本文將介紹8款文件管理系統：PingCode、億方雲、Worktile、綠雲文件管理、樂雲文件、Saviom、Confluence、iWork。
在管理大量檔案時，版本混亂、協作失控真是頭疼的問題吧？當檔案更新速度跟不上團隊的修改步伐時，專案效率就會受到影響，更別提誤刪、重複上傳這些麻煩事了！為了解決這些問題，選對一個靠譜的文件版本管理系統尤為重要。本文挑選了8款市面上常用的文件版本管理工具，每款都有自己的獨特優勢，無論是簡便易用還是功能強大，都能滿足不同團隊的需求。
一、常用的8款文件版本管理系統
1.Pingcode
這是國內非常推薦的一款知識管理工具，因為 PingCode 知識庫能夠用於各種型別和規模的團隊。它能夠用於搭建團隊知識庫、文件管理、多人協作編輯、文件對外分享等。因為能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟體開發團隊更受歡迎。能夠滿足麒麟、信創等系統要求。知名客戶包括中國科學院、中國聯通、小紅書、長城汽車、西安交大等。
PingCode 知識庫工具的核心使用場景包括：產研文件管理，如：技術規範、PRD需求文件、測試說明、流程制度說明；銷售/客服支援，如：產品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、線上手冊等；教育/培訓，如：幫助培訓師和學員共享、管理和學習資料、影片，提高學習效率和質量；官網文件，如：幫助中心、操作手冊等資料直髮布到對外網站上，搭建對外宣傳和幫助支援視窗；建立內部問答社群，如：公告發布（新制度、公示、月報…）、資料收集、創意徵集、內部問題討論、競品情報等；
PingCode 知識庫工具功能包括：多人實時線上協同編輯、資訊實時儲存同步、歷史版本快速追溯；文件支援共享、關注、評論、批註，可在訊息/飛書等第三方賬號收到提醒；支援富文字編輯，支援插入圖片、表格、思維導圖、畫板、影片、Markdown、程式碼塊、頁面、附件等，支援模板建立、複用；與研發專案管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉澱”管理閉環；頁面與工作項相互關聯，頁面支援插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；支援頁面級的許可權管控、以及水印、審計等安全能力；全域性搜尋；AI智慧助手；
該工具優點在於，產品開箱即用，簡單易上手，產品服務口碑好；為25人以下團隊免費提供基礎版本；國產化，支援信創、麒麟等；支援私有部署、定製化以及SaaS等購買/部署方式；國際資訊保安體系認證和精細許可權管控，安全有保障；
【官網：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2.億方雲
億方雲是360集團旗下的專業企業網盤服務。一度登上國企業雲盤第一梯隊榜首，企業使用者數量達65萬+，如：吉利集團、浙江大學、碧桂園、長安汽車、金圓集團等數萬人規模的超大型客戶，具有極強大產品能力和穩定性。
億方雲主要功能包括：大容量的檔案儲存與同步、支援Office/WPS等各種形態的文件線上編輯、安全檔案共享、企業資料保護、AI文件助手、多裝置訪問、精細化許可權管控等。非常適合需要處理大量檔案和高效協作的企業環境。
除了企業網盤核心能力，還提供了各種效率辦公工具，比如PDF轉換、音訊轉文字等等。
在安全方面，億方雲透過了ISO 20000, 27001，公安部三級等保、CSA權威認證，實現本地碎片化儲存、三重備份與容災，且針對不同企業使用者提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合雲、跨雲等。
從技術層面來講，億方雲採用了行業級別的二次AES CTR 256演算法流式分塊加密，在檔案上傳過程中就能給檔案加密，落入伺服器後二次儲存加密，保障檔案安全。產品層面有完善的日誌監控系統和網銀級資料安全保障系統，企業員工的所有操作都可以在第一時間就記錄下來，企業負責人可以全盤掌握網盤內的資料和操作軌跡。還有多重許可權設定功能，資料安全方面做得還是很完善的。
