本文將探討如何將進度報告寫作整合到你的工作流程中，包括確定最適合的報告時間、編寫方法和與團隊一起構建報告結構的建議。最後，還會分享一些撰寫進度報告的最佳做法，助你掌握這種對工作有巨大幫助的方法。
什麼是進度報告？
它是一種用來告知別人某個專案或任務當前狀態的商業文件。這種報告的名稱中就含有“進度”二字，意味著向著目標前進或移動。因為大多數專案都有一個最終目標，所以需要某種方式來描述這個前進的過程，以便讓其他人知道目前的進度情況。
進度報告旨在向經理、專案相關方、領導層或整個公司更新某人或某團隊在不同任務上的最新進度。這種報告不僅展示了專案的進度和成功，也包括了遇到的挑戰、障礙和改進建議。
編寫進度報告是一種正式且有結構的方式，透過它，人們可以得知專案的最新進度。進度報告有多種形式，例如電子郵件總結、備忘錄、PDF檔案、商務信函、專案摘要和線上文件等。
為什麼進度報告在商務中很重要？
如果團隊成員不太習慣編寫報告，這部分內容將展示如何正式地將進度報告融入工作流程，擺脫丟失電子郵件或混亂的PDF檔案的問題。
無論是作為希望更好監控團隊的管理者，還是想提高業務效率的團隊成員，建立工作進度報告對任何業務都至關重要。以下是幾個主要原因：
1、使團隊保持一致
對於繁忙且有許多子任務的團隊來說，保持同步有時非常困難。特別是在分散式勞動力中，重要資訊可能會在眾多訊息、電子郵件和一對一會議中丟失。處理假期、病假和與外部利益相關者的會議時，這些問題可能變得非常複雜。專案進度報告有效地在一個地方彙總了團隊的成就、已覆蓋的里程碑和遇到的挑戰。進度報告作為一個一站式資源，為需要了解特定專案或倡議更新的團隊成員提供資訊。它消除了經理和團隊成員重複交流同一資訊的需要，讓每個人都能快速地掌握最新進度。
2、展示成就
進度報告是一種讓經理和領導層讚揚和認可個人努力及其對公司目標的貢獻的絕佳方式。在年度或半年度審查時，這些報告可以作為員工績效記錄的基礎，以事實為基礎的進度評估可以確保評價的公平性，而不是基於情感、偏見或僅依賴於主要專案。
同時，進度報告還為員工提供了慶祝其勝利的機會，這對於晉升和職業發展來說也是一個加分項。
3、向利益相關者提供關於專案的最新情況
這是一件簡單而顯而易見的事情，但卻非常重要，不應被忽視。編寫進度報告的主要目的是向所有利益相關者提供他們需要的最新資訊，讓他們瞭解專案的當前進度。利益相關者可能是公司內部的人，也可能是外部的人。編寫報告時，報告者需要知道哪些資訊是特定人員需要的，以便在報告中提供這些資訊。
有時候我們可以藉助專業的工具實時與利益相關方共享專案的進度和目標情況，比如以下是藉助PingCode展示的專案進度：
或者是檢視整個專案集進度：
4、記錄工作以供將來參考
如果公司想要重複執行某個專案或策略，進度報告對於學習和改善流程至關重要。這些報告可以幫助公司根據以往的經驗最佳化策略或流程。定期編寫專案的進度報告是記錄工作流程的好方法，這樣未來的員工就有了一個堅實且實用的參考點，可以從中獲取靈感、動力和創新。
5、識別常見的障礙
儘管進度報告主要突出專案的積極進度，但同樣重要的是要強調存在的問題——即障礙。這些障礙可能是多種多樣的，比如技術問題、供應商問題、團隊能力或特定團隊成員的問題。管理者應該透過進度報告來整理並識別需要解決的常見障礙，以此來努力讓公司運營更加順暢。
何時編寫進度報告
編寫進度報告的時間可以根據報告的目的而定，不同的公司和業務可能會以不同的方式來處理。在農業中，作物的進度報告可能會根據農場流程的不同階段每週或每季度編寫一次，而銷售報告可能為了達到年度累計目標而需要每天編寫。以下是根據不同頻率以及如何建立它們的進度報告型別。
每日進度報告
