此次疫情讓遠端辦公成為一時的熱點，引發了企業未來運營管理的深思，如何實現高效遠端辦公就成為了非常有價值的課題。本文是對TVP張善友老師的直播演講整理，將分享遠端辦公的三個關鍵點：信任、生產力工具和安全問題，並展示基於騰訊產品搭建中小企業數字化之旅。「TVP思享」專欄，凝結大咖思考，匯聚專家分享，收穫全新思想，歡迎長期關注。
因疫情阻擋，2月3號開工當天，全國企業基本上都採用了延長休假或者遠端辦公的手段來完成工作。
微博、微信公眾號、知乎，等各個渠道都湧現了一大波關於遠端辦公的感受和吐槽，我這裡也擷取了一些相關的圖片，很形象得反映了當下的這一境況：不管是員工還是企業老闆，大家在沒有做好準備的情況下，被硬推上遠端辦公後產生了各種“水土不服”。
其實遠端辦公早已不是一個新鮮的事物了，全世界有非常多的企業都在遠端辦公，特別是很多跨國企業。它們在全球各個地方都有分支機構，一個團隊的成員可能會橫跨多個地區，所以要進行遠端的協作。
遠端辦公分為兩個部分，遠端和辦公。它主要是指的通過網際網路技術，實現非本地的辦公。很多跨國企業，例如在美國、中國、印度不同地區的團隊要進行協作，就需要通過網際網路工具實現遠端辦公。
現在有很多剛在矽谷成立的小公司，從一開始就產生了這種遠端辦公的文化。這次的疫情讓遠端辦公成為一個火熱的方向，引發了社會對未來新型工作方式的思考，或許以後很多工作都要以遠端辦公這樣的方式來完成了，接下來就讓我們一起來揭開遠端辦公的神祕面紗。
一、遠端辦公的基石——信任
信任是我們是做任何事情的基礎，只有互相信任，才能夠很好地合作。
如果相互之間缺乏信任，肯定會出現前文提到的“眾生相”的情況。例如老闆強制要求員工打卡，擔心員工偷懶不做事，而員工又認為公司要求苛刻，不近人情。
在這樣的情況下，就很難執行遠端辦公了。遠端協作過程中存在多種角色，不管是員工和管理者，還是團隊內部和團隊之間，都要建立良好的互信，只有這樣才能更好完成工作所需。在傳統的本地的辦公室、員工之間低頭不見抬頭見。而在遠端。相互之前可能相隔幾千裡，甚至面沒見過面，如何建立信任關係呢？
要建立起遠端同事之間的信任關係，就要提高整個工作的透明度。
對員工來說，他要明白老闆做事的目的，對於老闆來說，也要對員工的工作內容有深入瞭解。同樣地，對於內部的同事以及團隊和跨團隊之間的合作，這些資訊都要能夠了解。這裡面最重要的就是要提高工作的透明度。
以我們公司使用的騰訊TAPD為例，常被用來做研發類的專案，但它的功能不僅僅於此。不管是溝通方面的工作，還是研發的，亦或是其他事務，都可以用到TAPD。每個任務的各項細化，進展都可以在上面清晰的展示出來，保證了工作的透明度。
圍繞著辦公室裡的角色，員工需要處理以下三種關係：員工與老闆之間的關係、團隊內部人員之間的關係，以及團隊與團隊之間的關係。
那麼如何在這三個方向之間建立良好的互信呢？
首先，員工和老闆之間的關係是最重要的，也是和與我們每個人關係最密切的。作為員工要和老闆溝通自己的工作目標和老闆的期望值。我的業務目標是什麼？業務的優先順序是什麼？老闆對你的期望值又是什麼？業務進展情況怎麼樣？業績完成怎麼樣？過去的一週到兩週，為完成目標做了哪些努力？......
