免費OA工作流實際應用中的問與答

企業在使用免費OA 系統過程中，工作流這個功能模組用到的次數往往比其他模組的頻繁，這樣說明工作流在免費OA 系統只核心功能，對於企業管理是不可或缺的。但是在工作流製作的過程中，很多企業都會遇到不少的問題。

現在就以點晴OA 這款完全免費的OA 辦公系統為例，看看如何解決這些問題？

表格設計的問題

怎樣才能快速的製作表單

答：我們建議用word 、Dreamweaver 等工具設計表單，用word 設計表單時，我們建議表單的列數為四列，行數不限，這樣顯得整潔，方便列印，複製到表單表單模板設計器中不會變形；

從word 裡複製表格到表單表單模板設計器中，如何才能居中？

答：複製到表單表單模板設計器中，在表的中間任何位置，單擊滑鼠右件，開啟表格屬性，對齊方式選擇居中；

我新增的控制元件為什麼只能居中，不能靠左呢？

答：這是在word 中設計時，游標居中造成的，在表單表單模板設計器中，可以選中該控制元件，選擇表單表單模板設計器上方的左對齊圖示。

如何看錶單的整體設計情況

答：可以儲存表單後，預覽表單；預覽時，將滑鼠放於控制元件處，會顯示控制元件名稱，以便核實控制元件名稱是否有重複現象，特別是在表單裡存在大量控制元件時；

宏控制元件是什麼意思？

答：宏控制元件是系統資料庫中的經常用到變數，如當前使用者姓名，當前日期等，可以直接呼叫，不用使用者填寫，提高填單速度，比如，我們請假時，一般申請請假人都是當前登陸使用者，在表單表單模板設計器中，就可以用宏控制元件，取值為當前使用者姓名；

能否直接在工作流表單中呼叫CRM 管理模組的客戶資訊？

答：可以，將控制元件繫結自定義SQL 資料來源，直接對應好相關欄位就可以了，還可以呼叫產品資訊、辦公用品等各種資訊；

在什麼情況下用到行輸入宏控制元件？

答：比如申請多個辦公用品時不確定申請數量時，可使用行輸入宏控制元件。

表單預設值的使用？

答：在新增控制元件時，都有個初始值或預設值，直接輸入即可；如領導的審批意見預設為：同意

要獲取其他表單中的資料該如何設定？

答：配合單行輸入框使用，在對應的控制元件中自定義SQL 資料來源。

 

流程設計的問題

固定流程與自由流程有什麼區別？

答：固定流程是事先設定好步驟和經辦人等各種許可權，自由流程只需要指定流程發起人，由發起人預設以後的流程步驟，也可以由主辦人任意自由選擇人員辦理。

如何快速新建工作流程？

答：第一，新建表單；第二新建流程名稱，選好流程分類及與流程繫結的表單；第三、在流程設計器中建立好流程步驟；第四、設定好每個步驟的經辦人，可寫欄位。這是快速簡單的操作，要想熟悉，要仔細閱讀說明書。

 

工作流代理問題

是否可以幫其他使用者代理工作嗎？

答：不能，必須由稽核自己設定代理人。

工作流代理規則，自動代理出去的工作，能否查詢到？

答：可以。

代理過的工作流，代理人可以檢視目前的辦理情況嗎？

答：代理人可以在已辦結的流程查到目前流程的辦理情況。

被代理人可以把別人代理的工作流程再代理給其他人辦理嗎？

答：可以。

工作流設定代理規則後的流程，在代理人沒有辦理之前原稽核人還可以辦理嗎？

答：可以辦理，也可以正常查詢。

 

工作流查詢問題

工作流查詢的許可權能按個人、部門、全體來設定嗎？

答：工作流查詢是以流程發起人為基本查詢物件的，只要是個人參與的都可以查詢得到，部門或全體的查詢許可權，要在桌面—工作流管理—流程管理，選中某個流程的管理許可權中設定，這裡還可以同時設定監控許可權、編輯許可權等。

工作流查詢後，能分類彙總嗎？

答：不直接支援，需要使用者自行將工作流查詢結果匯出到excel 來分類彙總。

工作流中表單, 怎樣才能儲存起來, 以備以後的查尋?