這些報告簡短明瞭，通常在經理和團隊成員之間進行交流。報告中不會有太多繁瑣的細節，只是快速概述了當天完成的任務、出現的問題以及朝向更大目標所取得的進度。日常進度報告應在每天的固定時間傳送，最好是在一天工作結束時總結當天的活動，或在下一個工作日開始時彙報前一天的進度。
每週進度報告
這種報告更適合經理和團隊成員之間的交流。報告中會詳細討論團隊成員在周初所設定的目標、最終實現了什麼以及如何完成這些任務。
每週進度報告最好在週五下午完成，這樣經理和團隊成員就有時間討論報告內容併為下一週制定計劃。
每月進度報告
月度進度報告一般都比較詳盡，主要用來告知小型企業或團隊某個人或部門向目標前進的具體情況。每個月編寫一次這樣的報告，是表彰那些在過去一個月中特別努力的人，同時也讓其他部門知道你們團隊的表現如何的好方法。
季度進度報告
每家認真的公司都會設定季度目標和關鍵績效指標（KPI）。按時檢查這些目標的完成情況非常關鍵。季度進度報告分為兩種型別：一種是較長的深入報告，通常有幾頁，詳細介紹公司在上一個季度的成就，包括所有主要的成功、遇到的障礙和團隊成員對如何改善工作流程的看法；另一種是簡短的概覽報告，主要檢查關鍵績效指標和OKR（目標與關鍵結果）是否達成。在季度報告中加入的評論很有幫助，可以幫助快速有效地理解報告內容。
年度進度報告
年度進度報告是一年中的最後一份報告，也是最詳細的一份。這份報告非常重要，通常會被列印出來分發給每位公司成員。它是瞭解公司過去一年進度的中心資料庫。這份報告通常面向全公司或領導層，回顧部門一年來的成就、值得慶祝的事情、學到的教訓以及希望在下一週期改進的事項。
如何寫進度報告
撰寫進度報告可能會有些複雜，特別是對初次嘗試的人來說。因為不同型別的公司可能需要不同型別的報告，例如，建築專案的進度報告可能需要更多圖片和圖表，並且可以使用一些技術術語。而銷售專案的報告則應該簡潔明瞭。以下步驟可以幫助確保你的報告儘可能清晰：
1.清晰而具體
儘量避免使用技術術語，並使用簡單的語言和句子結構。簡短的句子和在提交前仔細校對可以使報告更加清晰。大多數讀者都很忙，沒有時間閱讀冗長的文字。報告應該詳盡卻不復雜。
2.解釋專業術語
在寫報告時，如果無法避免使用行業特定的術語，確保為團隊外的讀者解釋這些術語，以避免誤解。
3.給專案編號和命名
記住給你負責的每個專案都分配一個編號和名稱；這樣做有助於以後在網路上討論這些專案。
4.保持報告的正式性
只有在同事之間才使用非正式報告。在正式的工作環境中，應該使用適當的語氣來撰寫進度報告，這樣管理者可以選擇是保留給自己閱讀，還是與更多人分享，而不需要做任何修改。這樣可以避免先寫一個草率的報告，然後因為高層領導想要檢視而不得不重新寫一份的情況。
如何逐步撰寫進度報告
這裡提供了一套步驟指南，幫助你建立實用的進度報告。編寫進度報告是一個學習過程，隨著你寫作的積累，你會越來越擅長把細節組織成清晰、易懂的內容。
請按照以下八個步驟來撰寫進度報告，確保你包含了所有重要的資訊：
1、在報告頂部新增識別資訊
製作出色的進度報告的第一步是在頁面頂部新增識別資訊作為報告的標題。每份報告都應該清楚地與其他報告區分開，以便於文件化。未命名的報告看起來很倉促，且可能忽略了一些重要資訊。 這些資訊應該用不同大小的清晰、粗體字型書寫，包括：
- 報告標題
- 提交日期
- 部門/分割槽
- 參考編號
- 負責人/監督人
2、專案細節
在識別資訊之後，緊接著要描述的是專案本身的細節。不管一段時間內提交了多少份進度報告，每一份中都必須包含專案的具體細節。因為上級可能要處理很多部門提交的報告，所以他們總是需要重新瞭解每個團隊正在做的工作。 在標題下面，你應該用一兩句話大致描述專案，然後列出專案的具體資訊。最佳做法是以表格形式展示這些資訊，包括：
