最佳實踐採購團隊的8個要點

“最佳實踐”這個詞可能被過度使用，但仍然受到相關人士的追捧。以下這份清單結合了頂級行業大師的建議：

1、應用跨職能知識

科爾尼管理諮詢公司（AT Kearney）在《如何成為採購冠軍》的報告中建議，採購負責人需要具備採購、研發、生產和財務方面的專業知識。

原因顯而易見——降低成本並不總是為了降低價格。如果你為同一專案投標的時間足夠長，你最終會達到一個價格平臺，如果沒有一些聰明的想法，就很難降低價格。這就是生產過程的知識，最新的技術創新和從其他行業學習發揮作用的地方。

2、優化供應鏈溝通

無論是在業務內部還是供應鏈外部，採購部門應與物流、供應鏈經理、合同經理和其他員工緊密合作，旨在確保開放、及時的溝通。

由於缺乏溝通，企業無法履行一份經過良好談判的合同的承諾。

在折扣交易中經常出現這種情況。採購談判的條款很好，但在採購更多存貨時，如果系統和流程不能提供這些條款的充分可見性，就可能會錯過退稅門檻。最終的結果是專案成本高於預期。

答案是確保各方都瞭解所有協議的機制，以便充分發揮其潛力。

3、與戰略供應商結盟

這不僅僅是供應商關係管理。

一流的採購團隊努力成為供應商用他們最好的想法來尋求的客戶。

他們對供應商和供應商所在行業有內幕訊息，因此他們提前瞭解即將上市的新產品。

這些結盟，加上上面第1點和第2點，使得擁有一流採購團隊的企業領先於競爭對手。他們已經準備好利用新的創意，而他們的競爭對手正在尋找最好的前進道路。

4、與其他部門合作

最佳採購團隊與其他部門的同事一起制定戰略性採購決策。

負責購買工作服的人會詢問員工的意見。

食品生產原料的採購人員與貨物、物流、運營、生產、食品技術人員和其他人員合作，確定原料的標準和數量，以及包裝、運輸和儲存方式——所有這些都影響成本。

5、關注總擁有成本，而不僅僅是價格

供應商提供的一種原料的價格可能是你能得到的最低價格，但如果它比更“昂貴”的替代品需要更多的人工處理或儲存，它可能不是你所需要的低成本解決方案。

一流的採購團隊真正關注的是總擁有成本——考慮儲存、處理和其他成本。他們與其他部門的同事一起工作，真正瞭解引數，並考慮庫存和其他成本，如何獲得經濟訂單數量EOQ。

6、利用技術

採購需要可靠的資訊來作為決定和開始供應商談判的基礎——關於供應商績效、產品使用、預測需求、浪費百分比、生產問題、銷售等等的資訊。

同樣，當生產、銷售和物流部門的同事向供應商下訂單時，他們需要檢視合同資訊，計算最佳訂單數量，獲得最佳折扣和回扣。

當然，技術對那些需要出去投標的人也有幫助——在供應商和採購團隊之間設定一個電子屏障，直到合適的時間，這有助於提高投標過程的效率。

這裡沒有單一的解決方案，但一流的採購團隊經常用應用程式和分析工具來補充他們的核心ERP系統，以滿足他們的需求。

7、定期協商

最佳採購實踐不會“失之交臂”。這些採購領導人不斷監控合同的履行情況和周圍世界的變化，進而發現重新談判的機會。出現以下情況，應審查和重新談判合同：

-潛在的替代品變得可用
-需求超出/低於最初的預測
-出現生產或物流問題
-競爭對手推出新的設計
-你所在行業的創新
-供應商行業的創新

根據一項研究，一流的公司每年續簽56%的合同，而其他公司通常只續簽一半。

8、最小化風險

根據業務的不同，利潤率和風險是CEO最關注的兩個問題。傳統上，買家非常關注壓低成本以提高利潤率，但越來越多的企業被迫考慮每個決定所涉及的風險。

關於合規、賄賂、可追溯性、健康與安全以及奴役的立法;綠色問題和社會責任都是影響董事會及其下屬的因素。

供應鏈風險、交付可靠性和物流問題都會給企業帶來一定程度的風險。

採購團隊必須掌握所有這些要素的知識，並對其進行管理，以減少業務風險。

上述所有方式執行的最佳實踐採購，都可以通過8MSaaS SRM實現。提高透明度和優化運營對此至關重要，是將採購工作流程數字化和自動化的明智之舉。8MSaaS SRM等一站式 採購管理軟體 可以嚴密跟蹤和管理整個採購流程，使其簡化和高效。藉助該軟體，組織能夠縮短採購週期、加快採購審批、減少開支、利用採購分析資料做出明智的決策，並始終保持政策合規性等。