如何做好任務管理？軟體+方法+具體實操介紹

派發任務總是被延期，團隊成員卻還吐槽工作太多；

交代給協作成員的任務，遲遲得不到反饋，影響工作成果；

實時獲取任務的當前狀態與資料存在一定困難，任務進度難把控；

......

 

相信不少管理者都被這些低效的團隊協作困擾過。

如果存在這些問題，說明你的團隊需要做工作任務管理了。

“任務管理是企業的一個重要環節，一個任務計劃好了，但是在執行過程中沒有管理好，基本算是功虧一簣！”

今天我們就來聊聊，什麼才是正確的任務管理姿勢。

 

1、任務管理的四套方法論

 

我們都期待能做好任務管理，前提要了解清楚什麼是任務管理。

 

任務管理的定義是，將所有我們要做的事情，看作是一個個的任務，對任務進行記錄、整理並去完成任務的過程就是任務管理。

 

而做好任務管理，通常來說有四套常用的方法論，分別是：

 

1、GTD

GTD的英文全稱是Getting Things Done ，即“把事情做成”。它是做任務管理的一套方法論。GTD總共有5個步驟：收集、釐清、整理、執行、回顧。

 

2、單核工作法

是以注意力為核心的管理方法，透過一次專注於一項工作，集中注意力，提高工作效率。

 

3、兩列清單法

巴菲特的「兩列清單法」，寫下前25個目標，圈出最重要的前5項放在一列清單（to do list），後20個目標分在一列「儘可能避免去做」的清單（Avoid at all cost list）。

 

PS：兩列清單法 要求在完成前5專案標之前，不在後20專案標上花一秒鐘時間。

 

4、四象限法則

即把你要做的事分為「重要並緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要而且不緊急」。

 

總結一下：

 

因為團隊中除了日常工作事務，不免會有突發任務、臨時性重要任務以及複雜專案。

 

顯然， 單核工作法 一次只能專注一項工作，靈活性沒那麼高，不太適用於多工並行的職場。

 

只有整合使用 兩列清單法 的集中處理主要矛盾原理、 四象限法則 的優先順序原理、以及 GTD 的“把事情做成”原理，才能讓我們更輕鬆應對多項繁雜事務、管理工作流程的同時，並且能夠專注於處理單個重點工作專案。

 

2、為什麼你做不好團隊任務管理？

 

很多人會說，為什麼我按照理論來做團隊任務管理，但還是沒能提升團隊整體效率呢？

 

出現這種現象，你的團隊可能 用錯了 團隊任務管理工具：

 

1、手寫錄入事倍功半，少了提醒功能易delay

 

《Get Things Done》這本書介紹做任務管理就是用的紙和筆，但究其原因是那個時代的電子產品還沒那麼先進。

 

現在用紙筆做團隊任務管理，明顯不可行。

 

一方面團隊任務太多，手寫輸入未免太費時間，且沒有提醒功能容易遺忘；

 

另一方面處理複雜專案，還得先手畫個思維導圖分解成簡單事項，接著在一旁寫上協作人名字…

 

團隊效率低下不說，隨著工作任務的增加和加重，只會徒增無謂的焦慮感。

 

2、 專案/任務 進度 不互通，反覆跟進溝通效率低

 

我們都知道，有些事項需要上級成員完成了，負責下級任務的成員才能接著執行。

 

比如，要在多個媒體渠道宣發多篇產品文稿，需要A成員撰寫完主稿，B成員才能就主稿進行拆稿，緊接著C成員就B成員提供的拆稿，在多個平臺釋出。

 

一般的協作軟體，並不支援A完成事項後，就通知B開始執行事項，導致B要得知A成員的進度，只能花費更長的時間和更多的精力去口頭反覆詢問。

 

一旦忘記了追問進度，還可能導致自己的任務往後推遲，從而導致整個團隊專案進度被迫延期，相信這也是困擾許多管理者的頭痛問題。

 

3、如何有效進行團隊任務管理？

 

說了這麼多，到底該怎麼做團隊任務管理？

 

GTD、四象限法則、兩列清單法三套方法論，結合飛項事項協作工具，讓你的效率翻十倍！

 

作為飛項的忠實使用者，初次使用它，就被它的顏值和易用性吸引。

 

飛項 UI設計出眾，互動方式自然流暢，尤為美觀。

飛項 簡潔乾淨不厚重，功能剋制而不繁雜。

 

