產品功能 | BI產品替代Excel困難重重？Smartbi幫你全搞定！

小李是某電子消費行業業務部門的資料分析師，他平時經常使用Excel來分析處理資料。但是隨著企業業務發展和資料量增長，小李卻越來越煩惱，主要是因為Excel存在無法自動更新資料、當資料量過大時效能會變差、分享時不安全等一系列問題，上述問題的頻繁出現，導致資料分析效率越來越低下，無法跟上企業發展的需求。

 

當然，小李也考慮過使用 BI 產品來替代 Excel 。他經過市場調查，發現市場上大多數的 BI 產品都無法完全替代 Excel 。傳統的 BI 產品雖然能彌補 Excel 的缺點，但是卻無法兼顧 Excel 的優點，尤其是無法解決 BI 產品替代帶來的學習成本以及 Excel 積累的大量優秀模板複用的問題。

 

因此，他們最需要的是一個既可以讓業務人員用起來，又可以解決 Excel 的問題，同時保持 Excel 習慣和優勢的 BI 產品。

 

 

後來，通過朋友介紹，小李找到了 Smartbi 產品，經過對產品功能的查閱、試用和對比，他發現 Smartbi 產品是一款面向業務人員的自助分析工具，它 的 Excel 融合分析功能 既 保留了在 Excel 上操作的方式 ，解決了 Excel 資料更新 、 效能 、 安全分享等問題 ，還能把之前積累的智慧成果 Excel 模板直接複用 ，真正做到 Excel 和 BI 的優勢互補，完美解決了以上所有問題。

 

 

下面我們具體說一下不同問題都是如何解決的！

 

學習成本問題

這些年，公司業務部門的資料分析師、資料統計人員、財務、人事、銷管等都已經習慣使用 Excel 分析資料，如果要換成其他 BI 產品，勢必要增加學習的成本。

而 Excel 融合分析是通過在 Excel 安裝外掛的方式，將 Excel 和 BI 結合起來。業務使用者只需會使用 Excel ，便能在 Excel 中自助完成資料準備、資料分析和成果共享的一系列操作，節省了學習的成本。

 

Excel 融合分析在 Excel 上操作

 

模板複用問題

經過這些年的積累，小李公司擁有大量優秀的 Excel 模板，模板裡面運用了圖形、透視表、公式函式、佈局等等。如果要換成其他的 BI 產品，這些模板無法重用，必然要全部重新定製，工作量不是一般的大。

而 Excel 融合分析是在 Excel 介面上進行操作，所有的 Excel 模板都可以在它上面完整複用。小李僅需開啟模板，拖拽欄位替代明細資料，點選重新整理按鈕，資料就會自動更新，整個模板就 ” 活 ” 起來了。

 

替換欄位更新資料即可複用模板

 

資料更新問題

小李如果要更新 Excel 資料，每次都要先找 IT 人員幫忙從資料庫匯出，再貼上到 Excel 中去，不僅因為反覆溝通效率低下，還容易犯錯。

而通過 Excel 融合分析，他只要通過透視分析勾選所需資料欄位，然後再把結果欄位直接拖到 Excel 裡面，只要一重新整理，資料就出來了。對於週期性和重複性的取數需求，則可以通過引數條件過濾和許可權設定解決，這種方式非常簡單快速。

 

勾選欄位並拖拽應用

 

Excel 效能問題

對於 Excel 效能慢的問題，小李是深受其痛。比如資料量大一點或是 Excel 中包括大量複雜的計算公式， Excel 就打不開了；好不容易開啟了，想進行資料透視表分析，結果卡死了 .......

對於以上不同情況下的效能問題，小李都通過 Smartbi 產品得到了滿意的解決。

 

場景 1

Excel 明細表的資料量過大，比如超過千萬條，根本沒法載入到 Excel 中分析。

解決方案： 通過 Smartbi MPP 抽取資料到快取記憶體庫，實現高效能查詢；通過資料模型或是透視分析對明細資料進行初步彙總；還可以新增過濾引數，通過控制數量來提高效能等。

 

場景 2

因為資料量大，小李通過 Excel 透視表進行資料探索的時候很慢。

解決方案： 在 Excel 融合分析中使用 “ 預設載入 100 行 ” 功能，基於 100 行抽樣資料進行透視表探索分析，這樣分析的速度就會很快；探索完成釋出在 Web 端最終展示的時候，再使用全量資料進行載入。

預設載入 100 行設定項

 

場景 3

Excel 表中的計算公式複雜， Excel 開啟緩慢，可能需要幾十分鐘；

解決方案： Excel 融合分析支援在個人 Excel 端運算，也支援在伺服器（叢集）運算。因此，對於計算複雜的 Excel 檔案，可以在後端完成運算後在 Web 端開啟，然後匯出成不含公式的 Excel 靜態檔案，小李只需要開啟最後不帶公式的 Excel 靜態檔案即可，這樣的操作更快捷。

是否匯出公式設定項

 

安全分享問題

小李對 Excel 的分享問題也是詬病很多：比如無法快速準確地分享檔案，造成檔案滿屏飛，一點都不安全；比如一張 Excel 報表往往需要重複複製很多份，才能實現按照不同的使用者瀏覽資料；再比如沒法做到只共享分析結果，而不共享明細資料 ......

其實總結一下，對於安全分享這塊，使用者主要是關注 夠安全、易管理、更便捷 這三方面的需求。

 

夠安全

Smartbi 擁有完善的許可權管理體系，資源許可權、操作許可權、資料脫敏、資料許可權、報表內許可權等的設定可以幫助小李實現不同需求的資料安全保障。

 

 

易管理

小李把製作好的 Excel 融合分析報表釋出到伺服器上，可以更加輕鬆地進行設定、管理、瀏覽和分享。

 

更便捷

無論是針對許可權設定，還是分享操作，我們都可通過視覺化介面進行操作，使用者點選即可實現，非常簡單便捷。

分享介面

 

Excel 融合分析是 Smartbi 在 2020 年推出的功能，它經過了多個企業的驗證，積累了寶貴的經驗，是一個成熟專業的產品。 尤其是在某些大型製造業企業，使用者將 Excel 融合分析功能在企業中大力推廣，全面解決了一線使用者的痛點，對工作效率和企業的效益都產生了巨大的正面影響！

如果您在 Excel 產品的使用上存在任何問題，都可以留言給我們，我們會不遺餘力地幫您解決！