大多數IT專業人士都知道，自己隨時都可能被要求管理一個專案。如果你本身並不是專門的管理人員，那麼很可能會遇到很多問題。下面我們就將一些常見的問題及其答案介紹給大家，希望能夠對大家有所幫助。

1、什麼是ROI?

所謂ROI指的是投資回報。商業管理人士希望能夠透過一種定量的判斷標準來了解在進行了一定的資源投入之後能夠從專案上得到的收益如何。有的時候，IT專案給公司帶來的收益體現在公司的財政狀況上，也有的時候，這種收益體現在財政狀況之外的其他方面，還有的時候是兩個方面兼而有之。通常，對專案進行投資回報分析有三個原因：一是證明現有專案的價值，二是證明對專案進行先期投資的合理性，三是使下一步的具體行動更具說服力。

2、如何計算專案的投資回報？

在大多數財政性投資回報的計算當中，瞭解下面這些資訊都是必需的：
專案成本：維護與運營成本（包括專案分析期內的每一年）
財政收益（如果有的話。包括專案分析期內的每一年）
每年的現金流動（從每年的財政收入中減去成本支出）
在進行非財政性投資回報計算時，根據計算方法的不同，需要的一些數字。一般來說，包括成本投入和能夠表明業務進展的非財務方面的資料。（如時間、數量或質量等）在大多數情況下，你可能要計算財務上的投資回報資料。
應用商業投資回報計算器或是其他的同類工具，任何人都能夠簡單快速的完成對投資回報的計算。

3、什麼是成本效益分析？

在任何的商業-IT決策當中，決策者都會面臨多種選擇。你可以選擇“A”方案，也可以選擇“B”方案，還可以哪個方案都不選。最後只有一個方案是“最佳”的。成本效益分析（CBA）會對各種可供選擇的方案（技術、專案等）進行比較，透過比較讓決策者瞭解哪種方案是最佳的。好的成本收益分析可以幫助決策者計算出能表明專案影響力的資料。有的時候，成本收益分析是對兩個或更多的可選方案的成本和收益進行系統的評估，讓決策者瞭解哪種方案能夠給公司帶來最大的價值。但同時，成本效益分析又是為了讓大家對專案投資回報的預期更理性。它可能包括用在每個內部員工身上的平均成本、系統預期的使用年限、資本費用和用於僱傭合同工的費用等。

4、商業案例與成本收益分析是否等同？

兩者是相似的，但並不完全等同。兩者都是透過事實來讓決策者做出更為明智的決策。商業案例是一種鼓吹似的文件，它的目的是勸說各個利益相關的群體和部門採取某些具體的行動。與成本收益分析相比，商業案例更全面。比如說，商業案例當中通常都會包括對戰略性結盟的討論，而這通常是成本收益分析所不具備的。成本收益分析僅僅是對一些可行的選擇方案的“中立”評估，它涉及到各種可供選擇的方案的成本、收益、風險、回報等關鍵資料，並且透過比較讓決策者瞭解哪種方案最有利。商業案例當中通常都包括成本收益分析的結果。

5、什麼是專案計劃？

在專案開始之前，專案經理先要制定專案計劃。專案計劃的制定可以幫助專案經理對專案的任務和工期進行預測，還可以幫助專案經理對未來幾個月內的詳細工作進行規劃，合理配置人員和各種資源。設定一系列一致的專案管理規程會對專案管理有所幫助。專案計劃中應當包含的要素有範圍管理、風險、溝通、人員配置等。同樣，制定專案計劃的關鍵是透過對專案的界定來更好的透過管理實現專案預期。例如，如果你對範圍變化請求的批准程式作出了界定並且同大家達成了一致，那麼在專案開始之後對變化進行管理就會簡單得多。

6、專案交付的重要性如何？

專案交付非常重要。因為它可以幫助專案經理獲得股東和專案贊助人的認可，並且可以讓股東和專案贊助人瞭解專案的進展狀況。專案交付是專案進展的切實成果，如專案計劃或專案計劃的某個特定組成部分，比如：狀態報告等。

7、專案影響分析的目的是什麼？

專案完成之後會使公司某些方面的運作產生變化，而專案進行過程當中又必然要求一定的成本投入。對專案進行前後的不同狀況進行比較就是專案影響力分析。這是決定專案是否應當繼續進行下去的一個重要判斷標準。

8、到底什麼是風險管理？

風險管理的目的是確定專案可能出現的問題以及新系統執行起來之後可能出現的問題，確定這些問題一旦出現會造成的影響。風險管理的另外一個組成部分就是對問題出現的可能性進行評估。綜合考慮了所有的因素之後，專案經理就能夠對專案風險做到心中有數了。在專案計劃當中，專案經理應該列出所有出現可能性較高的風險及其可能帶來的消極影響，當然，那些出現可能性一般的風險也不能忽視。要採取切實的行動來消除或減輕列舉出的各種風險。

9、什麼是範圍管理？

對專案範圍進行界定的目的是清楚的描述專案的邏輯範圍並在此問題上徵得大家的一致。對專案範圍的陳述用於界定哪些要素在專案範圍之內，而哪些要素在專案範圍之外。能夠界定的專案範圍所涉及的方面越多，專案進展起來就會越順利。下面這些資訊可能會起到幫助作用：

範圍內和範圍外的任務型別（業務需求、現狀評估）
範圍內和範圍外的生命週期流程（分析、設計、測試）
範圍內和範圍外的資料型別（財務、銷售、員工）
範圍內和範圍外的資料來源或資料庫（賬單、公司總帳，薪水明細）
範圍內和範圍外的部門（人力資源、製造商、供貨商）
範圍內和範圍外的主要功能（決策支援、資料輸入、管理報告）