答：工作流本來就可以查詢，以後隨時可以在需要的時候，查詢出來列印成紙質檔案，或者安裝PDF 虛擬印表機列印為PDF 檔案單獨存檔。

 

工作流監控問題

工作流監控的作用？

答：工作流監控人員，可以理解為這個工作流程的系統管理員，他可以傳送稽核提醒Email ，結束或刪除該工作流。

 

流程屬性問題

查詢欄位的作用？

答：在工作流—高階查詢，選擇某個流程，有個“表單資料條件”這裡預設是所有的表單欄位，也可以按實際需要設定查詢欄位。

流程設計器的作用是什麼？

答：流程設計器是用來設計工作流的步驟的，具體可以設定步驟名稱，每步驟的經辦人員，可填哪些欄位，符合什麼條件等。

如何清除流程測試的資料?

答: 網管直接作廢所有模板和流程即可。

 

開啟流程設計器中流程步驟基本屬性問題

如何實現流程的跳轉，例如：從第一步到第二步或是第四步？

答：流程設計器中，支援設定各種條件跳轉。

工作流當中某一步驟，A 辦了，B 就不用辦理；B 辦了，A 就不用辦理，如何設定？

答：流程設計時，設計兩個平行的稽核節點，然後後續稽核節點指向同一個節點即可。

我能否給某一個步驟限制辦理的時間嗎？

答：不直接支援，建議所有稽核人都安裝點晴MIS 資訊通PC 客戶端和手機APP ，只要該稽核人有未完成的工作流稽核，系統就會透過PC 客戶端或手機APP 不斷提醒稽核人儘快完成稽核，稽核人可以自己設定推遲提醒時間，到期後又會自動提醒；

怎樣直接選擇自己部門主管審批？如：請假申請後，系統智慧選擇本部門主管。

答: 設計流程時，注意稽核崗位中的兩個特殊崗位：直屬上級主管、所有上級主管，這兩個崗位可以極大的簡化整個流程設計。

某流程結束後, 需要把流程的內容通知某一個沒有參加此流程的使用者, 怎麼操作？

答: 設計流程時，設定允許稽核時動態增加知會人。

 

流程步驟經辦許可權問題

為什麼有些使用者能在新建流程中找到相應的流程，而有些使用者卻找不到？

答: 設計流程時，注意申請許可權範圍設定，有許可權者就可以找到該流程。

轉交一步時, 選擇下一步經辦人卻沒有任何人可以選擇, 為什麼？

答: 檢查一下該步驟是否有設定經辦許可權。

 

流程步驟可寫欄位問題

工作流辦理介面，為什麼表單控制元件處會顯示為灰色，無法輸入或顯示？

答：開啟系統管理—工作流設定—設計流程，開啟流程設計器，檢查該步驟可寫欄位是否設定正確。

如何控制流程辦理人員只能填寫表單中的相關內容？

答：設計流程時，設定好每個步驟的可寫欄位即可。

表單裡某一項內容，實現自動賦值但不可修改，請問如何實現？

答：流程設定時將該欄位設定為禁止錄入即可。

 

流程步驟隱藏欄位問題

工作流程設計中的隱藏欄位是什麼概念？

答：比如在一張合同表單裡“合同金額” 這個欄位，在流程審批的1 至3 步驟是可見的，4 至6 步驟設定為隱藏欄位，那麼4 至6 步驟的經辦人都將無法看到該欄位的內容。即使是流程結束後，透過工作查詢，檢視該表單，也是看不到隱藏欄位內容的。這比較適合流程不同步驟的經辦人，具備不同知情權的情況。

1.10.2  為什麼表單顯示空白，無法輸入內容？

答：檢查流程設定，該步驟隱藏欄位設定。

 

1.11   流程步驟條件設定問題

1.11.1  流程中的條件設定" 或" ，怎麼不起作用？

答：比流程判斷條件跳轉的順序是從上往下，如果符合了條件，就不再判斷之後的條件是否符合了。

1.11.2  流作流表單可不可以設定必填項，凡必填項未填寫完整或是資料不符合要求的則不能提交該表單？

答：可以，在流程設計時可以針對各個節點設定欄位是否必填。