巧妙使用免費OA管理企業資料

眾所周知，企業內部每天都有很多資料需要儲存下來的。那麼我們需要如何巧妙利用好免費OA 來管理好這些資料。

點晴OA 中分別有檔案資料管理、知識管理和單位網盤、個人網盤來管理企業或個人需要儲存下來的資料，方便企業員工隨時檢視。

檔案資料管理、知識管理和單位網盤、個人網盤一個受控、一個不受控，有不同的用途：
單位網盤中所有目錄和檔案都是受許可權控制的，並且目錄名稱都是加密後儲存在資料庫中的、在物理硬碟上並沒有對應的同名資料夾，員工瀏覽下載都有詳細的記錄，無許可權的使用者即便知道了下載連結，也無法瀏覽下載該文件。

單位網盤 中一般先給各個一級部門建立一個部門名稱的目錄，設定可維護人員，然後交給各個部門自行管理維護，方便各個部門自行分享檔案；

個人網盤 中的文件管理與單位網盤類似，但沒有許可權控制，僅本人能夠訪問，使用者可以將文件分享給別人，他人無需許可權就可以直接下載，被分享人也可以將連結複製給其他人正常下載使用。

知識管理 中的文件是開放式的，並且在物理硬碟上有對應的同名資料夾及檔案，面向所有員工的，沒有許可權控制，所有使用者都可以無限制的瀏覽下載，系統不記錄使用者的瀏覽下載行為。 知識管理中一般放置通用資料：office 使用幫助文件、管理文件、影片等等。

檔案資料管理 ：主要針對單位規範性文件進行管理，包括：單位規章制度、ISO 檔案、管理規範模板等，可以對各個檔案進行準確的發放範圍、瀏覽許可權控制、討論分析、版本控制、簽收確認等。

單位網盤： 就是相當於傳統的檔案伺服器，只不過是WEB 方式實現，會更方便些。可以設定各個部門的資料夾，有許可權的部門、崗位、人員才能訪問和維護指定的資料夾，資料夾裡面的檔案沒有具體的約束，不支援對單個檔案進行討論和版本控制。

該模組的許可權控制是按照目錄來進行許可權控制的，不對目錄下的單個檔案進行單獨的許可權控制，檔案的許可權受其所在目錄控制。

以上就是點晴OA 用於儲存企業資料的各個管理模組。點晴OA 辦公系統是沒有使用時間、功能、註冊人數及併發使用者數等限制，裡面所有的功能模組，包括Email 、工作流、人力資源管理、財務管理、客戶管理、車輛管理、網盤、知識管理、工作日誌、工作計劃、低值易耗品、單位合同等都是免費。同時點晴OA 系統提供免費常規服務，使用者可以隨時透過點晴幫助文件、點晴使用者交流QQ 群等免費獲得實時線上幫助，免費服務內容包括但不限於：安裝、升級、使用問題答疑等。