關於免費OA工作流實施應用過程中設計規範的建議

集團應用點晴 OA 這款免費 OA 系統的工作流已經有幾年的時間了，從很早的請假調休這些簡單常用的工作流開始應用，到現在涉及十多個部門的工程專案合同工作流，我們一步一步的把工作流應用滲透到了很多部門及工作中，確實提高了不少效率，減少了中間溝通的時間成本，也減少了扯皮等問題的發生。

工作流應用的多了以後，管理起來問題也比較多，如何能夠更有效率的進行管理，我這裡根據我們日常的工作總結了幾點經驗，僅供參考。

1 、流程分類

對所有流程按照流程性質或部門進行分類，就像我們管理電腦中的檔案一樣，分成資料夾後找起來就方便多了。

2 、表單分類

同上，可以對錶單進行分類，建立兩級目錄。

3 、流程及表單命名

流程及表單的命名要直接能夠體現出流程的用途，一般直接關聯到表單，使用原有工作名稱即可；如果涉及到多子公司獨立設計的情況，需要增加子公司的簡稱到流程名前面。表單名建議與流程名字對應，比如流程叫 “ABCD 流程 ” ，那麼表單就叫 “ABCD 表單 ” ，並且與流程目錄對應存到表單目錄下。

4 、表單設計

表單儘量不用 word 另存的方式匯入，因為 word 會生成很多垃圾程式碼。控制元件的名稱進行與描述文字一致，同樣不用寫具體人，這個你用手機訪問的時候就知道了。表單設計需要很多 HTML 的知識，多學點對這個工作流設計工作有很大好處。

5 、文號規範

文號這個就是具體的流程生成時的名字，這個優選也規範一下，一般設定成不能修改，可以增加字首即可。文號可以使用流程名加日期的格式，可以使用表示式來自動生成，比如 “CGD+ 年月 +3 位流水 ” ，具體表示式規則請參看工作流對應的提示。

這樣起名的好處就是以後查詢起來方便，可以直接使用名稱來進行查詢。

6 、步驟命名

現在具體到設計流程步驟了，每一步要明確出當前是誰在辦理，做的什麼動作，如果一個人在流程中有多個步驟，更是需要區分出來直接的差別，可以使用增加序號的方式加以區分。步驟命名這裡說了要顯示誰在辦理，但是不要將這裡的人具體化，也就是不要寫成 “ 張三審批 ” 這個樣子，因為這個步驟可能明天就不是張三來審批，而換了李四，這樣每次都需要跟著修改工作量會很大，這裡可以使用職務名稱來寫，比如寫 “ 財務部經理審批 ” ，這樣李四來接替他也沒有問題。

7 、許可權範圍

許可權這塊也是調整比較頻繁的工作，這裡的建議就是能設定崗位的就設定崗位，儘量不要具體到人，跟第 6 點提的類似，為了避免人員的變動跟著變動。

8 、預設人

設定步驟的預設人這是一個小事，但是這樣的小事做好了才能體現工作的細緻。比如說總經理批完了他的工作後，往下轉交時，主辦人沒有給他預設設定或者設定的不合理，他會覺得這個流程有問題，就是這個工作沒有做好，所有這個小細節一定要做好並且檢查好。

9 、條件

需要分條件設定時，條件儘量不要太複雜，因為在這裡設定條件太多的時候，是很容易混亂的。實在不行就單獨做個工作流也比設定這個條件要簡單。再有就是這裡的條件如果有刪除的，它的序號是按從上往下排的，設定的條件表示式跟著也要變。

多個條件公用的接收流程必要時單獨再複製一個，不要混在一起用了，單獨加一個步驟會更簡單。

10 、圖形流程

工作流優選都是視覺化顯示的，點晴 OA 中這一點非常棒，看著直觀方便。優選也是按照邏輯順序把相關的步驟有條理的進行整理，而不是簡單的堆到一起，是沒有幾個人看這個，但是管理起來自己還是方便些。

再有就是每次做工作流之前優選能夠形成流程圖，這個可以要求需求部門來做，並且這個流程是需要相關部門確認過的。在點晴 免費 OA 裡設計完的流程如涉及到較大的修改，優選將流程和表單匯出進行備份，我們一般把這些文件都存到點晴 免費 OA 中的單位共享文件相應目錄裡，如果需要找的話也方便。

沒有完美的系統，只有適合的系統。點晴 OA 是從 2003 年就開始開發的，是我司高管在國內多家大型製造企業擔任多年高管的工作經歷及管理經驗的昇華結晶。經過多年的不斷開發完善、以及後續眾多企業使用者的不斷反饋，點晴 OA 是目前眾多免費 OA 中尤為成熟和穩定的，而且是沒有使用時間、功能、註冊人數及併發使用者數等任何限制，點晴 OA 中的所有功能（ Email 、工作流、人力資源管理、財務管理、客戶管理、車輛管理等）都是免費的。