經典又實用的任務管理工具，幫助你更好的進行時間管理

最近領導被勸退了，其實筆者對此早有預感，一個是他不專業，另一個更為重要的原因就是他把上級下發和對接給我們下級之間的任務，可謂是搞得一塌糊塗，由於他對接而造成的誤會、失誤、反覆再加工，不僅令上頭對他不甚滿意，更令我們下級苦不堪言。

 

 

這不得不使得筆者重新重視起“任務管理”這件事情，事實上，做好任務管理從而把上下對接這件事情給做好，前領導也不至於離職了。且任務管理合理化、清晰化其實不僅能夠幫助我們做好對接人這個角色，其實每一個職場人運用好任務管理，都可以使我們的工作更為高效、目標指向更為清晰。

 

比如：

告知且提醒我們，今天該做什麼，今天的哪個時間點我們該做什麼；

要完成一個大專案，需要具備哪些必要因素；

一個專案或事項，我們做了多少，還差多少；

一個專案需要配備多少人手，哪個人該做哪件事。

 

為了最佳化同級及上下級專案對接及需求對接，筆者公司引進了一款任務管理工具——飛項，隨著大家都同步使用這款工具，筆者發現，很多問題都能迎刃而解：

 

1、任務-日程列表

 

飛項 任務管理工具 的日程列表介面其實就是在“事項”介面，它是我們當日及未來工作日所有任務的聚合頁面。在這個頁面中，所有任務呈列表式進行排列，且任務的排列是根據日程及時間點來顯示的。

 

也就是說，日程列表不僅能夠明確我們當日該做什麼，什麼時候做，也能夠幫助我們明確未來幾個工作日該做什麼，未來工作日的哪個時間點，要完成什麼。

 

 

值得注意的是，任務列表是支援勾選功能的，完成一項任務後就進行勾選，能夠很清晰地幫助我們明確，哪項任務已完成，哪項任務還要重點關注。

 

 

2、任務-脈絡圖

 

脈絡圖的作用其實 是在做任務管理中， 在面對大型專案時，很好地幫助我們快速梳理出來：這個專案的完成需要具備哪些要素；在規劃中應該捨去哪些不必要的事項，應該增加哪些必備要素，從而很好地幫助我們明確專案重點及中心。

 

且大專案繁雜的事項，能夠透過脈絡圖層層遞進且邏輯清晰地展現在所有成員面前，從而令每個人第一時間知道，為了推動這個專案，我們必須要先完成哪些任務。

 

 

而飛項 任務管理工具 的脈絡圖，則可很好地將整個專案有邏輯、條理清晰地展現在每一位專案參與者面前。身在職場的人，大概也知道，一旦對接需求很對且同時進入幾個大專案，我們光是翻找任務需求和明確我們要做哪些工作，都是極其麻煩的，東問西問不如直接看圖，一眼明瞭。

 

 

 

3、任務-進展提醒

 

進展提醒，對於 任務 管理人來說，其實是一個很好地掌控 任務 進度的工具，而對於執行層來說，則是一個很好的提醒工具， 並且 飛項的進展提醒，不僅包括上述兩個維度，它還更為貼心地幫我們準備了進展同步功能。

 

比如，筆者是一個設計師，要做一張海報，但筆者得等到文案策劃崗位的人員，把相關文案給到，筆者才能開展設計工作。

 

 

因此，飛項的進展提醒，除了能夠很好地幫助 任務 管理者及執行人把控進度及工作外，還能夠很好地同步知道其他協作人的工作進展如何。

 

而在得知上層人員的動態之後，自己也就能夠更好地進行工作規劃及調配時間，比如得知文案只完成一半，那麼筆者就可以利用他完成另外一半文案的時間，拿來做素材準備工作，或用於其他工作。

 

4、任務分解

 

大家都知道，一個大型專案中，參與的協同部門及相關工作人員、細分任務等，都是非常龐大且複雜的。而飛項 任務管理工具的 事項分解這項功能，則可以幫助我們在“剪不斷理還亂”的線團中，“抽絲剝繭”般地把每一件小事都捋順捋清楚。

 

不僅如此，事項分解還能夠幫助管理人把某個任務與某個協作人快速關聯起來，不管是一事項一個人，還是多事項多個人，在事項分解明晰之後，事項將明確指向相應的負責人員。

 

 

如此一來，職責及任務劃分明確，成員間就不會劃分不清而在工作中盲目交叉，也避免了成員間因為相互插手工作而導致矛盾這一問題的出現。

 

寫在最後

 

飛項作為一款任務管理工具，不僅能夠幫助管理人及執行人很好地對工作進行規劃管理，有效提升工作效率。更難得的是，飛項能夠在任務管理方面擁有著更細化的功能，而這些功能的加入，使得筆者在最近的工作中，再也沒有了反覆返工的煩惱。