為遠端工作人員提供21種組織工具

未來的工作就在這裡，…它在你附近的咖啡館、沙發或合作空間裡開設商店。

遠端工作的員工數量-以及使之成為可能的公司-在不斷增長。

五月份，國際工作場所集團發現70%的專業人士 每週至少一次遠端辦公 。這家瑞士企業集團認為，到2020年，全球勞動力中至少有50%將處於完全偏遠的狀態。

IWG的調查發現，靈活的工作可以提高生產力、創造力、留住工作人員和工作滿意度。這都是除了電子通勤和自由職業帶來的財務和戰略優勢之外的所有因素。

遠端辦公的能力和數字辦公租賃服務的出現，導致人們對工作地點和工作方式的態度發生了變化，並挑戰了傳統的9至5小時工作時間。

如果您熟悉Testlio，很可能您已經知道我們與10，000多個遠端測試人員一起工作。這些經核實的測試人員手邊有4500個獨特的裝置，覆蓋了60多個國家。

除了降低開銷外，遠端工作還提供了許多好處，包括在工作和生活之間找到平衡。

“那些感覺控制自己生活的員工與管理層有著更好的關係。他們可以把職業問題留在工作崗位上，把個人問題放在家裡。“-泰斯利奧執行長兼創始人克賴斯特爾·克魯斯特·克

此外，以鼓勵工作與生活平衡而聞名的組織對員工也變得非常有吸引力。這有助於為任何職位空缺吸引一批有價值的候選人。

但是，管理一個分散的團隊，成員從紐約到廷巴克圖，都會讓人望而生畏。除了聘用具有較強溝通能力和獨立工作能力的有自我激勵和經驗豐富的員工外，重要的是招聘懂技術的團隊成員，他們瞭解協作的重要性。

雖然沒有手冊，但是有很多的工具可以讓團隊中的每一個人都走上正軌並進行交流。

通訊

由於有了許多很好的工具，遠端團隊內部的溝通比過去要容易得多，從保持聯絡或建立公司文化開始。

鬆弛

無可爭議的團隊溝通冠軍，讓你創造不同的渠道，為不同的主題或目的，如營銷，設計，社交媒體提及(#社交-提及)，或新員工(#瞭解-瞭解)。

共享檔案和訪問檔案很簡單。雖然透明度總是被鼓勵，人們也可以傳送直接資訊或建立一個部門溝通小組。

隨著越來越多的應用程式和整合，Sack可以根據您自己的工作流進行定製，並與此列表中的許多其他工具連線，並允許您設定自動通知。

Skype

又老又好， Skype 是一個經典的影片呼叫應用。

免費使用本地和全球，該平臺還包括即時訊息，視訊通話，語音通話，團體通話，所有從Skype桌面或移動應用程式。

“遠端工作是關於交流的。我使用Skype是因為我可以記錄我的對話，我也可以跳過一個電話，而不需要切換到另一個系統。“ 艾瑞克·埃伯特 ，Zenkit市場經理

Rocket.Chat

Rocket.Chat 是一個由社群開發人員根據自己的需求構建的通訊平臺。

Rocket.Chat不僅僅是一個訊息傳遞平臺，它直接面向開發團隊。不管你是想和同事聊天還是影片聊天，火箭。

此外，Rocket.Chat是開源的，這意味著它很容易用大量其他工具進行構建和定製。由於它的檔案上傳和共享，該程式是Sack的有力競爭對手。

“火箭。Chat允許我們隨時與測試人員交流。推送通知是緊急訊息的關鍵。除了是一個結構良好的溝通工具，它還允許我們保持社群的參與.我們需要一個平臺，讓我們可以建立一個環境，您可以輕鬆地切換到有趣的聊天和專案相關的討論。有了火箭，這是可能的。“-卡斯帕·基克皮爾，Testlio社群成長經理

