Atlassian Data Center 如何最佳化企業中新員工的遠端入職流程

過去的一年為我們的工作方式帶來了翻天覆地的變化，而且毫無疑問的是，這個變化將是持久的。無論是由於疫情影響還是企業規模擴充套件，企業都面臨著如何實現地理位置上的分散式團隊進行高效協作的挑戰。

我們知道，遠端工作中最困難的方面之一是缺乏面對面的互動。雖然這是每個人都面臨的挑戰，但其中有一個群體尤其受到影響，那就是新員工。這種挑戰已然成為企業不容忽視的負擔。對於大型企業組織而言，新員工更容易陷入混亂（最終感覺迷失了自己）。 Glassdoor的研究 發現，擁有強大的入職流程的組織可以將新員工保留率提高 82％，並將生產率提高 70％ 以上 ，並且當不再有機會與新團隊面對面溝通時，強大的、複雜可用的入職流程變得十分重要。

那麼，如何在全球範圍內大規模最佳化這些流程？如何確保職能部門、業務部門、地域及其他部門的所有新員工都能順利加入到公司中，最重要的是，如何使該流程可重複？

沒有一種解決方案具備萬全的功能可以實現這一目標，但是有許多實踐（以及支援它們的產品）可以幫助新員工即使是透過遠端方式依然可以順利入職，並能很好地融入到快速發展的全球化組織中。這是 Atlassian 引以為豪的一點，因為在過去的一年中，我們已經採用了這些做法，並吸引了近1000名遠端新員工。因此，讓我們看一下您可以採取哪些措施，以確保新員工獲得所需的資源和指導，讓他們在新崗位上獲得成功。

跨團隊通力合作

對於初來乍到者來說，重要的是要記住，企業入職流程本質上是跨職能的。所有團隊的目標都是引進和培養新的人才，從入職登記到為新使用者提供合適的產品的訪問權，徵聘團隊設立了各種各樣的入職里程碑，而這些里程碑都超出了徵聘團隊的直接職責範圍。如果這些部門之間的合作不順暢，新員工會沒有合適的工具或資訊來熟識他們的職責，適應他們的角色。成功（一致）的入職體驗的關鍵是能夠跟蹤和管理新員工的工作流程。

對於成長中的企業，確保無縫協作的最佳方法是設定可重複的流程（例如新員工入職流程）。但是，手動管理此流程是非常耗時的，每次 HR 需要執行大量相同的動作，並將其分配給適當的人員。如果這聽起來過時了，那是因為這種形式確實過時了。

一個簡單的解決方案是使用 Jira 來簡化流程，尤其是利用 Jira 的子任務模板。對於 Jira 而言，入職流程的每個步驟都是一個子任務，該子任務與為每個新員工建立的單個 Jira 問題相關聯。藉助用於 Jira 問題的 Easy Templates 外掛，輕鬆建立包含專用子任務的 Jira Template。使用 Jira 作為管理和跟蹤入職工作的一種方式，可以使您在整個企業中建立統一的流程。Jira 簡化了大規模的跨職能協作，並確保新員工不會因為缺少所需的資源和答案而陷入困境。

另一種更實用的指導新員工的方法是讓他們更容易得到答案。在當今的企業環境中，管理員或 IT 支援不能總是將時間浪費在時常會發生的內容相同的一次性請求中。在中小型企業中，手動處理這些請求是可行的，但當始終有大量員工希望立即獲得服務並開放訪問內部系統時，這很快就會變得不堪重負。因此， Jira Service Management 的 HRSM（ 人力資源服務管理 ）解決方案提供了面向消費者水平的自助服務門戶，可自動提供 HR 服務以提供具有行業競爭性的入職體驗，並簡化了對內部工具的訪問。

但是，對於企業而言，將這種解決方案提升到更高層次的方式是將 Jira Service Management 與  Confluence  配合使用，從而在解決終端使用者的問題上進行雙管齊下的作用。組織規模越大，可以找到的知識文章就越多，就越容易找到所需要的答案。透過使用Confluence 建立知識庫文章，當新員工將其請求輸入到 Jira Service Management 中時，他們就會像變魔術一樣自動檢視推薦的文章。您所要做的就是從設定中自動搜尋請求表單，您將立即關閉待辦事項列表。有關如何啟用自動搜尋的逐步說明，我們提供了 可參考的文件.

幫助您的新隊友獲得成功

如前所述，新手入門過程中的成敗關鍵之一就是可以立即訪問團隊需要的工具，並使其快速上手。當終端使用者不滿意時，特別是在團隊試圖儘快讓新成員適應最新情況時，這個問題只會在規模擴大時變得更為複雜。任何阻礙他們獲得他們工作所需的工具的摩擦都會導致負面的使用者體驗，並增加您的工作量。

企業組織需要自動化以減輕新員工配置的溢位，這正是我們的 Data Center 產品包括諸如 JIT（即時）配置之類的功能的原因 。藉助 JIT 設定，您可以避免終端使用者的訪問問題，並讓 Atlassian 產品支援的團隊的新成員更快地跟上速度。當使用者得到他們需要的工具時，他們的互動、協作和與團隊融合的能力就會提高。

但是，不僅限於 JIT 設定。我們的自託管企業產品提供了許多 使用者管理優勢 ，例如對領先的身份驗證協議——SAML 和 OpenID Connect 的單點登入支援，以及以後的 更多功能 ——這將幫助您更容易大規模地管理入職流程。

透過協作培養團隊文化

最後但同樣重要的一點是，在當今的遠端工作環境中，最大的入職障礙之一就是確保新員工首先親身體驗其團隊（以及整個組織）的文化。正如我們前面提到的，當今招聘工作的最大困難之一是使新員工感受到被歡迎，並融入到成千上萬的人當中(這些人可能已經與他們的團隊成員進行了面對面的交流)。這並不是一個簡單的解決方案可以解決的問題，但是藉助 Confluence 的廣泛功能，透過協作可以增強團隊的凝聚力。

我們 Atlassian 的一個做法是鼓勵每個新員工在加入團隊的第一週後寫一篇介紹文章。這樣可以提供一個機會讓新團隊成員分享他們的興趣愛好和人際關係。透過 Confluence 的內聯評論功能，新成員可以說出他們感興趣的領域，詢問更深層次的問題，分享趣聞軼事，並最終向新員工展示有一個支援他們的社群。

Confluence 還可以用於運營不同型別的區塊，鼓勵團隊建設。從打破僵局的活動到建立團隊共情力，在適應遠端工作的同時確定正確的支援水平， Atlassian 的團隊手冊 提供了無數適用於內部溝通會議的資源，與 Atlassian 的產品相結合，有助於提高團隊的凝聚力。

最重要的是，您需要一個空間，讓新員工在加入如此龐大而成熟的組織時感到賓至如歸，他們樂於分享個人生活的各個方面，以在工作會議之外建立紐帶，並根植公司的文化和價值觀。

這對於未來的入職意味著什麼？

遠端工作將以某種方式或形式保留下來，這意味著遠端入職也是我們需要不斷髮展最佳化的一個過程。人與人之間的互動將永遠無法替代，但是我們可以在這種新形勢下最佳化可用的選擇。