ERP在會計與財務管理中應用（轉）

ERP在會計與財務管理中應用
隨著網際網路的發展和應用的普及，越來越多的事物被冠以“e”這個字母。可以說，網路革命把許多事物都e化了。在這背景下，人類最古老的行業之一——“會計”正經歷著一場新的變革。而ERP（Enterprise Resources Planning）在會計領域的應用則是這場變革的一個突出趨勢。ERP在會計領域的應用導致了傳統會計作業模式向新模式的轉移。那麼，這一新模式，究竟“新”在哪裡？本文在以下對此進行探討。

　　一、ERP發展的歷史軌跡

　　ERP是指整合企業內部資源的企業經營管理系統，使企業業務資料統一化、全部線上處理。從技術層面看，它是利用資訊科技成果，對企業內部的各類資源包括人、物、財、資訊等進行規劃、統籌與整合，從而減少環節，提高生產率，增強企業競爭力。從管理層面看，它又是一個較完整的整合化管理資訊系統，包括分銷、製造、會計、質量控制、售後服務、人力資源、運輸等管理系統。從電子商務運作系統看，ERP是基礎工程，沒有ERP，供應鏈管理就失去了支援，整個電子商務的品質就要打折扣。因此，ERP作為嶄新的現代管理手段，它的核心管理思想就是實現對整個供應鏈進行有效的管理。

　　ERP從其發展軌跡看，大致經歷瞭如下三個時期的跨越：

　　第一次跨越是20世紀40—50年代，由“訂貨點法”向“MRP”發展。“訂貨點法”是20世紀40年代提出的一種新的管理思想。當時人們是為了解決庫存控制問題而提出的。在這一時期，由於計算機系統還沒有出現，在管理工作中，它還僅僅是一種庫存的訂貨點計劃。進入50年代後，計算機系統的發展，使得在短時間內對大量資料進行復雜的運算和梳理成為可能。在這一背景下，MRP理論在訂貨點法的基礎上開始興起。所謂MRP（Material Requirements Planning），即物料需求計劃。這一技術理論的發展，改變了傳統以產品組織生產的方式，而將零部件生產與面向顧客訂貨的產品裝配分離，按零部件生產的提前期組織生產，以便明顯地壓縮庫存週期，保證及時供貨和降低庫存。

　　第二次跨越是20世紀60—70年代，由“MRP”向“MRPII”擴充套件。MRPII（製造資源計劃）是美國企業自20世紀60年代以來，在國內外劇烈的市場競爭壓力下，藉助日益發展的計算機技術，在探索生產規律的實踐中開發出的一套完整的計算機輔助企業管理的原理與方法。應該說，由MRP向MRPII發展，是管理人員不斷探索生產管理規律的結果，是在客觀上將本來就存在的管理工作的內在聯絡，藉助計算機這個工具加以規範化、條理化。這一階段它的代表技術是CIMS（計算機整合製造系統），以追求最低庫存、減少流動資金佔用為目標，使市場為導向的經營理念在企業營運中得到有效的貫徹。從MRPII管理思想在企業的實際應用看，其所呈現的特點，包括資料共享，物流與資金流的統一性、摸擬預見性、管理體制系統性等。因此，20世紀70年代以來，越來越多的國家、地區的企業都風行採用這種計算機輔助管理模式。

