論道經營分析體系的建設 - 《用資料決策》讀後感

wait4friend發表於2018-05-11

這篇博文也是從原來站點遷移過來的,當時是看了《用資料決策》之後有感而發


寫在前面:

公司內部的報表體系,前後經過了3批人員的3次重大改動,但是仍然處於很尷尬的處境。是我們不夠努力嗎,顯然不是。我們開發了幾百張各種各樣的報表,但是令人滿意的幾乎沒有。隨著我們踩坑越來越多,我們也慢慢發現了,在報表體系方面,我們缺的不是技術。

那麼我們的短板在哪裡?

方法論! 我們缺的是系統的方法論!我們一直悶頭苦幹,卻忘記抬頭看路!我們迷失於對“術”的研究,卻忽視了對“道”的理解!

從理論開始,到實際可以操作的步驟結束,我總結歸納了一些自己的經驗,希望在和大家分享的過程中,集思廣益,在“道”的層面上對公司建設經營分析體系貢獻自己的力量。

1 報表的現狀

1.1 一聲嘆息

據統計,在2014年期間,IT部共提供524份資料統計報表(包括常規統計報表213份,以及臨時性提取資料需求311次)。

可是。。。

領導說:提供給我的報表太多了,但是這些資料要表達什麼,從這些資料中能看出什麼來,眼睛都看近視了,還是霧裡看花。

分析人員說:已經開發的報表使用率很低,新的資料需求卻層出不窮。每天設計各種報表,疲於應付,累的半死還沒啥效果。

統計人員說:各種報表需求花樣百出,指標不統一,演算法經常變,原始資料不準確,卻又要求統計結果準確。

唉。。。

1.2 資料不等於報表

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上面這張圖片(移動支付平臺日常報表片段)是領導們每天都要痛苦面對的一份資料。這張報表共有27列(圖片僅包含小部分),涵蓋了我們想得到的大部分資訊,可謂是大而全的典範。

可是。。。

你能愉快的閱讀它嗎?

2 經分報表

決策者,管理者以及業務執行者,究竟需要什麼?

經營分析報表(簡稱經分報表)是以一定形式展現的多個業務指標的彙總。它的作用是幫助讀者瞭解業務的狀態和趨勢,所以經分報表並不是大量明細資料的堆砌,而是依據不同分析角度進行資料彙總之後的展現。嚴格的說,經營分析報表是經營分析三要素的自由組合。

2.1 三要素

經分報表 = 關鍵指標 + 分析維度 + 分析方法

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案例:2015Q1期間騰訊NFC交易額的環比趨勢

2.1.1 關鍵指標

指標是對業務運營的衡量,提供可以用來定義和追蹤業務成果的可量化的資訊。

每一種業務領域內都有核心的業務活動,根據企業的戰略目標對核心業務進行分解,在關鍵節點上提煉出可量化的資訊,這些資訊就可以進一步分解為具體的指標和分析維度。在實際操作過程中,一個比較常用的方法是基於價值樹分解(樣例見附錄:價值樹分解指標法)。

各個業務領域都有一些比較通用的經分指標。一套合適的經分指標體系應該具有以下三個特點:

1) 少而精小而美。指標是對核心業務關鍵資訊的高度提煉,統計人員和分析人員,都應該把注意力集中到少量的關鍵指標上,而不是設立大量的指標。因為過多指標會分散精力,浪費人力。

2) 分析結構穩定。在相當長的時間內,指標的演算法需要保持不變。頻繁變換的指標會讓分析人員無所適從,並且只有相對穩定的指標才能對業務進行時間趨勢的比較分析。

3) 目的明確,層次清晰。指標一定要體現核心業務邏輯,分析目的雷同或近似的指標儘量進行統一。並且針對不同的管理層級,可以設定不同的指標。比如,某些特定的指標是僅能提供給高層決策者的。

2.1.2 分析維度

分析維度是指對指標的不同分解視角和統計範圍,可分為時間,空間以及不同管理物件等。具體選擇哪一種分析維度,取決於報表的服務物件。如,商戶擴充人員關注商戶情況,就會從商戶維度進行分解彙總;而市場部門關心業務開展情況,就應該從業務維度進行指標的分解彙總。

