在企業的日常管理中，檔案管理的重要性不容忽視，隨著科技的發展，越來越多的企業將目光投向了企業檔案管理工具，那麼該如何選擇企業檔案管理工具呢？首先我們來看看在檔案管理過程中可能存在什麼樣的問題，先明晰自己的需求，再進行工具的選擇。

企業檔案管理中可能存在的問題

1.檔案分散

通常，企業的各個檔案都沒有統一的儲存和管理，而是四處分散在各個部門與專案組中，儲存在員工的個人裝置中。這樣就會導致在使用時，無法快速找到檔案，甚至檔案會有丟失的風險。這不僅極大地影響了工作效率，而且當發生人員流動時，各種檔案的交接也是個頭疼的問題，不利於企業檔案知識的沉澱。

2.內部檔案管理不清晰

部分企業檔案蘊含著企業的業務機密。然而不清晰的管理方式無疑增大了檔案洩露的風險，惡意刪除洩露企業檔案的新聞比比皆是。傳統檔案管理方法無法應對企業對於檔案控制的需求。

3.檔案協作效率差

沒有高效的檔案協同方式，就意味著團隊的協同力無法最大化的發揮著出來。檔案來回傳輸，版本的更改導致團隊內部檔案版本不統一，需要共同處理檔案時只能依賴輪流傳輸編輯的方式，在這個過程中，不僅增加了檔案協作的時間，而且會導致工作失誤的出現。

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