- 專案名稱/標題
- 專案編號
- 開始日期
- 預計完成日期
- 當前狀態
- 參與的團隊成員
- 專案經理
- 監督人
3、報告摘要
這應該是一個100到150字之間的短段落，簡要描述專案的細節和當前狀態。它為整個專案的當前進度提供了一個概覽，目的僅僅是為了讓報告內的讀者能快速瞭解情況。這裡不應該包含任何負面的細節或抱怨——保持簡短和簡單。
4、核心活動
在摘要之後，是對專案範圍內所有核心活動的詳細描述，需要說明子任務以及團隊是如何執行他們的角色的。使用表格來展示這些資訊是一個很好的方法。表格的標籤包括但不限於子任務/活動的名稱、簡短描述、相關的日期（開始和預期完成）、當前狀態、被指派的團隊成員以及相關檔案的連結。可以在這裡包含監督官員對進度的評論。由於這一部分已經很詳細了，所以所有輔助的細節都應該保持簡潔和直接。
5、當前可量化的結果
這個部分是一個選填的表格，尤其適用於那些還處於初期階段並且還沒有生成報告的專案。當為正在進行中的專案撰寫進度報告時，這一部分可以製作成一個列表或一個三列表格，列出任務負責人的名字、子任務的名稱以及已經取得的結果的簡要資訊。要確保這些結果是可以量化的並且是合理的。如果沒有什麼特別的內容可以寫，就跳過這一部分，不要填充無關緊要或不必要的資訊。這麼做實際上會減少報告的透明度。
6、遇到的挑戰
在實施整個專案計劃的過程中，團隊往往會遇到一些問題和障礙。在製作進度報告時，建立一個專門的部分來列出所遇到的挑戰非常重要，並且要標明哪些子任務中出現了實際的問題。解釋這些問題是如何影響專案完成或整體成果的。熱門提示：這裡儘量避免使用過於消極的語言。儘管要詳細描述，但整體語調要保持專業。
7、建議
這裡你需要提出一些建議，這些建議可能會解決前面提到的問題或改善當前情況。最好以列表的形式來編寫這些建議，並在需要進一步詳細闡述的點上簡要擴充套件。確保說明你的建議是如何直接影響結果的。
8、結論和簽名
在編寫進度報告時，結論部分簡單地概括了報告中討論的所有內容。技巧是把所有資訊濃縮成一到兩句話，最多不超過三句。快速概述報告的主要內容，如何與之前的報告相連，以及你對下一次報告的期待。
同時，留出幾行空間供專案經理和監督的利益相關者簽名。
撰寫進度報告的最佳實踐
在專案管理領域裡，撰寫進度報告是展現團隊或部門承諾和奉獻的重要方式。雖然公司可能不強制要求提交這類報告，但有時候出於團隊內部的利益自願編寫這些報告實際上非常有幫助，能夠激勵並激發團隊成員。本文將分享一些製作進度報告的最佳做法，以及如何將這些報告融入團隊的工作流程。
以下是13個讓你的報告更加突出的建議，無論是商業進度報告、研究進度報告還是其他任何型別：
1、使用資料
在可能的情況下，總是使用資料來展示進度或缺失。思考如何利用手頭上的進度報告工具來生成資料，並以清晰的方式展示這些資料；始終努力展示向著更大目標的前進。
2、必要時使用視覺輔助工具
提交報告時，如果需要，不要害怕使用視覺輔助工具。如果能透過截圖來解釋某個情況，就沒有必要用大量文字來闡述。撰寫進度報告不只是為了傳達資訊，更是為了吸引讀者理解你在專案上的進度。如果存在障礙，視覺輔助工具可以幫助更容易地識別這些問題。
3、保持透明
如果你希望你的報告能夠有助於生產性地推動專案向前發展，那麼透明度是極其寶貴的。讓團隊成員明白，進度報告需要透明性。不需要因為害怕看起來不好而隱藏資訊或試圖美化報告的實際狀態。坦誠地描述每個專案的實際情況。不需要填充無關的或過度的資訊。如果你的報告內容太少，缺乏足夠的細節去撰寫一個完整的進度報告，你可以請求延期或者就以當前的狀態提交報告。只要你保持誠實並按照適當的方式書寫，那麼你就已經成功完成了你的任務。