分析維度的一個特徵是,在同一個維度上,根據具體的應用需要可以逐層細化分析或者彙總。分解的方向和顆粒度取決於服務物件的管理層級。如,針對業務維度(含業務大類和業務名稱兩個層次),決策者關注在業務大類這個層次上的彙總資料,而基層業務人員可能會更關注某一個具體業務的彙總資訊。維度分解和彙總的一個更直觀應用場景是,在時間維度上,按照日-月-季這三個時間屬性層次進行逐級彙總或分解,滿足不同層級讀者的需求。

2.1.3 分析方法

單純的指標+維度,是不能準確對業務進行分析的。如,“1季度交易額100萬”這個指標和維度組合,並不能反映出業務是否處於健康狀態。因為100萬是高是低,是多是少,必須要和其他資料進行比較才能知道。也就是說,除了指標和維度之外,我們還需要提供至少一個分析方法。

分析方法實質上是對數值型的指標進行的二次運算和比較,包括但不限於對指標的各種累計,排序以及對比。常用的分析方法主要包括:佔比,同比,環比,與計劃比,排名,TOP N,趨勢。

備註:在對數值型的指標做基於時間序列的分析時,要特別留意為全加型(full-additive)資料和半加型(semi-additive)資料選擇不同的分析方法。如,全加型指標(交易額)可以在時間序列上進行累加,但是半加型指標(賬戶餘額)在時間序列上就要求均值,而不能累加。

2.2 細化彙總,因人而異

很難想象,一個企業的高層決策者和基層執行者每天都在閱讀同樣的報表。更加合情合理的情況是,根據使用物件的管理層級不同,即使是針對同樣的資料指標,經分報表也應該以不同形式進行展現的。任何一個企業的人員結構都接近於下圖的金字塔型,經分報表的建設也同樣遵循金字塔模式。

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在分析維度這個要素上,最能體現經分報表的層次特徵。下面我們用同一份基礎資料,來設計適合不同使用物件的報表。

2.2.1 細化的明細資料

基層的業務執行者和分析人員,因為需要對細節進行關注,所以很多時候需要的資料是一種明細或者輕度彙總的報表。這種程度的報表,可以讓讀者準確掌握細節,方便更好開展日常工作,發現增值點,監控問題點。

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這種明細資料的另一個最大優點是,業務分析人員通過在Excel等工具,可以非常方便的進行資料二次分析和圖表處理。使用Excel透視表進行資料分析的一個實踐原則就是,原始資料儘量保持在明細狀態。

2.2.2 彙總的維度視角

中層的業務管理者,不需要頻繁的關注細節,但是需要關注從不同維度分解之後的業務指標資料。所以,管理者更多需要的是多維度的彙總資料。通過不同視角對資料進行對比,得出合理結論,及時調整工作計劃。

如下圖,《按月分析交易額》體現的是交易額和使用者數隨著時間的趨勢變化;《按業務分析交易額排名》體現的是不同的業務所佔的比重。同樣的基礎資料,只要按照不同維度(時間,業務)分別進行統計之後,就實現了不同的經營分析目的。

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2.2.3 資料儀表盤

公司的高層決策者,時間非常寶貴,他們需要獲得簡明,直觀的經營資訊。如果不是非常特殊的情況,決策者不會也不應該關注到具體的細節資料。最適合決策者閱讀的報表,應該是在各個分析維度上經過高度濃縮彙總的,並且能夠一目瞭然掌握巨集觀情況的報表。這種型別的報表,通常叫做Dashboard(或叫資料儀表盤),通過圖表和資料的合理組合,儘量在一個頁面之內就讓讀者掌握所有必要資訊。

假設決策者最關心的是三個方面的資訊:企業近期交易額趨勢;最有價值的業務排名;特定任務的完成率。我們設計如下圖的Dashboard(為了更好體現主題,該圖表中有一部分虛構資料)。

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3 從指標到報表

3.1 要素對應表

經分指標,分析維度,和分析方法這三個要素,可以進行任意多的自由組合,理論上會產生非常多的報表。在報表整個設計過程中,我們必須要提供一個簡單的工具,這個工具有兩個重要作用:

1) 作為業務分析人員和IT人員溝通的橋樑,避免溝通中的歧義和誤差,保證大家說的是同一件事情;

2) 詳細並準確地記錄經分報表三要素的關係,避免在設計報表的時候易出錯,遺漏或者重複;

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上面這個Excel表格是我們設計的一個“要素對應表”。這個最簡化的工具涵蓋了所有的指標,計算公式,以及每一個指標可以關聯的分析維度和方法。應該說,業務分析人員設計報表的一個最重要工作,就是梳理三要素的關係,並且完成這張表格。