變焦

有時候，你想要做的不僅僅是傳送一個快速的資訊。但是過去使用不可靠的視訊會議工具和令人沮喪的技術問題的經驗使您無法這樣做。這裡是 變焦 閃閃發光。

對於仍在使用其他平臺的免費版本的公司，Zoom允許多達100人參與其免費計劃。

這個簡單的視訊會議工具被Gartner評為最穩定和最可靠的。使用SLED整合，團隊成員可以透過鍵入“/縮放”來接收即時會議連結。

影片呼叫和螢幕共享是管理遠端團隊不可或缺的一部分，儘管有很多可供選擇的選項，但Zoom的視訊會議平臺提供了簡單和有用的功能，無論您是付費客戶還是非付費客戶。 本·伍茲 、所有者和媒體策略師

專業尖端

人是社會性的生物，需要感受到連線的…。尤其是在遠離其他同事的時候。在尋找公司完美的溝通平臺時，請考慮這一點。

不要把交易限制在嚴格的業務上。偶爾的問候或分享一個有趣的影片，可以幫助鼓舞士氣。

開發與設計協作

設計通常是一項團隊運動。從白板到批判性，分散式設計團隊必須能夠實時協作。

建立一個對你所在部門的每個人都有效的工作流程，同時考慮到你可能並不總是和你團隊的其他成員進行面對面的互動。謝天謝地，科技可以讓人覺得你很親近，即使你不在的時候也是如此。