　　第三次跨越是20世紀80年代以來，由“MRPII”向ERP演進。MRPII的興起與應用，為ERP的發展奠定了良好的基礎。到了20世紀90年代初，美國著名的諮詢公司Gartner Group總結了MRPII的實踐經驗和發展趨勢，提出了企業資源計劃（ERP）的概念。ERP除了具有MRPII系統的功能外，還有其獨特的內涵。一方面，它增加了分銷管理、人力資源管理、運輸管理、倉庫管理、質量管理、裝置管理、決策支援等功能。另一方面，從應用的意義上，其表現至少有三：其一，它是企業資訊化建設的重要組成部分。在經濟全球化和生產資訊化大趨勢下，企業的資訊化建設是影響企業競爭力的一個重要因素。其二，在當今邁向網路時代的程式中，企業經營活動所出現的最大變化，莫過於企業對資訊的收集、傳遞、整合和分散的方式所發生的變化。這種變化，扼要地說就是從以往固定的時間和地點、單獨的分散的方式轉變為一種在任何時間、地點都在持續不斷進行的過程。而促成上述方式轉變的一個重要支撐因素，是ERP應用和因特網技術。其三，上述兩點，如果用一句話來表述，那就是世界步入網路時代，企業面向全球經營，市場的競爭將愈趨激烈。這一特徵體現在企業管理的變革上，它意味著企業管理正步入“以IT管理企業”的時代。這也是企業匯入ERP硬軟體，實施ERP管理系統，並愈益發展的原因所在。

　　二、ERP在會計與財務管理中的應用

　　總體上講，ERP在會計與財務管理中的應用有著兩個特點：一是巨集觀層面的ERP的架構在擴張；二是微觀層面，即ERP物理模組在不斷細化。這兩者的互動中，推進了會計作業模式的變化。

　　從巨集觀層面講，會計財務的作業方式，長期以來主要體現在事後收集和反映會計資料上，在管理控制和決策支援方面的功能相對較弱，不論是時效性上，還是針對性上，都難以展現它的作用。當企業發生危機時，它又總是首先反映在財務危機上，不是缺少現金，就是缺乏持續經營所需的資本。在引入ERP以前，隨著電腦的普及，會計系統的資訊處理一般都是應用電腦作業，或是引入其它硬體來提高其自動化水平，這對滿足會計核算的一般要求來說已是一大進步。但在業務流程的臨近和與其它系統的整合上，則受到技術與功能不足的限制。因此，ERP在會計與財務管理中的應用，不僅相當程度上反映了上述缺陷，而且，依託這一平臺，可以進行更廣泛的，包括客戶、供應商、分銷商和代理網路、各地製造工廠等的各種經營資源、各種資訊的整合，從而為企業科學決策提供更好的服務。

　　從微觀層面講，即ERP物理模組走向細分化。現階段在會計領域，主要涉及以下方面：

　　1.ERP系統在會計中的應用

　　會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果。它由總賬、應收賬、應付賬、現金、固定資產、多幣制等部分構成。因此，從物理層面看，ERP的會計核算模組，涉及總賬模組、應收賬模組、應付賬模組、現金管理模組、固定資產核算模組、多幣制模組和工資核算模組，等等。

　　以現金管理模組為例，它主要是對現金流入流出的控制以及零用現金及銀行存款的核算。它包括對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟體中，一般都具有票據維護、票據列印、付款維護、銀行清單列印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現金有關的功能。此外，它還和應收賬、應付賬、總賬等模組整合，自動產生憑證，過入總賬。

　　2.ERP系統在財務管理中的應用

　　財務管理的功能主要是基於會計核算的資料，再加以分析，從而進行相應的預測，管理和控制活動。它側重於財務計劃、控制、分析和預測，強調事前計劃、事中控制和事後反饋。然而，ERP系統中的財務管理模組已經完成了從事後財會資訊的反映，到財務管理資訊處理，再到多層次、一體化的財務管理支援。這種轉變體現在，它吸收並內嵌了先進企業的財務管理實踐，改善了企業會計核算和財務管理的業務流程。它在支援企業的全球化經營上，為分佈在世界各地的分支機構提供一個統一的會計核算和財務管理平臺，同時也能支援各國當地的財務法規和報表要求。如：提供多幣種會計處理能力，支援各幣種間的轉換；支援多國會計實體的財務報表合併等；支援基於Web的財務資訊處理。為支援企業發展電子商務和基於Internet的應用系統（如銷售訂單處理等），部分財務資訊還可以通過Web方式收集和釋出。總之，這一切，倘若在非ERP的環境下，即使靠“人海戰術”來完成，其效益也是有限的。

