時程的規劃以及進度的控制缺乏適當機制，造成部門間無法有效掌握對方的工作進度，而高層主管也無法及時得知特定專案的作業速度。
　　●專案組織不明確、專案成員間缺乏適當的通訊渠道，造成部分主管每天都有看不完的E-mail（上百封），而重大問題不知道要通知誰來做決定，造成問題的延誤並影響到產品開發進度。
　　●專案變更缺乏適當的機制，決議事項也未跟蹤是否確實遵循，一直到客戶要求的期限快到時，才發現許多重要作業皆未完成，造成作業混亂並影響產品質量。
　　●專案與專案之間的資源競爭，各專案對於使用資源的搶奪，導致企業整體專案的無效率。

過去作者提供研發專案管理的服務時，曾經訪談一家大型代工業，基本上這家公司的專案管理制度不是很健全，而且沒有研發專案變更的機制。

有一次該公司研發部門的某個技術單位因為產品的一個瑕疵無法在短期內解決，召開會議決定調整產品的功能及開發時程，然而這個決議事項並未通知到所有的單位，導致業務部門未能事先與客戶做好溝通，一直到原先預定的交期快到了，客戶打電話來詢問進度時，才發現產品的功能專案以及時程已改變。
後來客戶雖然同意接受變動後的產品功能，但是堅持要在原訂的時間收到貨，並向該公司總經理施加壓力。就在這樣的情況下，研發及相關部門為了趕工將這筆訂單及時完成而亂成一團，為了趕時間，新開發的產品尚未完成所有審查作業就進入生產階段，交貨之後客戶才發現產品功能變動的專案與該公司的說明書有出入，而且瑕疵率偏高，因此要求退回重做。該公司只好將產品收回並補足功能，同時造成鉅額的財務損失，為此該公司還要求研發副總下臺。

經過作者防談與分析，這家公司新產品開發專案的管理上有以下需求：

1．高層主管部分
該公司每年都有許多產品開發專案在進行，每個專案都有許多部門參與其中。高階主管需要足夠的資訊，瞭解專案執行的情形、掌控進度，同時確認預定的工作內容是否變更、在執行上是否遇到困難、部門間如何協調並理清責任以及問題是否解決等。

2．部門主管部分
由於專案執行時各項工作在部門間傳遞往來，同時互相影響時程，因而部門主管需要其他部門工作執行進度的資訊，以瞭解前手部門的工作何時完成、何時可取得所需的資訊、何時自己部門的工作可以開始及工作完成的時間。

3．人員部分
由於每個專案應執行的工作專案通常不同，因而專案成員必須知道有哪些工作事項，各個工作專案之間的關聯性以及完成的時點。專案成員還得將設計圖表交由相關主管稽核，主動彙報工作執行的進度以及遭遇到的困難，並將相關成果資料歸檔。 [@more@]

研發活動的專案導向（轉）

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