比較好用的 10 款文件管理系統推薦：PingCode、Worktile、語雀、聯想Filez企業網盤、360億方雲、DocuPhase 、M-Files 、LogicalDOC、Revver、Box。
在現代企業環境中，管理大量文件和資料往往讓人頭疼。不僅需要維護資訊的更新和可訪問性，還要確保安全和遵守法規。這使得選擇一個高效、可靠的文件管理系統變得至關重要。選擇正確的系統可以極大提高工作效率，減少錯誤，並增強團隊協作。
一、比較好用的10款文件管理系統
1、PingCode
這是國內非常推薦的一款知識管理工具，因為 PingCode 知識庫能夠用於各種型別和規模的團隊。它能夠用於搭建團隊知識庫、文件管理、多人協作編輯、文件對外分享等。因為能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟體開發團隊更受歡迎。能夠滿足麒麟、信創等系統要求。知名客戶包括中國科學院、中國聯通、小紅書、長城汽車、西安交大等。
PingCode 知識庫工具的核心使用場景包括：產研文件管理，如：技術規範、PRD需求文件、測試說明、流程制度說明；銷售/客服支援，如：產品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、線上手冊等；教育/培訓，如：幫助培訓師和學員共享、管理和學習資料、影片，提高學習效率和質量；官網文件，如：幫助中心、操作手冊等資料直髮布到對外網站上，搭建對外宣傳和幫助支援視窗；建立內部問答社群，如：公告發布（新制度、公示、月報…）、資料收集、創意徵集、內部問題討論、競品情報等；
PingCode 知識庫工具功能包括：多人實時線上協同編輯、資訊實時儲存同步、歷史版本快速追溯；文件支援共享、關注、評論、批註，可在訊息/飛書等第三方賬號收到提醒；支援富文字編輯，支援插入圖片、表格、思維導圖、畫板、影片、Markdown、程式碼塊、頁面、附件等，支援模板建立、複用；與研發專案管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉澱”管理閉環；頁面與工作項相互關聯，頁面支援插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；支援頁面級的許可權管控、以及水印、審計等安全能力；全域性搜尋；AI智慧助手；
該工具優點在於，產品開箱即用，簡單易上手，產品服務口碑好；為25人以下團隊免費提供基礎版本；國產化，支援信創、麒麟等；支援私有部署、定製化以及SaaS等購買/部署方式；國際資訊保安體系認證和精細許可權管控，安全有保障；【官網：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2、Worktile
Worktile是一款非常適合專案文件管理的系統，提供靈活的專案文件管理和不限速的企業網盤功能，適合中小型企業和跨部門團隊。它支援任務管理、時間跟蹤、檔案共享和企業網盤，透過統一的知識庫平臺，將分散的知識進行集中管理和分類，建立結構化的知識目錄。這種分類管理不僅方便知識的檢索和訪問，還能幫助團隊成員快速找到所需的資訊，提高工作效率。
此外，Worktile提供強大的任務管理功能，支援任務的建立、分配、跟蹤和完成，並提供時間跟蹤功能，幫助團隊成員記錄工作時間和專案進展。跨部門團隊可以透過共享資料夾和協作空間進行有效的檔案共享和協作，確保資訊的流暢傳遞和有效溝通。整體而言，Worktile在提升團隊協作效率和專案管理方面表現出色，是企業管理和利用團隊知識的理想工具。【官網：https://sc.pingcode.com/bnkot】
3、語雀
語雀是螞蟻集團旗下的一款文件與知識庫工具，起源於阿里巴巴和螞蟻集團的內部文件協同需求，於2018年對外開放服務。這款工具現已服務於數十萬企業組織和數百萬個人使用者，成為國內知識管理和文件協作領域的重要平臺。語雀的主要功能包括結構化知識庫管理、多端同步、線上文件編寫和多人協作，特別強調團隊的知識共享和協作效率。其優勢在於強大的知識管理能力和金融級安全儲存，支援網頁和移動端(iOS和Android)，適用於需要高效知識共享和文件協作的企業和團隊。更多資訊可訪問官方網站：yuque.com。
4、聯想Filez