　　3.ERP系統在成本管理中的應用

　　現代成本管理需要一個能協調地計劃、監控和管理企業各種成本發生的全面整合化系統，從而協助企業的各項業務活動都面向市場來進行運作。在典型的ERR系統中，所有的成本管理應用程式都共用同樣的資料來源並且使用一個標準化的報告系統，使用者介面的同一結構使這個系統具有容易操作的特點，成本與收入的監控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的專案一旦出現就能被分離出來，並可採取措施去糾正。具體說來，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個方面：成本中心會計、定單和專案會計、獲利能力分析等系統。

　　以定單和專案會計為例，它是一個全面網路化的管理會計系統，帶有定單成本結算的詳細操作規程。該系統收整合本，並用計劃與實際結果之間的對比來協助對定單與專案的監控。系統提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助於優化一個企業對其業務活動的計劃與執行。

　　再以獲利能力分析為例，哪一類產品或市場會產生最好的效益？一個特定的定單利潤是怎樣構成的？這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模組將幫助找到答案。同時，銷售、市場、產品管理、戰略經營計劃等模組也將根據從獲利能力分析所提供的第一手來自市場的資訊來進行進一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現存市場中的位置，並對新市場的潛力進行評估。

　　歸納上述三個方面的技術特徵的應用效應，有以下表現：

　　其一，即時性。在ERR的狀態下，資料是聯動的而且可以隨時更新，每個有關人員都可以隨時掌握即時的資訊，這在過去只能依賴大量的人力與時間才能完成。一般說來，影響企業競爭力固然有許多因素，但一個很重要的因素，在於它對企業內部各種資訊的把握，以及對外部市場的資訊、現狀變化的瞭解。在當今資訊社會裡，不僅要知己知彼，還要貴在“即時”。能否如此，其效果迥異。以外匯市場為例，企業的國際化經營，對外幣結算業務的不僅增多，而且還面臨一個如何規避多元貨幣、匯率變動的風險的問題。如果不能對各種貨幣的匯率消長變化、各國客戶訂單、各種交易，包括應收賬、應付賬、總賬等進行即時運作，那麼，即使到手的企業利潤，也會因匯率的波動或緩慢的作業而縮水。

　　其二，整合性。在ERP狀態下，各種資訊的整合將為決策的科學化提供必要條件。在ERP尚未匯入之前，知識庫的資訊資訊是屬於過時的，更多的是區域性的資訊、片面的資訊，乃至失真的資訊。導致這種現象的原因，除了其它因素外，資訊的整合機制不完善，無疑是一個重要因素。另一方面，以往的會計資訊系統在面臨組織增減變化時，需要花比較多的時間去修改與串聯。在匯入ERP之後，面對這樣的變化，便可以很輕鬆地進行銜接，預算規劃更為精確，控制更為落實，也使得實際發生的數字與預算之間的差異分析、管理控制更為容易與快速。

　　其三，遠見性。ERP系統的會計子系統與ERP系統的其他子系統融合在一起，會計子系統又集財務會計、管理會計、成本會計於一體。這種系統整合，及其系統的資訊供給，有利於財務做前瞻性分析與預測。

　　三、ERP匯入對會計人員角色的影響

　　由於上述特點取代了傳統會計功能的一大部分，因此匯入ERP，實施ERP系統管理，對會計人員角色的影響是顯而易見的。其中，最突出的是，當企業匯入ERP系統，許多資料直接由資料產生處的人員來鍵入，會計資訊會在交易完成後自動入賬，同時進入相關分類賬，並自動產出報表，且許多資料直接從系統中即時存取。這樣，許多原本由會計人員來完成的基礎工作已被取代，而且，從作業的質量到速度，都比人工作業好得多。那麼，對這一現象應該怎麼看呢？

　　從表面上看，ERP的匯入對會計人員來說，確實是一大沖擊，或者說是一種“會計人員無事可做”的危機。但從深層次看，筆者認為，ERP的匯入，本質上是會計工作內涵的新發展，是會計工作的重心轉移，即從以往對數字的計量與紀錄，轉向對資訊的加工、再加工、深加工。對這一會計作業新模式，如果借用美國IMA的話說，就是“未來會計人員將不再扮演賬房，而是企業諮詢者的角色。同時，會計人員提供企業諮詢、分析的價值將愈來愈受到重視。會計人員在組織中所佔地位及扮演的功能也日益重要”。

