深度分析2種最常用待辦事項清單法+工具實操

建待辦事項清單的方法有很多種，你可能已經熟悉了其中一種，但沒有了如指掌，恐怕也沒有想過哪種方法最適合自己，給大家整理當下職場最常用的兩個待辦清單事項方法，只需看這兩個就夠你用幾年了。

一、四象限法

“四象限”法也被稱為“艾森豪威爾盒子”。無論是“四象限”法還是“艾森豪威爾盒子”，它們的原則和本質都是一樣的 。這是一種用於在衝突性的任務間分配時間的工具。四象限矩陣由四個象限組成，如下所示：

任務根據各優先順序被分配到不同象限。以產品經理為例，大部分產品經理的時間都在跟客戶、開發、設計、技術部門的溝通與協調。寫需求文件、畫產品原型和內部小型會、培訓等瑣碎的事佔據時間稍微少。根據四象限可以做一個分類：

• 第一象限的那些任務應立即處理：救火、改BUG、安撫已經發飆和客戶——這些都是馬上要去做的！
• 第二象限中的那些任務則不那麼可怕，但應該安排在不久的將來完成：學習、規劃、交流等；
• 第三象限中的任務可以委派給其他人：我們經常犯錯就是把緊急當成優先，而不是把重要當成優先，所以很多時候經常本末倒置，比如臨時接到一項活動。這類事情看似緊急，但是拖一拖甚至缺席也無關大雅。
• 第四象限中的任務可以適度放棄：消遣、購物、旅遊——這類事情可以有時間有閒工夫再說吧。

利用飛項的自定義，我們可以將手頭的任務進行優先順序分配，每天將80%的時間和精力優先解決緊急重要的事情。

二、GTD法

戴維·艾倫（David Allen）的GTD是當今最著名的任務管理法之一。

GTD就是Getting Things Done的縮寫，意思是“把需要做的事情處理好”，是一個管理時間的方法。GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事，然後整理安排並使自己一一去執行。GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執行。

1、收集。GTD的核心理念在於清空大腦，然後一步步按照設定的路線去努力執行和收集相關資訊。

平時的工作中，每當上級給我們開會佈置任務時，如果要把未來要做的工作都記錄下來，一般我會透過【飛項小姐姐】來快捷建立事項，每佈置一項任務，我就建立一項，我只要在手機端輸入時間以及要完成的工作就好， 飛項小姐姐可以進行智慧時間識別並快速建立文字，用起來很方便又很高效。

除了飛項小姐姐，飛項的公眾號也支援快速幫我們建立事項，這樣我們就不用一個個去填寫，只需要把要做的事情發到公眾號就行了，灰常方便有木有。

2、整理。飛項還會幫你搞定任務區分整理。整理就是對這些事項進行一個分類， 看看哪些事情是馬上可以做的，哪些事情是最近要做的，哪些事情是未來要做的，對這些任務加以區分。這跟第一個清單法很類似。

一般用飛項記錄完任務之後我就會對這些工作任務加以區分， 如果是馬上就可以完成的，比如回覆別人的微信， 我就馬上處理掉，不會一直把這些事情拖到後面。

然後我會優先挑出最近要完成的任務，在飛項APP裡面給這些事項新增上【最近】的標籤，打上標籤的任務可以在【事項】板塊裡面的【全量】檢視檢視，這樣就可以很容易地分辨出最近要完成的任務了。

3、組織。飛項支援任務拆分。組織就是 把能做的事情做出專案計劃，組織行動方案。在這一步中我們可以 把最近要做的任務拆分成一個個可以實行的小任務。

這個時候，飛項就派上用場了。可以用【新增子事項】功能，把那些複雜的任務拆分成多個小任務，如果需要同事配合完成的任務，可以透過新增【協作人】的方式把任務派發給同事，這樣可以節約溝通所需要的時間，也能更好地記錄哪些人和我一起負責了同一項工作。

最後，再透過【脈絡圖】檢視整個事項的安排，有遺漏的直接在脈絡圖上建立，就 像思維導圖一樣便捷。

4、執行。拆分好工作任務以後，我會給每個工作任務新增一下【提醒】，以防自己會忘記一些事情，可以自定義提醒時間，我通常會把提醒時間設定在任務開始之前的前一天下午五點。

所謂執行，就是行動起來， 把已經做好計劃的工作具體實施出來。

在工作的具體執行階段，我經常會用到【討論】功能，工作中遇到了什麼問題，或者有什麼事情需要和其他同事溝通，我都會直接在【討論區】進行溝通，這樣溝通起來很方便，可以節省溝通成本，提高工作的效率。

有時遇到複雜的事情需要較長時間討論，我會直接在【討論】區預約會議來進行討論，預約好的會議可以直接在【小任務】裡檢視。

當每一個任務執行完之後，我會用飛項的【事項總結】功能對工作進行一次覆盤，分析一下工作哪裡完成的好，哪裡完成的不好， 這樣以後可以隨時查閱對於每一次工作的覆盤總結，以便對以後的工作有一個指導。

（5）回顧：飛項幫你搞定任務提醒。

回顧要 貫穿整個工作過程的始終，在回顧階段， 我們需要定期的去回顧一下這些工作的進度，以便這些工作可以順利的進展下去。

這時我會用到飛項裡面的早計劃晚總結功能，在【飛項小姐姐】裡可以看到晚總結的報表，在裡面可以看到今天新增了幾項任務，今天完成了幾件事，有幾件任務是延期的。

上面的資料可以幫助我回顧一天的工作情況，方便我瞭解自己最新的工作進展，以隨時對自己的工作做出適當的調整，讓工作儘可能的按照預想的方向發展。

以上就是關於我在工作中如何合理利用時間，做好各項事項待辦的一些小技巧。俗話說的好，工欲善其事，必先利其器， 我們在工作當中要想做好各項任務的待辦和時間管理，一定要學會運用工具。

飛項就是一款很合適的工具，它能夠幫我們記錄要做的工作，以免我們忘記一些事情，也 能節省很多時間成本，幫助我們提高工作的效率，解決了我們因不能按時完成任務而加班的困擾。