聯想Filez企業網盤是由聯想集團開發的一款領先的企業級檔案管理與協作平臺，旨在幫助企業和組織推動數字化轉型和創新發展。自2006年推出以來，聯想Filez已經成為中國市場上的領導品牌，提供包括企業網盤、線上文件和非結構化資料平臺在內的全面解決方案。該平臺特別強調實時協作編輯、智慧許可權管理和高安全標準，支援檔案的集中儲存和自動化同步，極大地提高了資料安全性和工作效率。聯想Filez適用於需要高效檔案共享、跨地區協作及資料安全性的企業和組織。更多資訊和服務細節，您可以訪問官方網站：filez.com。
5、360億方雲
360億方雲是360集團旗下的企業級檔案管理與知識協作平臺，憑藉其強大的企業實力和技術背景，已成為國內領先的文件管理工具之一。該平臺主要功能包括檔案的集中儲存、多端同步、實時共享與協作、許可權管理以及資料安全保障，支援多種檔案格式的線上編輯和版本管理。360億方雲的優勢在於其高效的多人協作能力和嚴格的安全措施，如全鏈路加密和敏感內容識別，確保企業檔案的安全性和可追溯性。適用於需要跨部門、跨地區高效協作和嚴格資料管理的企業，特別是在教育、製造、醫療等領域廣泛應用。【官網：https://www.fangcloud.com】
6、DocuPhase
DocuPhase是一款廣受市場歡迎的文件管理工具，專為現代財務團隊設計，旨在簡化和最佳化後臺操作。這款軟體包含檔案管理、智慧資料捕獲、自動化工作流、網頁表單等多項功能，支援與多種ERP系統如NetSuite, Dynamics, Sage等進行整合，確保資料在各系統間的即時更新。DocuPhase 的主要優勢在於其能夠自動化掃描、儲存和檢索檔案，同時使用先進的光學字元識別（OCR）技術替代手動資料輸入，大幅提升工作效率。這款工具非常適合需要高度自動化檔案處理和具有複雜工作流需求的企業使用。更多資訊可以在官方網站了解：DocuPhase.com。
7、M-Files
M-Files是一款以後設資料為驅動的智慧文件管理工具，致力於幫助企業簡化和自動化文件管理流程。它廣泛應用於各種規模的企業，透過提供強大的搜尋功能、自動化的工作流程和嚴格的安全措施，幫助企業提升效率和合規性。M-Files 的主要功能包括檔案的自動分類、版本控制、許可權管理以及與其他業務系統的整合，如Microsoft 365和Salesforce等。這些功能使得M-Files 在提供靈活的文件訪問和管理方面具有顯著優勢。
M-Files 特別適用於需要管理大量檔案和遵守嚴格合規要求的法律、財務和醫療等行業。無論是在雲端還是本地部署，M-Files 都能提供穩定可靠的服務，並透過其AI和機器學習技術，使文件管理變得更智慧，更符合企業的具體需求。
想了解更多關於 M-Files 的資訊，可以訪問官網：M-Files.com。
8、LogicalDOC
LogicalDOC是一款高效的文件管理系統，設計用於幫助企業以安全和有組織的方式管理其檔案和資訊。作為一款企業級解決方案，LogicalDOC 特別適合需要大規模文件管理的公司，提供從簡單的文件儲存到複雜的工作流和許可權管理的全方位功能。該系統支援雲基礎設施和本地部署，具有良好的靈活性和擴充套件性，能夠適應各種業務需求和技術環境。
LogicalDOC 的主要功能包括但不限於自動文件索引、高階搜尋、後設資料管理、版本控制以及安全的文件共享。這些功能透過一個直觀的網路使用者介面提供，支援跨平臺訪問，確保無論何時何地都能高效協作。系統的設計強呼叫戶友好性和低學習曲線，使得使用者可以快速上手，無需深入的技術培訓。
此外，LogicalDOC 強大的整合能力使其能夠輕鬆與其他企業應用（如CRM和ERP系統）整合，進一步增強文件管理的效率和有效性。它還提供定製的工作流功能，允許企業根據具體業務流程設計和實施自動化文件處理步驟。
LogicalDOC 的主要優勢在於其能夠提供嚴格的安全性和符合法規的儲存解決方案，特別適用於法律、醫療和金融等對資料保密和合規性要求極高的行業。
官方網站提供了更多關於產品功能、使用者案例和技術支援的詳細資訊：LogicalDOC.com。
9、Revver
Revver是一款領先的文件管理系統，旨在透過自動化文件處理來提升企業效率和生產力。該平臺為各種規模的企業提供了強大的工具，以幫助他們在組織檔案、簡化工作流程和確保合規性方面表現出色。Revver 的主要功能包括無程式碼自動化工具、後設資料管理、高階搜尋和文件共享功能，這些功能能夠確保文件在整個生命週期中的安全性和可追溯性。Revver 特別適合需要處理大量文件的行業，如金融機構、人力資源部門、醫療辦公室等。憑藉其廣泛的整合功能，Revver 可以與常用的業務應用程式如Salesforce和QuickBooks無縫對接，為使用者提供統一的工作空間。【官網：https://www.revverdocs.com】
