給專案管理做個體檢（轉）

如果把專案比喻成一個有機的整體，那麼，專案肌體的健康有賴於專案管理各個組成部分的健康。建立健康肌體的第一步，就是對整個肌體的各個部分進行有效的檢查。一次基本的“體格檢查”將可以幫助你發現專案潛在的致命缺陷。下面將從六個方面討論專案管理的狀況檢查。

　　範圍管理

　　範圍管理（Scope Management）是專案管理的一個專用詞彙，它的首要任務是確定並控制哪些工作內容應該包含在專案範疇內，並對其他專案管理工作起指導作用。無論是新技術或新產品的研發專案，或者是與客戶簽訂的服務性專案，如果不能有效地定義並控制專案範圍，將會招致兩大嚴重問題的產生：
　　1．專案實際要求的、但沒有明確定義的工作將不能得到有效執行，進而危害專案最終目標的滿足（例如，當客戶對於專案目標不能給予完整、詳細的描述，而服務商又不能提供幫助的話，這種情況極易發生）。
　　2．不在專案工作範圍內的工作內容被執行，或專案範圍盲目擴大，進而危及專案的預算（迫於客戶壓力，不得不做一些份外工作，或自身缺乏明確的費用管理觀念，都將導致這樣的結果）。
　　專案究竟包含哪些工作，如何將它們有效地組織和管理起來，是一件非常值得推敲的事情。國際上通用的工作分解結構WBS技術是專案範圍管理中的一項關鍵內容。透過對專案目標和工作內容的分解，WBS可以幫助你更加明確專案的工作內容，從而有效地計劃和控制專案程式。雖然你可以在很多地方學習到有關WBS的概念，並可以看到很多WBS的樣例，但是，建立合理的工作分解結構WBS並非易事。這方面的內容將在以後詳細討論。
　　回答以下問題，判斷你的專案在範圍管理方面是否健康：
　　* 專案是否擁有支援專案啟動的正式文字（如合同書、授權書或其他檔案）？
　　* 是否有正規的專案目標說明的文件？
　　* 是否定義了工作分解結構WBS？
　　* 是否有正式的專案範圍變更程式？

　　進度管理

　　進度管理是專案管理中的一個關鍵職能，對專案進展的控制至關重要。在範圍管理的基礎上，透過確定、調整合理的工作排序和工作週期，進度管理可以在滿足專案時間要求的情況下，使資源配置和費用支出達到最佳狀態。
　　然而，隨著專案管理軟體（如MS Project、P3、OPP等）的廣泛應用，更多的注意力被集中在進度計劃而不是專案管理的其他方面。事實上，專案管理有時被混同於進度安排。在計算機軟體的幫助下，大家似乎都擁有了進度計劃的能力。其正面的效應是：更多的人瞭解了進度計劃的概念並由此對專案有了更清楚的認識。而負面效果是：很多人會誤認為自己已成為進度計劃的“專家”。事實上，進度計劃不那麼簡單，它是具體的理論、技術和策略的應用（如多階段、多層次的進度滾動計劃方法）。並不是裝備了進度管理軟體，就意味著進度已經被有效地管理了。值得注意的是，即使有效的進度管理對專案肌體的健康是非常重要的，但它仍然只是專案管理機制的一個方面。
　　回答以下問題，判斷你的專案在進度管理方面是否健康：
　　* 專案是否擁有合格的進度計劃人員去計劃和檢查進度？
　　* 是否專案的進度計劃是基於專案的工作分解結構而制定的？
　　* 是否在專案進度計劃中考慮了客戶、供應商和管理層所提出的各種要求？
　　* 是否對工作進行了合理的排序並安排了必要的資源？
　　* 是否採用了進度計劃的一些成熟技術（如里程碑網路計劃）？

　　費用管理

　　費用管理包括了確保專案在預算範圍內完成所需的各種程式。在許多公司中，費用管理是由財務部門負責的。雖然這似乎是合理的，但專案的費用管理需要緊密地與其他專案管理職能相結合。由於專案的管理要素是相互關聯的，剝離費用與專案範圍、進度、質量等之間的關係是非常錯誤的。
　　費用管理包括費用的估算、預算和跟蹤控制。像其他方面的管理一樣，費用管理始終貫穿於整個專案。在專案的初始階段，由於專案資訊有限，專案的報價或費用估算是粗略的。隨著專案工作的不斷進展，專案資訊越來越充分，因而會採用較精確的方法計算專案費用。所以，費用管理是分階段進行的，其管理物件包括報價估算、控制性預算以及核准的預算。由於費用與專案的其他方面（如進度）息息相關，專案費用的管理是一項較為複雜的工程。國際上通常採用一種叫“專案執行效果評測技術”的方法對專案費用進行管理（將在以後介紹）。
　　回答以下問題，判斷你的專案在費用管理方面是否健康：
　　* 從報價到專案核算，是否考慮過應將費用管理劃分為幾個階段進行？是否掌握每個階段所應採取的計算方法？
　　* 是否建立了完整的費用分解結構及有效的記賬碼體系，以便進行費用計劃並根據具體的費用基準跟蹤實際發生的費用？
　　* 是否建立了支援收集費用和資源使用資料的工作體系？
　　* 是否建立了記錄、批准和調整費用計劃的具體程式？