【官網：https://sc.pingcode.com/x9168】
3.Worktile
Worktile是一款非常適合專案文件管理的系統，提供靈活的專案文件管理和不限速的企業網盤功能，適合中小型企業和跨部門團隊。它支援任務管理、時間跟蹤、檔案共享和企業網盤，透過統一的知識庫平臺，將分散的知識進行集中管理和分類，建立結構化的知識目錄。這種分類管理不僅方便知識的檢索和訪問，還能幫助團隊成員快速找到所需的資訊，提高工作效率。
此外，Worktile提供強大的任務管理功能，支援任務的建立、分配、跟蹤和完成，並提供時間跟蹤功能，幫助團隊成員記錄工作時間和專案進展。跨部門團隊可以透過共享資料夾和協作空間進行有效的檔案共享和協作，確保資訊的流暢傳遞和有效溝通。整體而言，Worktile在提升團隊協作效率和專案管理方面表現出色，是企業管理和利用團隊知識的理想工具。
【官網：https://sc.pingcode.com/bnkot】
4.綠雲文件管理
綠雲文件管理是一款功能強大的文件管理系統，致力於為企業提供高效、安全的檔案儲存與管理解決方案。作為行業內的領先者，綠雲憑藉其先進的技術與豐富的經驗，在國內市場佔據了一定的份額，贏得了眾多企業使用者的信賴和支援。其團隊擁有深厚的技術背景，致力於推動文件管理領域的創新與發展。
該系統具備多種主要功能，包括文件的線上編輯、版本管理、許可權控制、智慧搜尋以及文件共享等。使用者可以透過靈活的許可權設定，確保只有授權人員才能訪問敏感文件。此外，綠雲支援多種檔案格式，方便使用者進行多樣化的文件處理，並能與其他系統實現無縫對接，提升工作效率。
綠雲文件管理的優勢在於其強大的安全性與靈活性。系統採用先進的加密技術，確保使用者資料的安全性。此外，綠雲提供便捷的使用者體驗，簡單易用的介面設計使得使用者能快速上手，減少了培訓成本。系統的靈活配置也能滿足不同企業的特定需求，具備高度的可定製性。
適用的使用者場景廣泛，綠雲文件管理非常適合需要處理大量檔案的中小型企業及大型企業。無論是在日常的檔案儲存與共享，還是在專案管理中的文件協作，綠雲都能提供有效的解決方案。特別是在遠端辦公和團隊協作日益增多的背景下，綠雲為企業提供了可靠的支援。
【官網：https://www.lvcloud.com】
5.樂雲文件
樂雲文件是一款文件管理軟體，旨在為企業提供安全、高效的文件儲存與管理解決方案。作為國內領先的文件管理平臺之一，樂雲文件在市場上享有良好的口碑，尤其是在安全性和可定製性方面，滿足了眾多企業對資料保護的高標準需求。
該軟體的主要功能包括文件的上傳、版本管理、許可權控制、全文搜尋、線上編輯及協作等。使用者可以根據需求自定義工作流程，實現文件的智慧化管理。樂雲文件支援多種檔案格式，確保使用者能方便地管理各種型別的文件，並且能夠與其他企業系統進行整合，提升工作效率。
樂雲文件的優勢在於其高安全性和靈活的私有部署選項，企業可以根據自身需求選擇在本地伺服器或私有云中部署，確保資料的安全與隱私。此外，樂雲文件提供優質的技術支援和服務，使企業在使用過程中無後顧之憂。
樂雲文件適用於各類企業，尤其是需要嚴格控制資料訪問和保護敏感資訊的行業，如金融、醫療、教育等。無論是文件存檔、資訊共享，還是團隊協作，樂雲文件都能提供全面的解決方案，幫助企業提升管理效率。
【官網：www.leyun.com】
6.Saviom
Saviom是一款功能強大的資源管理和文件管理系統，專為幫助企業最佳化專案管理和資源配置而設計。它在市場上擁有良好的聲譽，尤其受到中大型企業的青睞，因其能夠有效提高專案的可見性和控制力。憑藉靈活的解決方案和強大的支援團隊，Saviom在競爭激烈的市場中脫穎而出，成為眾多企業信賴的合作伙伴。
Saviom的主要功能包括專案規劃、資源分配、時間跟蹤、財務管理和文件管理等。它允許使用者建立和管理專案、分配資源、監控專案進度，同時提供實時資料分析與報告功能。這些功能不僅提升了專案的透明度，還幫助團隊更高效地協作，確保專案按時交付。
Saviom的優勢在於其強大的自定義能力和使用者友好的介面。使用者可以根據自身的需求調整系統設定，滿足特定的業務要求。同時，Saviom提供多種整合選項，方便與其他企業應用無縫對接，進一步增強了系統的實用性和靈活性。