言歸正傳，在團隊日常工作中，需要處理的任務可以這樣管理：

 

• 2分鐘內能處理完的事情，比如預約客戶來訪，審批下屬的年休假，直接在飛項上建立、執行即可。

 

• 需要一定的思考、協作、組織統籌的複雜事項，則需要將任務管理方法論結合飛項來處理。

 

以需要團隊成員協助處理的【員工生日會】為例。

 

（1）事項思考過程=GTD整理、兩列清單法、四象限法則

 

籌辦一場員工生日會，前提得清楚需要達到什麼樣的效果？整個事項可以拆解成哪些子任務？

 

接著，可以使用兩列清單法原理思考哪些事項必須由自己完成、哪些需要派發給團隊成員負責；最後，再利用四象限法則區分每個拆解事項的優先順序。

 

通常，我會用思維導圖整理清楚整個事項的思路，如下圖所示：

 

（2）建立一個複雜事項=GTD組織1.0

 

整理完思路後，將上訴大綱按照1-3級拆分成事項，複雜事項建議在飛項的PC端建立，螢幕夠大、方便操作。

 

 

（3）多人分發=GTD組織2.0

 

複雜事項拆解完，下一步就是合理分配、落實到人。

 

我會把相關任務的具體指標、標準要求在分派事項的背景資訊裡交待清楚，使得任務更加清晰，然後在邀請協作人裡透過微信好友、飛項協作人等為他人派發事項。

 

所派發的事項，會以卡片的形式傳送到執行者的微信聊天視窗，即時實現事項的同步協作。

 

待協作被接受之後，事項就會自動進入對方的日程之中，每天透過日報提醒其該事項的進展和辦理。

 

 

透過拆解複雜事項，飛項還提供了一個人性化的功能-“事項脈絡”， 事項相關人 可以清晰的看到整個事項的進度計劃，先後的主次、誰在負責什麼都一目瞭然。

 

 

（4）事項執行=GTD執行

 

①專屬事項空間，減少資訊干擾

 

每個事項協作都有一個單獨的IM，不被其他事項資訊干擾，就事論事體現的淋漓盡致。

 

 

②重點、檔案自動提煉，拒絕聊天瀑布“爬樓”

 

溝透過程中，我們可以對溝通內容的文字、檔案等標記重點，且飛項對“重點”、“檔案”會自動提煉，再也不用“爬樓”找乾貨，即便是新邀小夥伴也能快速瞭解事項的重點內容，省時又高效。

 

 

③事項小工具，讓工作效率翻倍

 

協作過程中，為了推動事項的進展，難免需要開個會議討論，而會議結束後，也會產生相應的待辦事項，以及釋出即時公告等等。

 

所以，飛項除了有事項協作和日程管理外，還支援在對應的事項中發起會議預約、時間徵集、待辦建立和釋出公告等促進協作行為的小工具。

 

 

 

（5）事項回顧=GTD回顧

 

回顧階段非常重要，我們需要每天檢視哪些任務完成了？哪些任務因為什麼原因延遲了？每項任務的進展如何......

 

透過定期回顧，可以最佳化我們的任務管理系統，進而提升工作效率。

 

①日程、早報，回顧事項超輕鬆

 

在飛項上，透過日程看板，以及每天早上9點準時推送的早報，就可以看到每項任務的完成情況。

 

②筆記、檔案管理，讓知識沉澱

 

在飛項上，你可以隨時記錄下對事項的思考，關聯到相應的事項，當需要時可以在事項筆記及時提取。

 

當事項結束後，也可以將自己總結的方法論記錄在飛項筆記，並且關聯到該事項，方便日後回顧和複用。

 

在事項中上傳過的檔案，都自動儲存到相對應的事項檔案庫，同時還會同步儲存到飛項文件中，確保每一個知識的沉澱，為我們往後的工作所用。

 

小結

 

目前團隊任務管理軟體非常多，與其一味在追求功能強大的軟體，不如選擇一款適合團隊，並且能夠提高團隊協作效益的軟體。

 

如果你的團隊也存在以下痛點：

 

1、管理者需要派發任務 給成員 ；

 

2、其次需要及時收到協作成員的反饋；

 

3、並且要能夠掌控派發任務的進度。

 

飛項事項協作工具，無疑可以完美滿足這些需求。

 

如果你也喜歡飛項這款軟體，不妨到飛項官網或搜[飛項]小程式體驗一下。