專案管理案例-關於第三方公司提供的元件質量欠佳的問題

專案管理案例-關於第三方公司提供的元件質量欠佳的問題

背景

商用密碼應用安全性評估（簡稱密評），是指按照有關法律法規和標準規範，對網路與資訊系統使用商用密碼技術、產品和服務的合規性、正確性、有效性進行檢測分析和評估驗證的活動。依據《密碼法》、《商用密碼管理條例》、《商用密碼應用安全性評估管理辦法》、《GB/T 39786-2021 資訊系統密碼應用基本要求》、《國家政務資訊化專案建設管理辦法》等法律法規和國家標準，關鍵資訊基礎設施、等保三級及以上系統等透過商用密碼應用安全性評估方可投入執行，執行後每年至少進行一次評估。我們有一個專案在運維階段參與密評整合事項在實際專案中，如果總包合同有密評要求，而分包合同沒有約定密評，導致研發團隊不斷投入成本來配合密評廠商。

問題

當密評第三方公司提供的元件質量欠佳，導致額外的測試、設計和整合工作，增加專案研發人員投入成本時。我們工程本身沒有質量問題，由於密評公司元件升級導致我們工程整合後出現不相容，不能訪問資料庫情況。我們還在一致不段投入研發人力配合除錯，而當下是密評第三方公司元件質量問題。元件是指連線資料庫加密機客戶端元件jar檔案。

解決方案與建議

透過以下措施來解決這一專案成本問題：

1. 重新評估和調整合同

合同修訂

• 合同補充協議：與總包方協商簽訂合同補充協議，明確分包方在密評過程中的責任和義務，並約定相應的費用補償條款。
• 費用分攤機制：在補充協議中規定密評相關費用的分攤機制，確保分包方不承擔不合理的額外成本。

費用索賠

• 成本追溯：追溯因密評導致的額外成本，詳細記錄相關費用，並向總包方提出費用補償申請。
• 法律顧問：在需要時，諮詢法律顧問，確保補償申請符合合同和法律規定，並具有法律效力。

2. 內部最佳化和成本控制

成本監控

• 成本記錄：詳細記錄因密評導致的所有額外投入，包括人力、時間和資源等，形成詳細的成本記錄。
• 成本分析：定期分析這些額外成本，識別主要的成本來源，並制定相應的控制措施。

資源最佳化

• 團隊最佳化：最佳化研發團隊配置，確保資源高效利用，減少不必要的重複工作。
• 自動化工具：引入自動化測試和質量管理工具，提高工作效率，減少人力投入。

3. 改善溝通和協調

加強溝通

• 定期溝通：與總包方和密評廠商保持定期溝通，及時瞭解密評進展和要求，避免不必要的重複工作和資源浪費。
• 問題反饋：建立及時反饋機制，快速解決密評過程中出現的問題，減少因問題拖延導致的額外成本。

協同工作

• 協同計劃：制定詳細的協同工作計劃，明確各方的責任和時間節點，確保密評工作高效進行。
• 技術支援：提供必要的技術支援，幫助密評廠商快速解決技術問題，減少因技術問題導致的時間和成本浪費。

4. 風險管理和應對

風險評估

• 風險識別：識別密評過程中可能出現的風險，包括技術、時間和成本等方面的風險。
• 風險預警：建立風險預警機制，及時發現並應對潛在的風險，減少因風險導致的額外成本。

應急預案

• 應急措施：制定詳細的應急預案，包括人力資源調配、技術支援和問題解決流程，確保在出現問題時能夠快速響應和解決。
• 資源預留：在專案計劃中預留一定的資源和時間緩衝，以應對密評過程中不可預見的問題。

5. 內部改進和知識積累

經驗總結

• 專案總結：在密評結束後，進行全面的專案總結，記錄成功經驗和遇到的問題，形成專案經驗報告。
• 知識庫建設：將密評過程中的經驗和教訓納入公司的知識庫，供未來專案參考和借鑑。

持續改進

• 流程最佳化：基於總結的經驗，最佳化內部流程，提升團隊在類似專案中的應對能力。
• 員工培訓：定期培訓員工，提高其對密評要求和流程的理解，增強其在密評專案中的工作能力。

面對因密評第三方公司提供的元件質量欠佳而導致的問題，首先要確保與密評公司保持有效的溝通，並採取一系列措施來減輕對專案的負面影響。以下是一些建議：

1. 緊急溝通：
   • 立即與密評第三方公司的高層或專案經理進行溝通，明確問題的嚴重性和對專案的具體影響。
   • 書面記錄溝通內容，包括時間、地點、參與人員、討論內容以及雙方達成的共識。
2. 評估影響：
   • 評估當前問題對專案進度、成本和質量的具體影響。
   • 確定需要投入多少額外的人力、物力和時間來解決這個問題。
3. 尋求替代方案：
   • 評估是否有其他可用的元件或技術可以替代密評公司的元件。
   • 如果可能，考慮使用其他經過驗證的、可靠的元件或技術來替換問題元件。
4. 要求技術支援：
   • 要求密評公司提供必要的技術支援，協助解決元件不相容問題。
   • 如果密評公司無法提供有效支援，考慮要求他們承擔部分或全部額外的研發成本。
5. 協商解決方案：
   • 與密評公司協商制定一個可行的解決方案，確保專案能夠繼續進行。
   • 解決方案可能包括：密評公司修復元件問題、提供替代元件、減免部分費用或提供其他形式的補償。
6. 合同管理：
   • 查閱與密評公司簽訂的合同，檢視是否有關於產品質量、技術支援和違約責任的條款。
   • 如果密評公司未能履行合同義務，根據合同條款採取相應的法律措施。
7. 內部協調：
   • 與專案團隊保持密切溝通，確保他們瞭解當前情況並繼續投入工作。
   • 分配適當的資源來應對額外的工作負擔，並考慮調整專案計劃以減輕壓力。
8. 風險管理：
   • 對專案進行全面的風險評估，識別並應對潛在的風險因素。
   • 制定風險應對計劃，確保專案在遇到類似問題時能夠迅速有效地應對。
9. 文件記錄：
   • 記錄整個問題的處理過程、與密評公司的溝通記錄、解決方案以及任何相關的決策和行動。
   • 這些文件可以作為未來專案管理和決策的參考依據。
10. 持續改進：
    • 回顧專案過程，識別並改進在選型、測試、整合和風險管理等方面存在的問題。
    • 加強對供應商的管理和評估，確保未來選擇可靠的合作伙伴。

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作者：Petter Liu
出處：http://www.cnblogs.com/wintersun/
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