財務軟體的審計功能怎麼用

審計在過去的幾十年年裡發生了巨大的變化。在紙質記賬的年代，兩位審計員坐在一起，使用一種叫做“叫喊和記號”的方法，來驗證從普通日賬到總賬的過賬情況。持有總分類帳簿的人會從每一分錄中調出帳目和金額，兩位審計員會在分類帳紙上有關的行旁邊打勾，這些行記有原始分錄簿。然後，兩個審計都會對賬簿進行掃描，找出任何不匹配的交易。

現代的審計，更多地使用自動化，並要求初級審計人員執行比上一代人更高層次的任務。正如低程式碼自動化工具透過編寫簡單的例行任務指令碼改變了我們的工作方式一樣，新的審計工具將簡化和自動化許多例行審計任務。為了順應新的潮流，Zoho Books為使用者推出一項新的審計跟蹤功能。Zoho Books中的審計跟蹤是報告模組中的一部分。

Zoho Books儲存了使用者對應用程式中的所有記錄所做的每個更改的日誌，例如聯絡人、銷售或採購事務、發票或賬單、日記賬，甚至設定。除了儲存更改資訊之外，還儲存了時間戳和執行操作使用者的詳細資訊。

簡言之，Zoho Books中的審計功能從4W的維度跟蹤記錄操作資訊，這四個W就是：when、 where、 what 以及who做了修改。

When–執行操作的日期和時間。

Where–執行操作的模組。可以是發票、賬單、銀行業務、費用或Zoho Books下的任何其他模組。

What–對所執行操作的描述，例如建立賬單、編輯賬單上的行或更新賬單內容。

Who–執行操作的使用者。

如果一條記錄被多次更改，審計跟蹤將顯示已建立的每個版本，而不僅僅是最近的版本。使用者可以比較多個版本並跟蹤對特定資料所做的新增、刪除或修改操作。

目前，有些國家的政府已經設立了對會計軟體中記錄進行審計追蹤的有關規定，這是遏制交易欺詐的積極態度。Zoho Books從技術層面，來具體實現審計的功能，幫助公司完成相關規範，防止出現未審計交易和商業欺詐。