　　溝通管理

　　雖然有效的溝通對於任何專案的成功都是關鍵的，但在所有專案管理的職能中，溝通管理是最容易被忽視的。在人員、各種思想和資訊之間，溝通管理提供了保證專案成功所需的必要聯絡。每一個參與專案工作的人都應能夠以專案的語言進行交流並理解這種交流對專案所產生的影響。
　　溝通管理包括交流計劃、資訊釋出、執行情況報告，以及資訊的收集、整理、歸檔等。缺乏有效溝通的工作環境對專案來說可能是災難性的。專案管理的核心之一就是能夠及時地向有關人員提供相關資訊，這些資訊將影響決策過程。沒有有效的交流溝通，決策過程將會受阻並停滯。
　　溝通管理的難度在於有效溝通計劃的建立。簡單地說，就是明確何人在何時需要何種資訊（如各種報表、統計圖），由誰負責及時提供。如果沒有完善的專案管理體系，以上資訊在大部分情況下都無法提供，或只能提供有限資訊。即使你受過卡耐基口才培訓，有良好的Presentation的技能，然而如果你不知道傳遞什麼樣的資訊是有效的，如何獲取、以何種形式提供這些資訊，其作用是什麼，那麼，溝通依然會失敗。
　　回答以下問題，判斷你的專案在溝通管理方面是否健康：
　　* 是否定義了溝通計劃，確定了專案干係方對資訊和溝通的需求？
　　* 是否定義了執行情況報告的標準，以使專案干係方及時瞭解專案狀況？
　　* 是否建立了問題決策程式？
　　* 是否定期召開有管理層、客戶和供應商等參加的專案狀況檢查會議？
　　* 是否建立了驗證、記錄專案結果的程式，以使投資方、客戶、相關主管接收專案或產品的步驟正規化？

　　資源管理

　　資源獲取和配置，包括相關的風險轉移（如外包整個專案或專案的一部分）是資源管理中重要的工作內容。任何一級主管或專案經理所面臨的最大挑戰將是確定所需要的資源（人員、裝置、服務、資訊等）並進行卓有成效的組織規劃，即確定、記錄、指派專案的角色（如進度計劃人員、費用控制人員、質量管理人員等）、責任和報告關係。一份優秀的組織規劃應清楚地定義專案團隊所包含的人員以及他們所擔負的角色和責任，確保專案工作的所有責任已經確定並已經與相關責任人達成一致，無任何遺漏。
　　組織規劃的另一個重要內容是制定專案人員管理計劃，也就是說人員何時將加入和撤離專案團隊。這牽扯到專案型組織人力資源動態調配的問題，是一個較為複雜的過程，也是專案型組織（或按專案管理）的一個缺陷。及時地調配專案人員配置對專案在費用和士氣方面的影響是顯著的（人員負荷過低實際上增加了專案費用，同時造成散漫；而過高的人員負荷強度將對士氣和工作效率產生影響並引發質量上的風險）。
　　回答以下問題，判斷你的專案在資源管理方面是否健康：
　　* 是否制定了顯示人員負荷強度（以時間為橫座標，表示對人員配置的需求變化）的專案人力資源管理計劃？
　　* 是否定義了明確的專案角色和責任，並編制了相關文件？
　　* 是否確定了擔當各種角色的人員？
　　* 是否有專案團隊發展計劃（促進團隊合作、提高成員技能）？

　　質量管理

　　雖然有關產品的質量控制有大量的標準和技術可供採用，但專案管理對質量的要求還強調另一方面，即管理的質量（包括設定各種程式和過程）。近年來，國內許多企業在努力透過ISO9000系列的標準認證。值得注意的是，獲得認證的真正目的在於提高業務程式的質量即管理質量，從而保證產品的質量，而非產品質量的直接體現。
　　因此，專案的質量管理必須體現產品和管理程式兩個方面。對其中任何一方的忽視都將引起負面效應。例如，為了滿足進度要求而削減了對質量的檢查將會導致產品的失敗；而缺乏科學的專案計劃和監控手段將無法及時判斷專案是否有效進展。可以說，現代質量管理的規程是現代專案管理實施的重要組成部分。
　　回答以下問題，判斷你的專案在質量管理方面是否健康：
　　* 專案是否在質量方面（注意，應包括產品和管理兩個方面）建立了合格的管理程式？
　　* 質量檢查是否按照質量保證計劃嚴格執行？
　　* 是否建立了技術指標、工作效率、產品質量等方面的標準和程式？
　　透過對上述問題的檢查和修正，你可以建立健康的專案管理肌體，使你的專案充滿活力。
　　專案管理從某些方面體現了人生的哲理，那就是要理解平衡的重要性並保持平衡。專案涉及的因素很多，任何一方的收益都意味著另一方的付出。因此，在建立健康的專案管理肌體過程中，專案的管理者應能夠在專案中建立平衡。如果你不理解付出和獲得的平衡關係、只想使自己一方獲得更多，如果你沒有在專案成員、客戶、主管人員、服務商、投資方等之間定義明確的責權利關係，如果你沒有建立明晰的目標體系和管理體系來保證你的專案的成功，你的專案將遭受損失；反之，你的專案必將得到回報。
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