10、Box
Box是一家在全球範圍內廣受歡迎的雲內容管理和文件管理平臺，服務於包括68%的財富500強公司在內的眾多企業。Box 提供全面的文件管理解決方案，幫助企業簡化內容的生命週期管理，涵蓋從文件建立、組織、儲存到共享、簽名和歸檔的整個過程。其主要功能包括無限電子簽名、自動化工作流程、強大的安全和合規控制，以及與1,500多個應用程式的整合，如Salesforce、Slack、Office 365等。
Box 的優勢在於其強大的安全性，採用企業級的加密技術和許可權管理，同時提供內建的合規性工具，幫助企業遵守包括HIPAA、GDPR等在內的各種國際法規。此外，Box 的無程式碼工作流程構建器讓企業可以快速建立和管理自定義流程，提升團隊的協作效率。
Box 適用於各種規模的企業，尤其是那些需要跨部門協作並需要高水平資料安全和合規管理的行業，如金融服務、醫療保健和法律行業。
更多資訊可以在官方網站了解：box.com。
二、 如何評估文件管理系統的價效比
選購文件管理系統時，價效比是關鍵因素。首先，考慮系統是否提供免費試用期或有限功能的免費版本。這能幫助你評估系統是否符合需求而不需初期投資。比較系統功能和價格，確保你為必需的功能支付，而非冗餘的附加選項。例如，一些系統可能包含高階資料分析工具，但如果你只需要基本文件儲存和檢索功能，這類高階功能則可能是不必要的開支。
其次，考慮長期成本。有些系統可能初期投資低，但長期運維成本高。查詢其他使用者的評價，瞭解系統升級和支援的實際成本。根據一個統計，超過60%的小企業在選擇DMS時未能充分考慮到長期運維成本，導致最初的節約反而增加了未來的開支。
最後，評估供應商的客戶支援服務。優質的客戶支援可以大幅減少潛在的技術問題對業務的影響，確保系統穩定執行，提高投資回報率。選擇那些提供快速、可靠客戶服務的供應商。
三、哪些功能是每個文件管理系統必備的
有效的文件管理系統應具備幾個關鍵功能。首要的是強大的搜尋功能。系統應能快速準確地定位檔案，支援多種搜尋條件，如日期、作者或關鍵詞。這樣不僅提高工作效率，還減少員工因尋找檔案而浪費的時間。
接下來是許可權管理。系統必須能設定不同的訪問許可權，保證資訊保安，同時允許合適的人訪問需要的資源。這對於遵守資料保護法規尤其重要。
最後，備份和恢復功能是不可或缺的。系統應自動備份文件，以防資料丟失。在選擇系統時，確保其提供的備份解決方案符合你的業務需求和合規要求。
四、選擇文件管理系統時最常見的誤區有哪些
許多使用者在選擇文件管理系統時常有幾個誤區。一個常見的誤區是認為最貴的系統必定是最好的。然而，價格高並不總是代表更適合你的需求。關鍵是要找到功能和成本效益相平衡的解決方案。
另一個誤區是忽視使用者體驗和培訓資源。一個系統無論功能多強大，如果難以使用，你的團隊成員可能不會願意接受它。選擇那些提供豐富培訓材料和良好使用者支援的系統。
最後，不要低估實施新系統的時間和資源需求。部署文件管理系統可能需要時間進行適當配置和員工培訓。確保預算中包括了這些潛在費用。
總結
總的來說，選擇合適的文件管理系統不僅能夠提高工作效率，還能確保企業資料的安全性和合規性。無論你是一個小型初創企業，還是一個需要處理大量文件的大型公司，市場上都有適合你的文件管理工具。從雲端解決方案如Box，到本地部署的選項如M-Files，每個系統都有其獨特的功能和優勢。關鍵在於明確企業的具體需求，然後根據這些需求選擇最符合的工具。透過慎重的選擇，你可以為你的團隊創造一個更加高效、安全的工作環境，從而推動業務的成功。
常見問答（FAQS）：
選擇文件管理系統時需要考慮哪些關鍵因素？
回選擇DMS時，企業應考慮系統的易用性、安全性、整合功能、成本效益和技術支援。瞭解系統是否符合企業的特定需求，例如是否支援現有的業務流程和技術環境，也非常重要。
文件管理系統如何幫助企業遵守法規要求？
回答：文件管理系統通常內建合規性管理工具，支援遵循如GDPR、HIPAA等國際法規的要求。它們透過自動化的文件保留和銷燬策略、許可權控制和審計日誌功能，幫助企業避免違規風險。
文件管理系統與檔案共享工具有何不同？
回答：雖然檔案共享工具允許使用者共享和協作處理文件，但文件管理系統則提供更全面的功能，包括文件的儲存、檢索、版本控制、安全管理和工作流程自動化。因此，DMS更加適合需要嚴格文件管理和合規性要求的企業使用。