整個過程中要有一個詳細的工作計劃。這些工作計劃裡面要標註一些重點內容。比如：具體要做哪些事情、它們大概要佔多少時間？以及在完成這些工作過程中需要哪些幫助等。
通過這樣透明化的方式，能夠增進互相之間的理解，建立起信任關係。
對於團隊成員之間，要確保內部工作的時候，團隊成員能夠互相找到對方，也能夠了解雙方的工作計劃和習慣。比如常見的即時通訊工具，如企業微信、釘釘等，可以設定狀態為線上或離線。如果有急事需要離開工作狀態，可以向團隊說明原因，然後將狀態設定為離線，等做完事情回來以後， 再設為線上狀態。這樣員工的工作狀態，就能很好的被團隊其他成員所瞭解。
當然員工還可以通過一些平臺，如TAPD、Outlook 等，將一些保密性不是特別強的事項共享給團隊的其他成員。其他成員能夠檢視你的工作安排、任務目標等資訊，增強了彼此之間的協作和了解。
二、遠端辦公的關鍵——生產力
遠端辦公的關鍵是：需要用網際網路的技術來解決遠端辦公存在的生產力問題。生產力主要包括兩種，個人的生產力以及團隊的生產力。在遠端辦公的環境下，容易受到很多因素的影響。
作為個人，不能因為在家裡辦公或者異地辦公，就可以隨心所欲的處理辦公時間。應該要保持和公司上班一樣的作息時間，特別是在家裡， 可能缺少獨立的辦公空間，或者容易被家裡其他成員打擾。
團隊生產力需要解決的是團隊協作的問題。團隊成員之間要互相協作，協作過程中的日常溝通、會議討論、文件協作、團隊士氣都是非常重要的。如下圖所示，我列出了一些工具，能夠很好的幫我們解決這些問題。其中我用的比較多的是Teams、企業微信、騰訊會議、Office365、騰訊文件和樂享、TAPD等這些工具。
在整個遠端辦公過程中，要提高個人的生產力，就要能夠處理好上文提到的幾個方面。包括家裡人的支援理解，作息時間的規律等。最好能夠有單獨的工作空間，如果沒有話，在一個安靜獨立的地方辦公也是可以的。
另外還可以積極使用一些非常實用的IT工具。以我自身為例，我習慣使用企業微信、TAPD、騰訊文件、騰訊樂享這些工具來輔助提升公司整體的個人生產力。
除了提升個人生產力，當我們需要和其他的同事進行協作完成任務的時候，在協調過程中，可能會涉及到不同部門的同事，同事之間相隔在不同的地區。這種情況下，如何來做遠端的問題的討論和協作呢？
假設一個場景，老闆發來一個任務：今年由於疫情原因無法按時復工，需要實行遠端辦公。讓你組織公司所有的人蔘與遠端辦公？對於這樣的一件事情，就需要和HR、行政、IT的同事們來組織一個虛擬的團隊，來制定遠端辦公的計劃。那麼首先要把相關的的人拉到一起，建立一個虛擬團隊，常見的處理方法就是用企業微信建立社群。
把這些相關的人拉到企業微信群以後，就可以通過會議來進行討論。企業微信裡的會議功能、騰訊會議都能夠快捷實現，同樣還可以用視訊會議的方式來進行討論，非常方便。所
有討論的過程和內容，最後都要做會議的記錄，包括文件後續的一些討論，還有包括協同的一些編輯都要保持在同一個空間裡面，這非常重要。
比如說可以用騰訊會議來做一場會議，用TAPD來建立這樣的虛擬專案內容。用以共享還可以把會議記錄記在騰訊文件裡，分享到企業微信群裡，讓大家一起協同編輯。後面持續的一些討論，可以繼續在TAPD、騰訊文件、騰訊會議以及企業微信裡面去更新和共享。
協同編輯非常重要，相關的人可以同步的完成對應的工作。比如TAPD，大家完成自己的任務去更新，這樣就能夠一目瞭然的看到整個專案團隊的運作情況，非常透明。
不管是會議的重要內容，還是最後討論的結果，都要能夠在同一個空間，比如企業的微信群裡，投入並被大家所使用。
建立虛擬的團隊，可以用企業微信、釘釘，或者微軟的Teams等，這類工具都可以快速的建立一個虛擬的團隊，把所有成員都拉進來。在這個過程中，要能夠高效的進行線上的合作，讓員工保持愉悅的辦公心情，這樣團隊士氣才能夠凝聚起來，士氣才能夠高漲。如果整體溝通的效率非常低，可想而知，團隊的士氣是非常低落的。
三、遠端辦公的底線——安全
除了要解決遠端辦公團隊之間的協作問題。我們還需要注意，在整個遠端辦公過程中另一個非常重要的點：安全問題。
如何保證遠端辦公中的資訊和資料安全呢？首先我們要對資料安全有足夠的敏感度，比如說一些加密、敏感的資料，是不能把它隨意丟到公開的社群裡面的。比如要開一個會議，也不是隨意找一個工具來開啟視訊會議就可以的。還應該評估一下這個工具是否有加密功能？我會議的整個過程是否能被別人擷取？等等。
