專案管理：需要“平衡”的藝術2（轉）

由此我們可以看出在當前的環境下，實施專案管理是非常必要的！

那麼專案管理給我們究竟能夠帶來什麼樣的好處呢？我認為概括起來，可以有以下幾點：

合理安排專案的進度，有效使用專案資源，確保專案能夠按期完成，並降低專案成本。透過專案管理中的工作分解結構WBS、網路圖和關鍵路徑PDM、資源平衡、資源最佳化等一系列專案管理方法和技術的使用，可以儘早地制定出專案的任務組成，併合理安排各項任務的先後順序，有效安排資源的使用，特別是專案中的關鍵資源和重點資源，從而保證專案的順利實施，並有效降低專案成本。如果不採用專案管理的方法，我們通常會盲目地啟動一個專案，將所有資源均安排在專案中，可能會有很多的人員、任務的瓶頸，同時也會造成很多的資源閒置，這樣勢必會造成資源和時間的浪費。

加強專案的團隊合作，提高專案團隊的戰鬥力。專案管理的方法提供了一系列的人力資源管理、溝通管理的方法，如人力資源的管理理論、激勵理論、團隊合作方法等。透過這些方法的使用，可以增強團隊合作精神，提高專案組成員的工作士氣和效率。

降低專案風險，提供專案實施的成功率。專案管理中重要的一部分是風險管理，透過風險管理可以有效降低專案的不確定因素對專案的影響。其實，這些工作是在傳統的專案實施過程中最容易被忽略的，也是會對專案產生毀滅性後果的因素之一。

有效控制專案範圍，增強專案的可控性。在專案實施過程中，需求的變更是經常發生的。如果沒有一種好的方法來進行控制，勢必會對專案產生很多不良的影響，而專案管理中強調進行範圍控制，變更控制委員會（CCB）和變更控制系統的設立，能有效降低專案範圍變更對專案的影響，保證專案順利實施。

可以儘早地發現專案實施中的問題，有效地進行專案控制。專案計劃、執行狀況的檢查以及PDCA工作環的應用，能夠極早地發現專案實施中存在的問題和隱含的問題，這樣專案就能順利執行。

可以使得專案決策更加有依據，避免了專案決策的隨意性和盲目性。

可以有效地進行專案的知識積累。傳統的專案實施中，經常在專案實施完成時，專案就嘎然而止，對於專案的實施總結，技術積累，都是一種空談。但目前知名的跨國公司之所以能夠運作很成功，除了有規範的制度外，還有一個因素就是有比較好的知識積累。專案管理中強調專案結束時，需要進行專案總結，這樣就能將更多的公司專案經驗，轉換為公司的財富。

總起來講，專案管理可以使得專案的實施順利，降低專案的風險性，最大程度地達到預期的目標。

專案管理如何用

在專案實施中，專案管理起著重要的作用，那麼在專案管理中，應該把握什麼樣的原則呢？

其實我覺得這裡面應該有兩個方面：組織的原則和專案經理的原則。

從組織方面講，應該根據公司的專案管理的狀況（可以參閱專案管理成熟度模型），制定相應的專案管理流程、制度、方法。同時在組織機構、資源配置、專案經理職權等方面給予專案實施以支援。

從專案經理的角度講，應該把握以下原則：

1.專案實施中應該特別強調專案計劃的作用。專案計劃是專案實施的關鍵和基礎，對於專案成敗起到至關重要的作用，他可以指導專案實施、進行專案控制、激勵專案團隊。同時專案計劃制定應該不只是在專案初期，在專案的實施階段也會根據專案的執行情況和專案控制的措施進行更新。

2.專案計劃應該包括專案基準計劃和專案實施計劃。專案基準計劃是進行專案評價和專案控制的依據，不能隨意變動，只有在專案範圍發生變更時才可能進行變動，最後對於專案執行狀況的評價，就是將專案基準計劃和專案執行情況之間的比較結果。而專案實施計劃會根據專案執行情況，進行相應的調整，控制許可權在於專案經理，但執行結果應該通知相關的專案關係人。

3.專案的成敗關係到組織、專案團隊、專案客戶的整體利益，專案經理應該有大局觀，不能將專案成敗僅僅看作一方的成敗。

4.專案的實施應該以實現專案的預期目標為依據。不要期望專案實現更多的功能，達到更高的質量要求。因為這些工作結果的形成，是以專案成本的增加作為代價的，而衡量一個專案成功與否的依據是是否達到了專案的綜合目標（成本、時間、範圍、質量）。

5.溝通和協調是專案管理中的重要組成部分。人的因素是專案成敗的關鍵，專案客戶、發起人、專案實施組織、專案團隊等專案干係人對於專案的實施都很重要，如何與專案在系人溝通，平衡他們的利益，把握他們的期望值，對於專案的成功至關重要。

6.重視專案總結和專案積累。專案總結應該包括技術經驗總結、管理經驗總結、人員評價等。[@more@]