員工入職流程自動化的原因

人和人之間的第一印象非常重要，一段緣分能不能開始，就看第一印象夠不夠給力了。其實，公司和新員工之間也存在著這樣的關係，但也有些許差別。 公司對新員工的第一印象，更多是從第一次見面的時候就產生了，而新員工對公司，“第一印象”會伴隨著整個入職週期。

雜亂無序的入職流程，勢必會影響到新員工對於公司的感受。入職期間，是新員工對公司文化和實踐的第一次瞭解，提供出色高效的入職體驗可以充分的將公司全貌展示給新員工，從而增強員工的信心和滿意度，也能為他們提供方向感和認同感。 因此，有效的入職流程應該始終為人力資源部門的重點之一。

有研究發現，標準的入職流程可以將新員工保留率提高至50%以上，這也是為什麼要將入職流程標準化、自動化的原因。儘可能的讓人為的不確定性因素摻雜在流程中，當新員工獲得完美的體驗，公司的團隊將會更加穩定。入職流程自動化還有以下一些優點：

一、減少機械性工作來節省時間

手動管理入職流程會對你和你的新員工造成巨大的管理負擔。你必須準備幾個文件，確保準備好必要的裝置和憑證，監督新員工必須完成的任務，提交員工填寫的表格，向他們介紹你的組織，並將其介紹給各自的團隊等等。

透過傳統的方式完成這些工作，消耗精力的同時，還增加了過程中出錯的風險。但自動化的入職流程則可以避免這些問題。透過建立工作流程，可以標準化每一個步驟，也無需擔心會出現錯誤。這樣可以為你和新員工節省大量時間，讓HR和新員工都能擁有良好的體驗。

二、集中並簡化文書類工作

新員工入職期間，文書類的工作似乎永無止境，新員工的第一天不應該被各式各樣的文件埋沒。線上人力資源管理軟體的好處之一在於，將各種紙質檔案電子化，自動化入職流程阻止了多餘的文件，員工可以從集中的線上平臺輕鬆地對重要文件進行電子簽名。這樣，你的新員工就不必處理多個文件或紙質副本。文書工作完成後，所有表格將自動線上儲存，還你一個清新整潔是辦公桌面。

三、確保流程的準確與合規

合規性是員工入職的重要一環。自動化的工作流程，會要求員工和HR錄入重要資料，例如勞動合同、薪酬確認函、員工手冊下發等等。由於入職的每個階段都是自動的，電腦會幫助你查驗每個步驟，並保證所有檔案資料不會被遺漏。

四、向新員工提供完善的資訊

在新員工入職時，應向他提供為組織有效工作所需的所有資訊。例如有關公司的願景和使命、組織政策、規章制度，無論是文件還是影片資料，都可以輕鬆的線上共享給新員工。你還可以詳細說明新員工崗位的目標和目的，以便員工從一開始就可以更加專注於自己的工作。

五、透過報告獲取員工動態

入職員工時，HR必須確保他們完成了所需的所有任務。手動跟蹤入職過程可能會非常痛苦，因為它涉及來回傳送電子郵件給新員工。但是，使用自動化的入職管理系統，可以用最少的精力實時跟蹤員工的進度。系統會生成清晰的報告以指示每個階段的狀態，也可以透過系統訪問已錄用但尚未入職的新員工列表。這使入職流程更加高效且流暢。

出色高效的入職流程可以幫助企業給新員工定位，讓他們對公司產生良好的第一印象，從而讓團隊更加穩定，畢竟除了“看臉”的時代，員工體驗也非常重要。Zoho People的入職管理系統具有所有必要功能，可幫助組織為員工創造優秀的入職體驗。