INVISION

INVISION 允許團隊為移動和Web應用程式建立互動式原型。

Invision是最全面的設計軟體套件之一，它使遠端辦公人員在整個設計過程中保持同步。

這些程式可以促進非同步的設計討論，跟蹤來自每個人的反饋，並演示輕鬆有效的互動，從而使您能夠進行線框、計劃和設計。這是市場上最好的快速原型工具之一。

“當你的客戶有一個更好的環境來看待他們時，反饋就會好得多。”Invision模仿實際的網頁瀏覽體驗。這意味著你可以控制別人如何看待你的設計，這是一件偉大的事情。

GitHub

GitHub 是所有標準下最受歡迎的原始碼託管平臺。

它適合於大量的專案，是大多數開源軟體的首選。

事實上，它是最流行的軟體產品開發工具團隊之一-不管是遠端的還是內部的-都比較喜歡。

透過支援多級訪問系統，GitHub在全球範圍內創造了一個安全的開發環境.它很容易與其他服務整合。

專業尖端

在網上合作時，一定要提供詳細而清晰的資訊，說明你在問什麼或說些什麼。傳送影像、程式碼示例和原始檔以補充您的訊息。記住，太多的資訊總比不夠好。

雖然讓團隊成員進入核心協作工具是很費時的，但是如果團隊中有人不理解，他們會迴避參與。確保您解釋了所使用的所有必要工具。

專案管理與工作流

如果不在同一個房間裡，管理團隊的生產力就會變得更加複雜。選擇合適的專案管理軟體可以使分散式公司成敗。

亞特蘭西安·吉拉

是泰斯利奧隊的主打， 亞特蘭西安·吉拉 幫助敏捷團隊計劃和跟蹤專案和問題。跨平臺敏捷軟體開發和團隊協作工具允許成員快速高效地交付軟體。

從市場營銷到設計，再到DevOps，Jira是在考慮每個部門的情況下建造的。每個人都可以輕鬆地在同一個頁面上…還有計劃。

薩皮爾

工作流自動化是每一家現代企業的必由之路。當涉及到分散式團隊時，這一點尤其重要。

全球團隊依賴 薩皮爾氏 最新的檔案，以確保每個成員在同一頁，沒有工作是橫向產生。

透過將公司的組織應用程式連結在一起，Zapier的自動更新有助於促進一種強大的遠端工作文化。

Zapier是我們機構的額外團隊成員，將我們的系統連線在一起，並管理資料的推拉。 亞歷克斯·明欽 ，Zest數字管理合作伙伴

特雷洛

看板式的專案管理工具， 特雷洛 幾乎可以用來做任何事。從產品開發到編輯，從管理自由職業者到日常公關工作。

一個視覺化的待辦事項清單極大地幫助每個專案按計劃進行.您可以建立板和卡片來管理整個專案。

它的拖放功能允許您輕鬆地將檔案和影像附加到卡片上。您可以為計劃策略和跟蹤策略進度指定到期日期、標籤、團隊成員和註釋。

巴塞坎普

電信的最初支持者之一， 巴塞坎普 為跨不同時區的團隊建立透明度、結構和問責制。

Basecamp允許您輕鬆地建立專案，並將-do和截止日期分配給成員。有了它的日曆功能，您就可以快速發現某個團隊成員錯過了一個里程碑。

專業尖端

建立一個工作流可以讓你自由地專注於核心任務，避免微觀管理。

不是每個人都會同意你關於如何完成工作的想法。不要專門關注工作是如何完成的，而是更多地關注工作本身。制定明確的目標，何時完成這些任務，以及具體負責實現每個目標的人員。

檔案管理

數字檔案管理對於任何業務的順利執行都是必不可少的。

這通常更重要，因為在無法聯絡到同事或您需要將檔案傳遞到另一個部門以供其輸入時，地理位置分散的員工會訪問檔案。

谷歌硬碟

雲端儲存很容易被認為是理所當然的，但當您遠端工作時，這是必須的。

谷歌硬碟 是任何團隊的重要組成部分-從一到一千。無論是工作文件、簡報還是電子表格，GoogleDrive都是免費的、快速的，並且可以從任何一個地方訪問。您甚至可以開啟和關閉功能、啟用共享、更改訪問許可權和跟蹤更改。

使用Docs、幻燈片、工作表等作為Google套件的一部分，您可以輕鬆地開啟、編輯和共享檔案。不能上網嗎？將驅動器設定為離線工作，仍然可以編輯文件和電子表格。

“Google套件是一種節省時間的工具，具有其本地協作功能。多個作者修訂，透過註釋在文件中進行對話，以及編輯和建議模式，允許我方便地編輯文件並跟蹤所有更改。“-Testlio執行行政經理JoseapaMiltony

Dropbox

透過電子郵件傳送大檔案是一個麻煩，當檔案太大時是不可能的。一隊 Dropbox 帳戶可以是一種很好的方式來確保您正在共享您需要在您的團隊中共享的所有檔案，並且它們是容易訪問的。

它使用簡單，可以下載桌面應用程式，便於檔案的拖放共享。

縮成一團

縮成一團 是基於雲的，能夠在所有裝置上同步所有檔案。

該軟體整合了Salesforce、MicrosoftOffice和Google-舉幾個例子。這使得任務管理高效有效。

通訊、檔案共享和任務管理功能的結合使此應用程式成為一個高效的專案管理工具。

安全工具

我們都知道，我們每個線上帳戶…都需要一個強大的、唯一的密碼。我們只是不想記住每一個。

密碼管理器透過生成和儲存複雜的密碼來解決這個問題。密碼管理器生活在您的瀏覽器，並採取數字守門，填寫您的登入資訊時，你需要進入一個特定的網站。您只需為經理本身記住一個密碼，其他的一切都會為您處理。

1通

1通 包括功能，如能夠將文件或圖片附加到登入，以幫助額外的安全性。

該平臺允許您輕鬆地加入具有許可權概述的新團隊成員。它還會自動監測所有賬戶的違規情況。

“遠端團隊協作通常需要共享對相同工具的訪問。手動將密碼儲存在計算機上的電子表格中已不再安全了，就像1 Password這樣的密碼管理器就是在這裡輸入密碼的。“-Testlio IT管理員Kristen Kivimaa