10、專案範圍蔓延是如何發生的？

很多專案經理都能夠意識到大的範圍變化，但是對小的範圍變化就不那麼細心了。因此在實際工作當中就往往有這樣一種趨勢，很多專案經理沒有經過太多的思考就把新的工作增加到了專案當中。我們所說的專案蔓延就是指一個專案接受了很多小的變化的情況。當這些小的變化都聚合到一起的時候，專案小組才意識到他們承擔了太多的超額任務，已經無法按照原有的時間和預算框架來完成專案了。

11、什麼是專案成功完成的標準？

專案的質量是由客戶而不是專案經理決定的。專案經理可能並不瞭解客戶對專案的預期，這可能會增加專案經理的工作難度。在這個時候判斷專案是否成功完成的標準就派上用場了。有了這個標準，專案小組和客戶之間在專案交付期望上就達成了一致。這個標準應該被包含在專案計劃當中。

12、SLA的作用是什麼？

服務品質協議（Service Level Agreement，SLA）以契約的方式體現了客戶對服務供應商的IT要求。儘管隨著時間的不斷推移，服務品質協議的文字也會有所改動以適應新的IT功能的發展。它最初是用來保證網路服務的頻寬和連通性的。

13、專案資助人和利益關係人之間的區別是什麼？

專案資助人是為專案出資的個人或團體的代表。而利益關係人則是與專案有直接利益關係的個人。如果專案會對某人的工作產生影響，那這個人就是利益關係人。有些利益關係人直接參與到專案當中，也有的利益關係人委託了代表來實現自己的利益。

14、什麼是專案審計？

在專案審計過程當中，專案經理會提出一系列問題，以確保專案按照原有的程式和規程進行。例如下面的這些問題：

關鍵的利益關係人是否參與了專案計劃的制定？
專案資助人和主要利益關係人是否正式批准了專案計劃中對專案的界定
工作計劃是否被用來對小組成員的工作進行管理和監督？
工作計劃是否準確的反映了實際的工作情況？
專案經理是否能夠明確說明專案在某個時間的實際進展狀況以及按照計劃應該達到的狀態？
專案的具體目標是否能夠實現？
專案的成本、工期和質量是否都處在計劃的軌道上？
已經預計到的風險是否得到了控制？是否查明有新的風險存在？
問題是否能夠被及時發現並得到解決？

儘管在大多數公司當中，公司內部的專案管理辦公室（PMO）就可以提供專案審計服務，但是服務供應商也應該單獨提供該服務。實際上，有很多顧問在專案審計方面都有著豐富的專業經驗。有的時候，讓外部機構和專業人士承擔專案審計的職責能夠使專案審計更為正規，也更能夠引起公司高階管理層的重視。

15、如何判斷“從屬”專案任務？

“從屬”專案任務是指那些要依賴於其他任務的完成才能夠完成的專案任務。例如，在為企業內部網際網路做一個視覺效果之前，你需要首先對商業需求進行評估。專案任務的依賴性主要體現為兩種形式：只有在某項任務完成之後，旨在完成該從屬專案任務的工作才能夠開始進行。你的工作直接影響到下一個人的工作，你的工作成果直接為下一個人完成從屬專案任務服務。

16、什麼是專案里程碑（project milestones）？

專案里程碑是指專案進展中最主要的任務。專案里程碑應該被列在專案計劃當中，以便讓股東瞭解在專案進行過程當中的那些時間段會有主要的專案任務完成。

17、哪些階段與專案相對應？

與專案相關的階段包括：

探索階段。在這個階段當中，公司要對是否需要進行某個專案進行判斷。在探索階段，專案經理要領導大家根據公司目前的業務狀況進行專案需求分析，並且瞭解專案需要的資源是否具備。
開始階段。在這個階段當中，專案經理要對專案進行初步的計劃，爭取利益關係人的透過，並且爭取到所需的預算。
設計階段。在這個階段當中，專案經理要對現有的狀況進行分析，決定你要做哪些工作專案，看看需要透過專案的完成實現哪些目標。
在大多數專案當中，利益關係人都會首先對專案需求進行界定，明確說明需要什麼。然後技術小組再界定如何實現這些需求。對專案需求的界定是專案成果能夠滿足公司業務需求的基礎。
構建階段。在這個階段當中，專案經理要明確如何開展專案。
測試階段。在專案啟動之前，這個時候你應該瞭解專案實際帶來的效果。
實施階段。這個階段需要培訓使用新系統的使用者，與利益關係人進行溝通，產品投產。
評估階段。在進入評估階段之前，專案經理並不知道新的系統是否能夠滿足公司的業務需求。而在對專案進行了評估之後，大家才能夠判斷是應該對專案計劃進行修改，還是維持原有計劃不變，又或是擴大乃至取消專案計劃。

18、什麼是過程質量控制？它與過程質量保證有何不同？

儘管過程質量控制和過程質量保證都是專案小組為了保證專案的高質量完成而採取的持續行動，兩者之間還是有區別的。這種區別體現在諸多方面，而最重要的一點就是沒有質量保證的質量控制只能在問題出現之後才發現它，而不能防患於未然。專案小組的每一個成員都必須有質量意識，爭取把專案進行過程當中出現的問題的數量降到最低。專案經理和專案小組成員都必須明白，質量管理的首要目標就是在不出問題的情況下完成專案，第二個目標則是儘可能及早發現問題。[@more@]

專案管理常見問題解答（轉）

相關文章