任務管理真不難！飛項幫你節省30%的工作時間

一、任務管理真不難，一款飛項輕鬆搞定

 

很多人都覺得在工作時要做好各項任務的管理很難，各種雜七雜八的事情堆在一起，時間根本不夠用，但是學了各種任務管理方法之後反而又花費了更多時間、精力， 其實做好任務管理並不難，只需要一個APP就可以輕鬆搞定。

 

我相信大部分上班族應該都遇到過這類的情況，在一天的工作當中要經常處理各種瑣碎的事情，會感覺時間不太夠用，容易把工作做的很亂，而且經常忘記一些事情。

 

其實我以前也遇到類似的情況，當時，為了解決這個問題，我購買了很多本跟任務管理有關的書籍，也在網路上查閱了很多跟任務管理有關的內容，學習了多種任務管理方法，也嘗試過多款任務管理軟體， 最後終於總結出了一個很管用的方法，那就是在GTD工作法的基礎上，應用飛項APP來幫助自己做個人任務管理。

 

 

那麼到底什麼是GTD工作法呢？GTD為Getting  Things  Done的縮寫。GTD 核心理念是要求使用者清空大腦，將任務分解和具體化，然後專注投入，完成任務。

 

GTD 本質上是一種注意力管理方法，由於其提出了一套完整的工作流程，經常被用於進行 日常任務管理 。GTD工作法一共分為 收集、整理、組織、執行、回顧 5個步驟。

 

飛項APP可以很好的應用GTD工作法的理念 ，而且操作簡便，容易上手，下面我就來說一下到底如何結合GTD 工作法來使用飛項APP吧！

 

二、GTD工作法的5個步驟，飛項如何幫到你？

 

（1）收集：飛項幫你搞定任務記錄

 

這一步要把需要處理的事情或任務全部收集起來， 收集的關鍵在於清空大腦，大腦中的東西通過記錄單完成 。這個階段，飛項完全可以搞定。

 

在我平時的工作中，每當老闆給我們開會佈置任務時，我會把未來要做的工作都記錄下來，一般我會通過【飛項小姐姐】來快捷建立事項，老闆佈置一項任務，我就建立一項，我只要在手機端輸入時間以及要完成的工作就好， 飛項小姐姐可以進行智慧時間識別並快速建立文字，用起來很方便又很高效。

 

 

除了飛項小姐姐，飛項的公眾號也支援快速幫我們建立事項，這樣我們就不用一個個去填寫，只需要把要做的事情發到公眾號就行了，灰常方便有木有。

 

 

 

（2）整理：飛項幫你搞定任務區分

 

整理就是對這些事項進行一個分類， 看看哪些事情是馬上可以做的，哪些事情是最近要做的，哪些事情是未來要做的 ，對這些任務加以區分。

 

一般用飛項記錄完任務之後我就會對這些工作任務加以區分， 如果是馬上就可以完成的 ，比如回覆別人的微信， 我就馬上處理掉 ，不會一直把這些事情拖到後面。

 

然後我會優先挑出最近要完成的任務，在飛項APP裡面給這些事項新增上【最近】的標籤，打上標籤的任務可以在【事項】板塊裡面的【全量】檢視檢視，這樣就可以很容易地分辨出最近要完成的任務了。

 

 

 

（3）組織：飛項幫你搞定任務拆分

 

組織就是 把能做的事情做出專案計劃，組織行動方案。 在這一步中我們可以 把最近要做的任務拆分成一個個可以實行的小任務。

 

這個時候，飛項就派上用場了。可以用【新增子事項】功能，把那些複雜的任務拆分成多個小任務，如果需要同事配合完成的任務，可以通過新增【協作人】的方式把任務派發給同事，這樣可以節約溝通所需要的時間，也能更好地記錄哪些人和我一起負責了同一項工作。

 

最後，再通過【脈絡圖】檢視整個事項的安排，有遺漏的直接在脈絡圖上建立，就 像思維導圖一樣便捷。

 

 

 

拆分好工作任務以後，我會給每個工作任務新增一下【提醒】，以防自己會忘記一些事情，可以自定義提醒時間，我通常會把提醒時間設定在任務開始之前的前一天下午五點。

 

 

（4）執行：飛項幫你搞定任務覆盤

 

所謂執行，就是行動起來， 把已經做好計劃的工作具體實施出來。

 

在工作的具體執行階段，我經常會用到【討論】功能，工作中遇到了什麼問題，或者有什麼事情需要和其他同事溝通，我都會直接在【討論區】進行溝通，這樣溝通起來很方便，可以節省溝通成本，提高工作的效率。

 

有時遇到複雜的事情需要較長時間討論，我會直接在【討論】區預約會議來進行討論，預約好的會議可以直接在【小任務】裡檢視。

 

 

當每一個任務執行完之後，我會用飛項的【事項總結】功能對工作進行一次覆盤，分析一下工作哪裡完成的好，哪裡完成的不好， 這樣以後可以隨時查閱對於每一次工作的覆盤總結，以便對以後的工作有一個指導。

 

 

（5）回顧：飛項幫你搞定任務提醒

 

回顧要 貫穿整個工作過程的始終 ，在回顧階段， 我們需要定期的去回顧一下這些工作的進度，以便這些工作可以順利的進展下去。

 

這時我會用到飛項裡面的早計劃晚總結功能，在【飛項小姐姐】裡可以看到晚總結的報表，在裡面可以看到今天新增了幾項任務，今天完成了幾件事，有幾件任務是延期的。

 

上面的資料可以幫助我回顧一天的工作情況，方便我瞭解自己最新的工作進展，以隨時對自己的工作做出適當的調整，讓工作儘可能的按照預想的方向發展。

 

 

三、工欲善其事，必先利其器

 

以上就是關於我在工作中如何合理利用時間，做好各項任務管理的一些小技巧。俗話說的好，工欲善其事，必先利其器， 我們在工作當中要想做好各項任務的管理，一定要學會運用工具為我們的工作助力。

 

飛項就是一款很合適的工具，它能夠幫我們記錄要做的工作，以免我們忘記一些事情，也 能節省很多時間成本，幫助我們提高工作的效率 ，解決了我們因不能按時完成任務而加班的困擾。