對ERP系統進行資料安檢的必要性

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相信大家都有乘飛機的經歷，在上飛機之前都需要過安檢，哪些東西是能帶的，哪些東西是不能帶的，還有一些東西是限量攜帶的，都得整明白。當然，最重要的一點是需要核實你本身與證件是否匹配，甚至會查詢過往有沒有相應的不良記錄，如欠債被限制消費的，有過歷史犯罪記錄的，在逃被通緝的等等。

乘客上飛機要安檢，那同樣的也可以思考一下：ERP系統中的資料是否要做一些安檢呢？最近一段時間與某位國企業的CIO交流，該公司正面臨著國家審計部門的審計，在審計過程中要求提供ERP系統的完整資料，並且基於資料與公司的運營報表進行核對，結果就被整理出了許多問題需要解釋，結果把這位老兄整的焦頭爛額。這些都是啥問題呢？比如說某個產品的價格資料為空，某筆交易的總額為空，或者是同一個產品的前後交易差額巨大等等。這些問題歸根結底是ERP系統的資料質量問題，也是與前期應用系統的時候，是否對於系統中的資料做了嚴格限定的。問題現在是出來了，審計那邊還得這位老兄再耗費更多的精力去解釋說明了，不過我們在這裡倒是需要思考：我們是否有必要對ERP系統進行“資料安檢”？

從企業的長遠發展角度來看，只要企業想“陽光運營”，為未來上市做籌劃；或者本身已經是上市公司的話，那是非常有必要做ERP系統的“資料安檢”工作的，那這個“資料安檢”應該怎麼做呢。

1、 制定ERP系統的資料標準：資料要求應該是怎麼樣的，哪些是關鍵資料為必填項，填寫的規範要求是什麼樣的？應該多長時間填寫一次？應該由誰來填？填寫的時候會有哪幾個場景。這一切都需要明確，由於ERP系統中涉及到的資料千千萬萬，不可能把所有資料都列進來，因此在這裡需要列舉的一定是涉及到企業運營核心的幾個資料，而這幾個資料的輸出都應該是直接和企業的運營管理指標直接相關的，只有這樣才能確保效果。

2、 制定ERP系統的資料驗證策略：如何驗證資料是正確的呢？在這裡一定需要有一個校驗機制，如：總額校驗、分項資料校驗、相關資料校驗、人工校驗等多種方式，只有確定了資料驗證策略，才可以考慮把這些驗證策略做成資料驗證工具，通過系統進行自動化檢驗，大大提高資料校驗的效率。

3、 制定ERP系統的資料安檢機制：需要確定資料安檢的週期，是一週檢查一次，還是一個月查一次，或者是季度、半年？哪些資料是需要一個月查一次的，哪些資料是季度或一年才查一次的，隨著業務型別的不同，資料的安檢週期也應該是不同的。還有資料安檢是由企業自行來完成，還是作為軟體服務商的增值服務來完成，還和企業的預算、人員編制、服務商能力、雙方的合作深度有著直接關係。

4、 制定資料安檢之後的改進措施：資料有問題了怎麼辦？整改呀。怎麼改？是軟體問題，還是操作問題，或者是業務規則與流程的問題。都需要對問題進行仔細分析，並將問題落實到責任人頭上，推動改進。只有這樣才能夠把系統越用越順暢，而系統中的資料也能夠越來越準確，越來越及時。

ERP系統看似很美很炫，用個儀表盤可以看到企業運營的全景圖，但別忘記了，這個美好藍圖是建立在及時準確的資料基礎上的，千萬要把這個基礎工作做紮實了。