針對以上這一點，騰訊會議這樣工具做得就非常好，它裡面對會議的全程都做了加密。另外一個還要確保每位員工使用的是公司IT推薦的合規安全的溝通渠道，能夠很大限度減少安全問題。
關於遠端辦公如何安全接入內網，現在大概有如下4種方案：
這四種方案，前面三種都會有各種各樣的問題出現，很可能就會有文章最開始截圖中的各種抱怨、溝通不暢等事情發生。比如對於軟體開發，如果大家都用雲桌面/堡壘機去連線內網的話，頻寬的消耗會非常大。
大家應該都有印象。在開工第一天，不管是騰訊會議還是釘釘等，很多的視訊會議軟體，都因為流量太大，使用者太多，導致整個系統的崩潰。
比較普遍還有，通過內網對映到外網，或者一些代理軟體、VPN工具之類。這些也都存在著安全風險。而用軟體定義的方式就不需要受此限制，比如騰訊的iOA平臺做的就很好。不管是企業微信、樂享，還是騰訊會議這些工具，全部都使用企業微信的SSO功能，來保證應用的使用都得到授權，保證安全。
此外對於共享展出的資訊，也可以在樂享裡將所有的頁面和文件內容進行加密，包括加水印等各項安全措施。如果資料洩露出去的話，也是有辦法追蹤到的。
下面以我自己的公司為案例，來為大家分享如何用騰訊的產品來構建的一個數字化的企業。
因為我在騰訊工作很多年，所以對騰訊產品比較熟悉，當自己出來成立一家公司的時候，特別是對小企業來說，我還是傾向於用騰訊的這些產品作為公司的運營工具，把員工和事務都串起來，成為公司遠端辦公的實施方案。
成立一家公司，需要去做工商註冊。工商註冊之後，就有了一個營業執照。可以通過營業執照去認證企業微信公眾號。
認證完之後，可以去開通企業微信和微信支付。如果是沒有認證的企業，微信只能承載200人，認證完之後，才可以提高人數。除了企業微信，包括微信支付、企業郵箱也同樣如此。只有經過認證，才能進一步擴容。當微信公眾號認證後，企業微信和企業郵箱也都可以通過微信公眾號進行認證。
我們開會的時候可以用到騰訊會議，可以用PC的客戶端，也可以用小程式來啟動，非常方便。騰訊會議還能考慮到遠端辦公環境的差異，新增了很多AI的功能，比如可以智慧去除開會的背景等。
一個企業有很多的知識需要管理，企業在發展的過程中會積累很多的知識，比如很多經營、專案方面的經驗，這些都是企業寶貴的財富，可以通過騰訊的樂享有效地管理這些知識。
TAPD是騰訊內部做研發管理所用的工具，它其實不僅僅可以做研發管理，也可以做我們日常工作上的溝通協調工具。我的公司也是這樣使用的，不僅僅用來做研發管理，還用它作為公司的協作工具。目前TAPD企業版也是對外免費開放，感興趣的朋友可以去申請。
還有騰訊文件，可以完成 word、Excel、PPT等文件的線上編輯，還可以通過騰訊文件進行多人共享和協作編輯。
另外想要共享一些比較大的檔案，可以藉助騰訊微雲這樣的智慧雲盤。可以把照片、一些大檔案，包括本地檔案的備份都可以存到微雲中來。這樣就能通過企業微信把所有這些產品全部串連起來，大家在使用這些產品的時候，都用企業微信作為單點登入的工具，不管是任何時間、任何地點都能完成工作上的無縫銜接。
四、Q&A
Q：遠端辦公侷限性是不是特別大？溝通交流會不會拖慢專案或辦事的效率？
A：如果運作順暢的話，其實是不會的。為了達到整個團隊溝通交流的順暢，需要藉助前文提到的生產力工具幫我們解決這些問題，當然在這些工具的使用過程中還要形成一種良性的遠端辦公文化。這個過程一開始可能會受到一些影響，需要逐步去磨合，篩選合適的工具提高生產力。
Q:按您說的企業一套部署下來需要花費多少？
A：我的公司目前規模較小，所有產品配套下來是沒有任何花費的。騰訊的這一套工具對小企業來說，基本上都是免費的。對大型的企業，可能會存在企業版的費用。由於今年的疫情情況，企業版很多都開放了半年的免費使用許可權，大家可以去體驗。
講師簡介
張善友，騰訊雲最具價值專家TVP，深圳市友浩達科技有限公司CTO。2001年畢業於蘭州大學數學系，專注於.NET平臺上的跨平臺開發，推崇開源文化， 使用開源軟體構建跨平臺的軟體系統，運營微信公眾號“dotNet跨平臺”和"移動開發和人工智慧"，推廣和普及.NET技術在企業業務開發的應用和雲原生應用開發。 從事.NET平臺開發19年，業餘愛好寫作，在個人技術部落格上撰寫了大量的系列技術文章,被外界尊稱為張隊長，同時在騰訊雲+社群開設專欄。