適用場景包括專案管理、資源規劃和團隊協作等，特別適合需要進行復雜資源調配和專案監控的行業，如建築、IT和諮詢服務等。無論是大型專案的管理還是日常資源分配，Saviom都能提供有效的解決方案，幫助企業提升運營效率。
【官網：https://www.saviom.com】
7.Confluence
Confluence 是一款由 Atlassian 開發的文件版本管理系統，廣泛應用於企業和團隊的知識管理與協作。作為市場上領先的團隊協作工具之一，Confluence 已經成為眾多企業的首選，特別是在軟體開發和專案管理領域。它幫助團隊集中管理文件，提供高效的資訊共享平臺，提升工作效率。
Confluence 的主要功能包括文件建立與編輯、版本控制、評論和協作編輯、頁面許可權管理等。使用者可以輕鬆建立會議記錄、專案計劃、知識庫等文件，並能實時編輯和更新。版本控制功能允許使用者檢視和恢復文件的歷史版本，確保資訊的安全與完整。此外，Confluence 還支援與 Jira 等其他 Atlassian 工具的整合，進一步增強了專案管理能力。
Confluence 的優勢在於其靈活的編輯功能和強大的整合能力。使用者可以透過簡潔直觀的介面，快速建立和格式化文件，減少學習成本。同時，它支援多種外掛和擴充套件，能滿足不同團隊的個性化需求。由於其與其他常用工具的無縫整合，Confluence 能夠提升團隊的協作效率，減少資訊孤島現象。
Confluence 特別適合中大型企業、跨部門團隊及需要頻繁協作的專案小組。無論是產品開發團隊需要記錄需求和變更，還是公司內部需要建立知識庫和培訓資料，Confluence 都能提供合適的解決方案。它幫助團隊在協作中更有效地管理資訊，提升工作透明度。
【官網：https://www.atlassian.com/software/confluence】
8.iWork
iWork企業文件是由蘋果公司開發的一款專業文件管理和辦公套件，專為macOS和iOS裝置最佳化，旨在為企業提供高效的文件處理和協作解決方案。蘋果公司作為全球科技行業的領導者，其產品在市場上享有很高的聲譽和使用者認可度，iWork也因此在企業辦公軟體領域佔據重要地位。
iWork的主要功能包括文件建立與編輯、簡報設計、電子表格處理以及實時協作。它的套件包括Pages、Keynote和Numbers，分別對應文書處理、演示和電子表格。iWork還支援雲端儲存和同步，使用者可以隨時在不同裝置間無縫切換，確保文件的實時更新和共享。
iWork的優勢在於其使用者友好的介面和與蘋果生態系統的深度整合。相比其他辦公軟體，iWork的介面更簡潔直觀，操作流暢。同時，iWork與iCloud深度整合，支援實時協作，使用者可以在多個裝置上同時編輯文件。其檔案格式與Microsoft Office相容，確保文件在不同平臺間的互通性。
iWork企業文件特別適用於使用蘋果裝置的企業和團隊，尤其是那些注重設計和使用者體驗的公司。它適合需要頻繁協作、重視資料安全和隱私保護的組織，如設計公司、廣告公司以及需要高效辦公解決方案的中小型企業。
【官網：https://www.apple.com.cn/iwork】
二、如何用版本管理系統提升文件安全性和效率
在管理文件時，安全性和效率常常難以兼顧。文件版本管理系統可以很好地幫助平衡這兩者。首先，許可權控制能有效地保障安全性。大多數版本管理系統，如Box，都允許設定分級許可權，確保只有授權人員可以檢視或編輯特定檔案。這樣，企業就能有效防止資訊洩露。
自動版本控制功能是提升效率的利器。工具如Confluence和Google Drive，在檔案被編輯後會自動儲存新版本。這樣一來，使用者不必手動記錄修改，每次變動都能追溯。這種功能在專案推進時非常實用，尤其適合多人協作的情況。每個團隊成員都能輕鬆檢視和恢復到之前的版本，避免重複工作。
此外，資料備份和恢復功能也是保障安全性的重要環節。Egnyte和SharePoint等工具可以提供定期的資料備份。這樣，即使遇到系統故障或人為錯誤，也可以快速恢復。根據IBM的報告，有40%的小型企業在資料丟失事件後難以恢復業務。備份功能的存在，能讓企業在面對突發情況時依舊從容應對。