4、確保一切都有明確的日期
包括截止日期、報告日期、任務完成日期等。我們之前提到，這些進度報告將為公司未來的類似專案提供重要的研究基礎。如果你對所有事項都進行了日期標註，那麼以後需要時就能夠準確地從系統中提取所需的資料，並更好地理解公司在特定時間所擁有的資源和人才。
5、包括公司和部門的目標
在給部門之間使用的進度報告中，分享你個人或部門正在努力實現的目標是很有幫助的。如果不確定什麼可以分享，什麼不可以，一定要和人力資源部門確認。這樣，你就能給讀者更深入地瞭解你的思路和所採取的行動。
6、討論問題和進度情況
每個進度報告都是一個討論問題和進度的好機會。在寫報告的時候，利用你提供的內容啟動討論，並提出你想要讀者回答的問題。記得用友好、正式和客觀的語氣來寫。
不管讀者在公司中扮演什麼角色，他們都是在幫助你。你可能會驚訝於從其他部門得到的創新想法。
7、謹慎分享
在決定誰需要看這份報告時要謹慎思考，特別是包含高層監督者評論的敏感內容。是不是除了管理層之外，其他部門或外部利益相關者，比如資金機構，也能從這份報告中獲益？在寫報告之前，先確定好目標受眾，然後分享，確保每個需要的人都能輕鬆訪問。
8、有序儲存
儲存報告當然是沒問題的，但要考慮一下你的報告儲存系統的結構。設法制作一個指南，讓人們知道如何找到和儲存報告。目標是讓人們能快速找到需要的報告。
弄清楚別人在任何時候找報告或他們需要遵循的路徑需要什麼。這個過程將來會節省很多時間，並使員工能隨時使用報告，而不僅僅是在報告剛剛完成時。
9、加入行動號召
這是一個很好的機會，可以為讀者或你的上級提供即時幫助。當專案存在不確定性、混淆或問題時，加入一個行動號召很有用。這可能涉及任務分配不清、里程碑不明確或資金短缺等問題。行動號召可以是請求上級提供澄清或在電子郵件或通訊渠道中給出一些建議。你也可以請求預算審查或團隊可能需要的其他支援。但要記住，在寫進度報告時，只在非常必要時才使用行動號召。
10、讓全員參與
在準備進度報告時，始終要徵求你的團隊成員的意見。如果你是團隊領導，可以邀請每個人貢獻他們在專案里程碑中的個人進度。如果你負責寫進度報告，可以單獨聯絡每個人收集他們的意見。
包括團隊成員對推進專案的個人觀點是編寫出色進度報告的最佳方法之一。這可能不適用於頻繁的報告安排，如每日和每週，但對於更長時間的報告，團隊成員的貢獻非常寶貴。
11、避免使用被動語態
說實話，你的上級沒有時間閱讀所有的報告。使用被動語態會使進度報告難以閱讀，大多數時候，讀者可能不會真正關注內容。
不要寫“我們被經理指示重新開始這個里程碑”，而應該寫“我們的經理指示我們重新開始這個里程碑”。
儘管你可能無法完全避免使用被動語態，但應該盡力使用主動語態。此外，進度報告中的評論絕不應改為被動語態。你可以更正語法或打字錯誤，但不應該重新措詞或完全重寫。
12、保持報告長度適中
找到報告長度的正確平衡很重要。如果進度報告太短，人們可能不會認真對待；如果太長，管理者可能不會去讀，只是匆匆瀏覽然後轉向其他任務。花費大量時間在一個被忽略的冗長報告上既令人沮喪又低效。
確保報告的長度合適非常關鍵。如果所有需要報告的內容能夠緊湊地放在一頁紙上，那就這麼做。報告的長度也應該根據其頻率來調整：每日進度報告儘量簡短，週報可以稍長一些，季度報告可能需要幾頁，而年度報告可以更加詳細，佔據幾頁紙。
13、經常編輯和校對
寫作標準很重要，它能幫助有效溝通並給讀者留下良好印象。帶有語法和打字錯誤的報告會讓人反感。因此，應該至少仔細閱讀報告兩遍，並使用語法工具來捕捉更隱蔽的錯誤。