LastPass

作為密碼管理中最強大的名字之一， LastPass 在提供許多功能的同時又不讓使用者有更多的選項，取得了很好的平衡。該軟體在眾多受支援的平臺上是直觀和快速的。

LastPass免費使用者還可以獲得無限的密碼、密碼生成器、安全便箋儲存、一對一共享，以及測試自己安全情況的“挑戰”。

達什萊恩

達什萊恩 它不僅保證了您的密碼的安全，而且使團隊成員更容易登入到基本的工具中。

該平臺使您可以立即更改與DashLane整合的多個登入站點上的密碼。它還捕獲收據，這是方便的。

然而，免費版本不會同步您的密碼到您的手機。

專業尖端

在支援它的所有關鍵任務帳戶上啟用雙因素身份驗證。即使是小規模的初創企業，高價值的賬戶也需要一個基於電話的2FA。

密碼不應透過電子郵件或文字共享或傳輸。控制登入並確保它們保持安全和保護-特別是在代表客戶登入的情況下。

時間管理工具

許多遠端團隊面臨的最大問題之一是精確跟蹤工作時間。由於偏遠的工人可以生活在世界各地，管理人員經常有幾個人在不同時區的專案上進行協作。

時間管理工具跟蹤您團隊的進度和日常活動。

時間營地

想確保遠端工作人員專注於實際工作嗎？ 時間營地 是跟蹤使用者活動的時間和生產力跟蹤器。

線上時間跟蹤軟體允許您按任務、人員或預算管理專案。TimeCamp無縫地為正確的專案分配時間條目，監視員工的網際網路使用情況，並生成詳細的報告。

此外，有了生產性活動和非生產性活動的區別，你就知道員工是如何度過工作時間的。

當我工作的時候

當我工作的時候 可以方便地安排員工的工作，並跟蹤他們的工作或收費時間。這對於每小時遠端工作人員特別有用。員工登入和數字“時鐘進來”與一個方便的介面。

請參見每週概述整個團隊的日程安排，並儘量減少與拖放計劃功能的排程衝突。

收穫

收穫 跟蹤你團隊的進度和日常活動。為單個團隊成員、任務或客戶端執行報告。

該平臺整合了數十個您喜歡的工具-包括Sack、Trello和Basecamp-以節省您的時間並簡化您的工作流程。

專業尖端

這是很容易的，只是跳到網上一整天，並做一些工作。但是，重要的是要確定你的工作時間，這樣你就有足夠的時間專注於工作，而不用佔用你的休息時間。

從Facebook到YouTube，再到網上購物-找出你浪費的時間，然後在你設定的工作時間內避免浪費時間。相反，要確保你有規律的休息，這樣你的大腦就會恢復活力，並留出時間在工作日以外的時間裡從事這些活動。

時間轉換器工具

時間巴迪

這，這個，那，那個 TimeBuddy應用程式 可視地轉換多個時區。您可以簡單地新增您的隊友的位置，以便找到一個方便的時間見面。

免費版本允許您在四個位置之間進行協調。

專業尖端

有時候，您的遠端團隊會跨越不同的時區。在你期望同事工作的時候，一定要與他們溝通。

員工獎勵

不管員工是在現場工作還是遠端工作，他們都需要積極主動。不幸的是，沒有機會自發地“加油！”當涉及到識別遠端員工時，許多經理都不知所措。

木板

用WooBoard來慶祝你的團隊的成就。

這個遊戲化應用程式為公司提供了一個識別和讚賞員工的平臺。

員工透過一個透明的積分系統賺取獎勵，然後兌換禮品卡。

專業提示

確定業績或貢獻構成獎勵的標準。透過告訴你的團隊你想看到的行為，你為他們樹立了成功和成就的基礎。

為你挑選合適的工具

當涉及到使用基於雲的工具來管理團隊時，確保每個人都在同一個頁面上。

選擇合適的軟體，讓你的員工上船，你就可以組建一個更有效率的遠端團隊來幫助你的業務發展。