你真的知道誰才是更好的免費OA工作流設計嗎？

說到免費OA 辦公系統，很多人都會脫口而出，不就是釋出釋出資訊，審批下流程，管理下公司的資產嗎？工作流儼然已經成為了免費OA 協同辦公的代言人，久而久之，使用者往往陷入一個誤區，只要是免費OA 系統都能實現工作流，工作流都是差不多的。其實，這是一個誤會，不是每個免費OA 系統都可以提供工作流的功能，就算是能提供，工作流的質量也有高低之分。

【低端工作流】

一般在老一代免費OA 軟體中使用，也常稱為” 審批流程“ 。軟體裡內建了廠商固定好的一些常用工作流程，比如以報銷為代表的財務類、以請假、檔案收發為代表的行政類以及以合同管理、訂單稽核未代表的業務類。這些工作流程的重點在於給” 上級領導“ 審批，所以談不上同事間的自由協同，大多是自下而上的資訊傳遞。最大的缺點是，內建的工作流種類有限，不可更改，只能企業使用者適應軟體，而不能軟體適合企業。到底誰是主人，誰是工具，傻傻分不清。隨著時代的變遷，使用者需求的提高，這樣的的審批流程已經被逐漸否定。

【中端工作流】

自由可定製的工作流在近幾年風生水起，受到新一代免費OA 廠商的普遍重視，將其視為免費OA 的核心競爭力，就連有些老一代的OA 辦公系統也在跟進升級。這一類的工作流詳細說來又細分為三種：

1. 表格式工作流
採用表格的方式設定工作流，設定麻煩、不直觀，特別對於一些複雜流程根本運轉不下去，這種型別的工作流不能透過圖形化的方式展現，無法快速直觀、正確的設定流程。

2. 半圖形化工作流
仍然是透過填寫表格的方式設定工作流，只不過最終由系統產生相應的圖形，將“ 設計結果” 圖形化，設計過程仍然複雜，不直觀，無法駕馭複雜流程。

3. 偽圖形化工作流
比之前的半圖形化又進步了一些，步驟設定可實現圖形化的方式，但是步驟之間的流轉都還是需要採用表格的方式來進行。也就是說把每個步驟當做節點來講，每個節點的資訊都需要在彈出的表格選單中填寫。在直觀上有進步，但是對於複雜點的流程，使用者依然容易暈頭轉向。

                                               

如圖，凡是這樣有序列號標註的就是偽圖形化工作流程圖，步驟之間的流轉透過填寫表格的方式來定義，且連線無法顯示一些友好性的引導語，對於使用者來說這樣的呈現方式還是很抽象的，碰到複雜的流程，設計起來費勁，看起來也不容易。

【高階工作流】

真正圖形化工作流才是王道。為什麼這麼說？首先，內嵌的工作流設計器和設計結果在同一頁面展示，不用跳出新的視窗，所見即所得；其次，完全沒有表格什麼事兒，滑鼠點選一下，就生成一個流轉的步驟（使用者根據喜好自行調整形狀大小，矩形還是圓形），步驟之間用滑鼠拖拽一下，即可連線，實現步驟之間的流轉，包括回退、直流、分流、匯流、知會等，錯了就檫了重來，所見即所得，就跟畫畫一樣簡單。連線上還可以自定義引導性的話語，比如：退回申請人、超過300 元遞交部門領導審批、500 元以下直接財務稽核等等，這些友好的提示照顧到了使用者的體驗，操作更為傻瓜。再複雜的流程，用圖形化的方式也可以輕鬆搞定，在技術上沒有任何難度和門檻，設計人員可以專注地聚焦如何梳理流程、規範流程。

下面為點晴OA （免費OA 辦公系統）中工作流流程設計介面，完全無需進行明細設定，就可以按照畫圖結果自動生成相應的流程，整個流程設計介面和操作都十分簡潔，設計完畢後，點選流程有效性檢測按鈕，就可以立即知道流程中是否存在邏輯錯誤：

點晴OA 是完全免費的，不限使用時間，不限使用者數，不限功能模組，還提供免費通用服務和系統升級。

對於現代人來說，各種能存活下來的技術都做到了“ 以人為本” 。作為工具，更應該傻瓜，且越傻瓜越好，讓工具去適應人，而不是人來適應工具。對於免費OA 辦公系統更是如此，一個企業那麼多使用者，素質和計算機水平參差不齊，如何成功推動企業內資訊化，選擇傻瓜易操作的軟體是成功的第一步。而在易用的基礎上，如果軟體還能靈活、簡約、適合不同的個性化設計，才能顯示出強大的內涵，吸引使用者長期使用。