成功的專業服務經理知道，您將任務分配給誰與任務本身一樣重要。您希望將正確的團隊與正確的優先順序配對，幸運的是，任務管理軟體可以輕鬆完成。即使您同時處理多個活動專案，弄清您的工作負載分佈並尋找新方法以高水平提高效率也是可以實現的目標。以下是您需要了解的有關如何使用任務管理軟體改進協作策略的所有資訊。

什麼是任務管理？

是的，任務管理就是管理任務。從建立到分配，將您的專案待辦事項列表放在一起並在給定的時間線下確定專案的優先順序似乎非常簡單。
但除了其簡單的定義之外，任務管理還有一個更復雜的好處層，任何行業的PS經理都可以利用這些好處以幾種關鍵方式建立更健康的團隊。稍後我們將探索更多這些內容。但首先...

如何有效地管理任務？

工具和技術的正確組合可以大有幫助。以下是要點：

1.培養這3個關鍵技能

要在專業服務管理和任務委派方面表現出色，您必須培養以下技能：靈活性（當您對所有專案和資源的概覽觸手可及時，這會容易得多）、耐心（當事情順利進行時）錯誤）和溝通（再次，當您使用正確的工具時，這會更容易）。而且，如果你很好奇，這裡有一個很好的習慣清單，你也可以改掉。

2.建立你的流程

例如，這項任務的剖析清楚地定義了一個可以應用於任何專案的系統，無論它服務於哪個行業或目標。使用連結中的示例或製作您自己的可重複任務流程版本。

3.任務管理軟體

像Zoho Projects這樣的複雜工具易於使用，可以幫助您實現管理和工作流程目標。如果專案經理的目標是改善團隊內的協作專案管理，那麼強大的任務管理軟體是他們可以使用的最重要的工具。

使用任務管理軟體的主要好處是什麼？

您可能會發現很多這些好處支援您今年最緊迫的目標。
提高效率。一旦您的團隊不再需要整理舊電子郵件和通訊來完成他們的待辦事項列表，他們將有更多時間專注於高投資回報率的工作。
有效的工作負載分配。專案管理軟體可以幫助您發現誰的盤子太多，誰的盤子不夠。隨著專案的潮起潮落或變化的出現，您將能夠即時重組或分配任務。
盈利能力提高。您管理的工作越好，您節省的時間就越多。在不影響質量的情況下，將額外的時間花在更多的工作上。
增強的透明度。任務管理工具和方法透過實際漏洞幫助建立更強大的團隊。開放的交流平臺也鼓勵人們更加開放。因此，提出問題、提供反饋和提供現實更新變得更加容易。這不僅消除了冗餘，而且還保持了對集體的關注，這對於希望提高生產力的團隊來說是必要的思維轉變。
促進創造力。當溝通集中時，您的團隊可以一起集思廣益，就好像他們都在同一個地方一樣，無論他們實際位於何處。
鼓勵合作。任務管理軟體讓每個人都有發言權。當團隊成員有新想法時，您的同事可以在以後分享、儲存和參考這些想法。而且更容易平衡每個人的貢獻，因為您可以在同一頁面上看到每個人的意見。

充分利用團隊任務管理軟體的4種關鍵方法

什麼是最好的任務管理軟體？除了易於使用之外，領先的任務管理軟體還將提供以下所有功能。

1.在一箇中央儀表板中管理您的工作

儀表板可讓您在一個地方鳥瞰所有活動專案。利用任何顏色編碼或可自定義的小部件來幫助區分任務、團隊和階段。

2.團隊成員之間共享工作

例如，Zoho Projects使與個人共享特定任務或檔案變得容易——您只需提及（使用@他們的名字），他們就會自動收到通知。因此，即使您的所有資訊都儲存在一個地方，您仍然可以維護隱私並確保只有相關人員可以訪問。

3.使用協作編輯

縮短的審查週期、快速的請求響應和更流暢的審批流程只是其中的一部分好處。將您的主要利益相關者新增到重要文件中，以便他們隨時瞭解正在發生的事情。

4.讓一切和每個人保持同步

只要您實際使用，任務管理軟體就可以為您做到這一點。在您第一次開始時新增所有相關的團隊、材料和時間表。初始設定後，提醒、警報和進度報告等內容會自動進行。