作為一個簡單的工具,要素對應表的使用也非常容易,各個元素的含義都一目瞭然。這個最簡化的版本已經可以完成大部分的工作,並且根據具體的要求,還可以適當增加其他資訊,比如原始資料的來源,對應的最終報表名稱等等。

3.2 基本設計原則

把經分三要素組合在一起,資料堆放在一起,這也不是經分報表。要時刻牢記“資料不等於報表,報表不等於報告”。設計報表的過程,實際上是一個推銷資料的過程,這些資料要表達什麼意思,讓讀者重點關注什麼地方,這些都是需要考慮的細節。雖然設計報表的過程可以各顯神通,但是下面的一些基本原則還是不能忘記:

Ø 關注焦點突出重點:一張報表只說一件事情,把核心目標分析透徹,不能多組資料混雜羅列,導致無法迅速明確主題;通過不同顏色或格式等方式,把報表的重點資料突出顯示。

Ø 字不如表表不如圖:有效的圖表方式可使表述的問題清楚明瞭,但是切忌過分追求圖形花樣而喧賓奪主,要根據想表達的問題仔細進行圖表的選擇(圖表選擇請參見附錄:Andrew Abela的圖表型別選擇指南)。

Ø 方寸之間盡顯乾坤:不以數量取勝,要以深度取勝。不要羅列擺放太多資料,報表儘量反映彙總的資訊。從讀者的角度出發,把最關注的資訊都放在一個螢幕之內(或者一張A4紙之內)。

Ø 因人而異有的放矢:針對不同的讀者,用不同的展現形式把相同的資料展現。

Ø 風格統一格式一致:報表的風格保持一致,使讀者的注意力關注在內容上,而不需要經常適應新的格式。比如,金額欄位都是右對齊,千分位符號,小數點後兩位。

3.3 武裝到牙齒

如果從使用簡易度和功能強大性這兩個方面考慮,EXCEL無疑是綜合實力最強的工具,沒有之一。容易獲取,上手簡單,功能強大,如果你願意研究,還能實現各種超級複雜的資料分析功能。表哥表妹有這樣一件利器在手,理應具備“天下我有”的氣概。

如果一定要找出缺點的話,EXCEL在報表自動化方面需要掌握VBA程式設計,略微複雜。不過,在IT部門的強力支援下實現自動化,這都不叫事兒!

3.4 從開始到完成

一份令人滿意的經分報表,從構思到投產,會經過幾個環節。

1) 構思要素:對核心業務進行分解,明確三要素並且完成要素對應表。這個過程由業務分析人員主導完成。這個環節是最重要的一環,是整個經分體系的基礎。

2) 提供資料:根據三要素,整理提供基礎的資料。基礎資料大多情況下,應該是明細或者輕度彙總的原始資料。這些資料還不能叫做報表,二是報表的原材料。這個過程由IT部統計人員完成。

3) 設計報表:根據報表的分析目的和讀者分類,對報表格式進行設計,要素如何組織,內容如何擺放,突出什麼內容,用什麼圖表。這個過程由業務分析人員完成,使用的工具就是EXCEL。用上一個環節輸出的基礎資料,把想要表現的內容顯示出來。這個環節也是重要的一環,不光考驗你對業務的理解,還考驗你對使用者體驗的理解。

4) 試用和調整:完成設計的報表還需要經過使用者的檢驗。經分報表的使用者就是分析人員,業務人員,各級管理者。把設計好的樣本報表交給不同的讀者體驗,收集反饋意見,驗證是否達到了“推銷資料”的目的。這個環節由業務分析人員主導,各種讀者參與。

5) 自動化投產:經過實踐驗證的報表,就需要按照分析週期,自動生產,自動傳送了。這個環節是IT部完成。

4 附錄

4.1 價值樹分解指標法

(此圖例來自第三方資料)

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4.2 圖表型別選擇指南

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4.3 參考資料

《EXCEL圖表之道》item.jd.com/10067717.ht…

《Excel 2010資料透視表應用大全》item.jd.com/11154634.ht…

《誰說菜鳥不會資料分析》item.jd.com/11123672.ht…

《用資料決策》item.jd.com/10078134.ht…

《用圖表說話:麥肯錫商務溝通完全工具箱》item.jd.com/11324809.ht…


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