　　從對資訊的加工層面講，由於匯入ERP，不僅是一個硬軟體的引進與安裝的問題，而且是實施ERP系統所取得的效益。而這效益的取得及其增值，相當程度上取決於會計人員對資訊進行加工的層次性，所以“再加工——深加工”是會計新模式的基本特點。

　　以前，管理人員需要從財務報表中獲取資訊來做經營及績效上的管理，如今的資訊科技已轉為可隨時提供管理人員有用的資訊，如此的轉變強調了管理會計的貢獻及重要角色。總之，隨著ERP在會計領域應用的發展，將賦予新的會計作業模式以更豐富的特色。

　　四、ERP在我國企業的應用與前景

　　早在20世紀80年代初，我國企業就開始引進國外的MRPII軟體，推行MRPII管理系統。進入20世紀90年代後，特別是90年代中期以來，企業匯入ERP系統、實施ERP系統管理的趨勢呈現出新的發展。從市場面看，一方面，外國的軟體公司，包括SSA、FrothShift、QAD、EMS、Avalon、SAP、Baan、CA等公司先後設立銷售網點，直接銷售ERP軟體。另一方面，我國自己的軟體中心或公司，包括金蝶、用友等軟體公司專門開發並推出商品化的ERP軟體。再一方面，諸如世界著名的諮詢公司安達信等在我國推銷ERP系統。影響這些趨勢發展的原因，在於我國擁有龐大的ERP市場。據有關統計資料，我國企業對管理軟體的年需求量應在200億元以上，其中對ERP軟體、集團財務管理軟體、商務管理軟體的需求較為強烈，佔90％。可見，我國企業在應用ERP上，目前已進入一個新的發展階段。

　　從應用層面看，我國企業應用ERP的態勢，主要向兩個方向發展，一是量的擴張，二是質的提升。從前者來看，企業應用ERP的領域，不僅只是製造業，還包括服務業和其它領域。其中，近年來特別是流通領域的企業應用ERP的比例明顯上升。這與我國加入WTO的大趨勢息息相關。也就是說，為了適應全球經濟一體化，並能在激烈的國際競爭中求得生存與發展，我國企業正開始重視企業管理，並應用了許多企業管理軟體。從後者來看，由於我國企業數目龐大，各個企業的發展階段、技術水平、市場結構存在著很大的差異，因此，在ERP應用上，多數是走“量身定製”這一模式。據南開大學、香港城市大學對內地企業與香港企業應用MRPII的比較調查資料，在內地企業被應用最多的MRPII系統符合特徵是物料系統、會計、採購、收貨管理，其中會計被使用比例明顯高於香港。

　　就整體而言，我國企業在應用ERP上呈現出不平衡的發展態勢。各個企業差距較大，能夠真正成功地全面實施ERP管理系統的企業並不是很多。而且，ERP實施成功的模組主要集中在財務和供應鏈上。究其原因，主要是：1、對ERP的認識不夠，片面認為ERP是單純的技術問題，只重視資訊流，忽視物流，對物流的控制作用認識不足；2、企業領導重視與參與程度不夠，特別是鄉鎮企業，許多主管對此既沒有充分認識，也支援不力；3、對諮詢服務的價值認識不夠，這使企業在軟體選型和實施過程中遇到的問題不能得到及時解決。

　　應該說，ERP在我國企業的應用中出現上述問題並不奇怪。因為，這些都屬於發展中的問題，它既有技術面的問題，但更多的是觀念更新問題。因此，今後必須加大對ERP的相關知識進行普及、宣傳的力度，更廣泛地擴大ERP培訓和教育的寬度與深度。這是一項基礎性的工作。依託這一基礎，ERP在我國企業的應用，勢必走向一個新的高度。

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