三、哪些文件版本管理系統最適合團隊協作
需要一個穩定的工具來記錄每次更改，避免檔案錯亂和資訊丟失。例如，Microsoft SharePoint 和 Google Drive 都是針對協作設計的版本管理工具。SharePoint提供高度定製的許可權控制，適合需要嚴格管理的企業環境；而Google Drive則更適合需要實時協作的小團隊。
檔案同步和更新的速度是選擇協作工具時要考量的關鍵指標。沒人願意在關鍵的修改時段，等待系統“同步”。根據Forbes的一項研究表明，企業中使用協作工具的效率可提升約25%。所以，如果你的團隊經常跨部門、跨地域協作，一定要選擇速度穩定、同步性強的管理系統。
團隊協作中也會涉及許可權問題，選擇支援角色許可權設定的工具，能更好地保護資料安全。大多數企業選擇在這方面表現突出的工具，像Box。它能細化許可權控制，使不同角色能擁有特定許可權。合理分配許可權，確保各部門協作的同時，也能保護敏感資訊不外洩。
四、適合不同需求的文件版本管理系統推薦
對於不同的使用場景，我會推薦一些合適的系統。比如，創業公司和小型團隊，通常需要輕量級和易上手的工具，Google Drive 和 Dropbox 是不錯的選擇。它們無需安裝複雜的後臺系統，直接可以開始工作。而且這些工具在小團隊中使用非常高效，支援快速上手。
中型企業或跨部門協作團隊，推薦Microsoft SharePoint。這款工具支援較為複雜的文件管理和許可權分配。中型企業通常有較多的跨部門檔案，需要保障訪問安全性和版本清晰度，SharePoint能很好地滿足這種需求。Confluence 則是適合需要知識管理的公司，能方便記錄和分享團隊經驗和流程。
大型企業或對文件管理安全性要求更高的團隊，可以選擇Egnyte或Box。它們提供的安全性和版本控制都很強，適合需要高安全等級的公司。無論是金融、法律還是其他對資料敏感度較高的行業，都可以在這些系統中找到符合自己需求的解決方案。
總結
總的來說，選擇合適的文件版本管理系統，能讓團隊在日常協作中更加高效、安全，減少不必要的時間浪費和資訊錯亂。無論是靈活的Google Drive，還是安全性強的Egnyte，每款工具都有自己獨特的優勢和適用場景。關鍵在於明確團隊的需求，找到最契合的解決方案。希望這篇文章能幫助企業更清晰地瞭解不同工具的特點，助企業選到真正能提升效率的管理系統。
常見問答（FAQ）
1. 文件版本管理系統適合哪些團隊或行業？
答案：文件版本管理系統適合各行各業的團隊，尤其是需要高效協作的團隊或資訊量大的行業。例如，軟體開發、專案管理、諮詢、法律和財務等行業需要頻繁更新檔案，管理不同版本的文件，使用此類系統能提升團隊協作效率。
2. 文件版本管理系統一般有哪些主要功能？
答案：大多數文件版本管理系統具備檔案儲存、版本控制、許可權設定、協同編輯、評論與反饋等功能。版本控制可以讓使用者隨時回到之前的檔案狀態，而許可權設定可以確保只有合適的人員訪問或編輯檔案。此外，協同編輯和評論功能也有助於團隊間的實時協作。
3. 如何選擇適合的文件版本管理系統？
答案：選擇適合的系統需要考慮團隊規模、功能需求和預算。例如，小團隊可以選擇簡單易用的Google Drive，支援實時協作；中大型企業或有嚴格許可權需求的團隊，可以考慮功能更強的SharePoint或Egnyte。預算也是決定因素，開源或免費工具適合預算有限的團隊。
4. 文件版本管理系統的安全性如何保障？
答案：大多數系統會提供加密儲存、許可權管理、多層級使用者認證等安全功能。像Box和Egnyte這樣的系統在安全性上有更高標準，特別適合對資料保護敏感的企業。另外，系統定期備份和資料恢復機制，也能在意外資料丟失時幫助使用者快速恢復。
5. 文件版本管理系統是否支援與其他工具的整合？
答案：許多系統支援與常用的辦公工具整合，如Slack、Microsoft Teams、Google Workspace等。例如，Confluence 和 SharePoint 可以與專案管理工具如Jira整合，Dropbox 可以與Slack無縫連線。這些整合讓團隊在使用不同軟體時無需頻繁切換，提升了整體工作效率。