常見的專案管理問題如何應對?| 得物技術

得物技術發表於2023-03-30

背景

隨著公司業務的快速發展,以及業務線的快速擴張,專案不僅多同時也越來越複雜,且還有較多專案涉及到跨團隊跨域協作。在此大前提下,技術層定期統一組織業務類立項宣講籌備會,以便做好資源衝突的規避,同步資源資訊和專案資訊,確保專案按計劃及時完成交付。

創業公司常遇問題

大部分創業公司在快速成長中都會遇到一些問題,如專案的資源分配、資訊對齊、專案管理 都遇到不同程度的問題。具體痛點可分為:

1)專案涉及跨域,資訊不對齊。對於部分專案涉及跨域,但各域之間的溝通較少,對於專案的資訊,各方都理解不一致,比如優先順序、計劃時間、產品方案、技術方案 等,這些情況都不利專案推進

2)需求還是專案無法確認,以及優先順序問題。因沒有統一的業務立項會與流程,而是各域各自域內確認是專案還需求,但由於各域情況不同,對於專案的認定標準也在較大差異,出現在 A 域 按專案進行,在 B 域按迭代需求走的情況,故而優先順序也較難統一,無法進行專案排期

3)專案資源無法確保,影響專案計劃。因對專案的資訊不對齊,加之優先順序問題,使得專案資源較難確保

4)各塊牽頭人不明確,專案推進困難。由於沒有統一立項與流程,且各域對專案標準不互通,使用專案較難確定如 業務負責對接人,產品負責對接人,技術負責對接人。故在遇到問題時,往往會出現無法牽頭處理,或 到了誰最痛誰為處理的情況

解決思路

為解決以上問題,由技術部統一牽頭定期組織 獨立專案籌備宣講會,並制定宣講會流程,在全域推廣執行。

獨立專案宣講籌備會:由於技術部牽頭,業務/產品 自主填報 待立項資訊,並參加每週兩一次集中的專案立項宣講會。目的是希望透過規範、集中 的對於專案 背景、收益、方案 等相關資訊的介紹,以便來確認是否可以立項透過,並按專案來進行推進。

接下來將具體介紹立項標準、會議流程 相關資訊:

1)立項標準

由於各域情況不同,無法確認一個統一的立項標準,將會由各域 根據各自發展情況與特點確定立項的基線和標準,達到業務迭代和專案之間的平衡。確認後,將在全司各域宣傳,以便各方都對各域立項的標準進行了解。

如 A 域立項標準:

情況一:業務提報的需求或專案,滿足以下任意兩個條件,即可申報獨立專案

  • 新業務模式或新功能
  • 跨業務線數量≥2 條
  • 投入資源預估≥150 人日

情況二:進入交易版本排期的需求,滿足以下任意兩個條件,可轉申請獨立專案

  • 跨版本數量≥3 個
  • 跨業務線數量≥2 條
  • 投入資源預估≥150 人日

“跨業務線”說明

  • 如:A 域、B 域、C 域,即為“跨業務線”
  • A 域 a 線、A 域 b 線、A 域 c 線,即為“同業務線”(A 域業務線)

B 域立項標準:

  • 對方案完整性要求較高(即不適合放在迭代中進行跨版本拆分)
  • 研發工作量預估超過 100 人日,相關方涉及 3 個以上業務域

綜合來看各域立項標準主要圍繞:工作量較大、是否跨外域、是否 0-1 功能、是否明確的高收益四個方面進行設定。

2)確認各對應負責人

針對專案中主要三方負責人(業務方、產品方、技術方)需要在專案發起時逐層進行確認,即發起時,先確認業務方負責人,再由業務負責人聯絡產品側進行產品對接負責的確認。立項透過後,技術承接方需要安排對應的技術負責來推進專案技術側相關事宜。

三方負責人主要工作內容:

業務方負責人 :需要在業務層做好專案資訊對齊,如跨域 ,需要牽頭以專案完整性為目標進行業務層資訊處理與對齊。

產品方負責人: 需要在產品層做好專案的產品方案對齊與輸入,如產品方案有問題,需要主動牽頭來推動與跟進處理,以確認產品方案按時按質交付。

技術方負責人 :需要以專案為維度進行技術側事宜推進與對齊確認,確保專案按計劃要求高質量交付。

總體來看,需要各負責人以專案為維度打破各自邊界,來對專案進行推進並按計劃節奏高質量交付專案。

3)由專案宣講人對前期資訊做對齊

專案宣講人可以是業務或產品或技術。專案宣講人,需要對於立項前資訊進行收集對齊確認。專案資訊如專案背景、目標、MRD 待相關資訊。

4)專案宣講人進 獨立專案籌備宣講表 按表格資訊進行登記

收集好資訊,按獨立專案籌備宣講會 要求進行登記,必填寫項為:專案名稱、專案背景與目標、專案價值、業務域、發起人、宣講人、MRD、產品:

5)組織  獨立專案籌備宣會

  • 會議週期情況,會議每兩週組織一次,需要提前公示在 登記中,並透過郵件群發各方。

  • 會議組織者(PMO)會根據專案週期時間要求及 獨立專案籌備宣講表登記 資訊組織會議
  • 參會人員,CTO、專案宣講人、涉及業務域技術負責人,其他可選人員為發起人、產品、業務
  • 建立立項通知群,即將各宣講人拉群,對專案相關流程與注意事宜進行同步

  • 轉發會議給到宣講人及對應業務域技術負責人
  • 確認立項登記資訊是否齊全或有誤,對於登記資訊進行必填項檢查,並將 MRD 轉發給對應業務域 技術負責人進行確認是否有問題。為提高會議效率 需要根據各 MRD 內容多少,給到預估宣講時長,宣講時長需要控制在 3-5 分鐘
  • 會議進行時,按各專案登記順序,以及預估宣講時長進行逐個宣講

6)同步  獨立專案籌備宣會結果

宣講會完成後,組織者需要登記各專案宣講情況及結果,並透過郵件、飛書群透過各方。

總結

透過規範立項流程與統一安排立項會,有效避免各方因資訊不對齊或最佳化級或無法跟進等相關問題,進一步提升專案交付效率與質量。

透過立項標準建立,讓各域都清楚與明確哪些需要立項,哪些不用立項。

透過立項流程的統一,讓各域更清晰知道如何進行立項,以及立項需要哪些資訊,而不是之前各立項內容都不一致而引起的歧義。

透過各方負責人制度,明確各負責人對應職責,使得專案問題有人推進,過程有人跟蹤。

透過以上方案的落實,可以更好的確保專案高質量及時交付。

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