管理好時間就是管理好專案 (轉)

管理好時間就是管理好專案 (轉)[@more@]

管理好時間就是管理好專案

作者： BUILDER.COM
Monday, September 16 2002 4:38 PM



專案經理(PMs) 為了專案的進度而管理時間，但是非常有趣的是他們並不像制定專案計劃那樣來管理自己的時間。

我從來不認為偶爾的白日夢或者是花時間去消遣是在浪費我們的時間。實際上，真正長期嚴重影響我們工作的是一些我們不太在意的習慣性的行為方式。
這裡列舉出了一些我們在處理日常事務中浪費時間的例子，也提供了一些避免這些壞習慣的方法。


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不斷髮展你主要的專案計劃
你的任務就是要讓專案保持平穩的進度，因此你需要隨時準備好身後的突發問題。
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把東西放錯地方
目前我所知道的，沒有一個組織可以做到完全的不需要紙張的文件記錄。因此在人們沒有發明一種方法來根據文件的內容找尋之前，丟失文件仍將是一個問題。

我的建議：找專人管理文件
與其自己找文件，還不如招一個優秀的僱員來替你找。當面臨著大堆的檔案時，一定要毫不手軟的依次整理，評估一下每個文件的重要程度，如果是重要的就自己處理，一般的文件就找專人代管吧。



做事被打斷或被其他事情分心
在工作的最後一分鐘被打斷，經常是無法預料的也是不可避免的

我的建議：學會把時間分類
千萬不要總是認為所有的中斷都需要你立刻解決。學習一下怎麼把你的時間分類。這也是一種藝術。問問自己什麼事情是一定要現在去做的？個人時間管理的精髓就是能夠分辨出什麼事情是重要的什麼事情是緊急的。我們都有被一些有趣的談話或者電子打斷的經歷。關鍵是一定要確信這些打斷不會成為你每天的生活的一部分，或者成為你加班的原因。


拖延

把單調乏味的工作放在最後是人類做事方式的一個特性。

我的建議：區分優先順序
對我來說，最好的解決辦法就是明確的告訴自己這一天中最優先要做的幾件事情。然後我會把這些事情分解成幾個子任務，並且逐個完成。迴避或者標記那些難做的大問題，也許這些是你明天的首要任務。

 

 

凡事親歷親為


如果你經常對你的下屬說：“把它交給我來做吧。”這隻能表示你不相信他們也能做好

我的建議：明確你自己的職責
不管是心裡想的還是書面的，建立一個明確的概念，你的具體責任是什麼，把其他的事情交給別人去做。


完美主義
完美主義者總是很難判斷什麼事情已經做得“足夠好了”。

我的建議：不要畫蛇添足
在你所有的專案中，一定要有一個要有一個質量評估的，讓你的組員知道做到什麼標準就可以停止了。其他的行為需要更多的個人判斷。也許有時你會不經意的去做些多餘的事情。抵制那些想要把細節的東西做完美的行為—這是缺乏自信的表現。

會議繁多

會議有時也是浪費時間。

我的建議：集中精力討論具體的議事日程
當你接到一個會議的邀請函時，應該禮貌的問一下，你在這個會議中是什麼角色，這個會議要進行多長時間。如果時間安排合理的話，你再去參加也不遲。當然從另一方面講，如果你是一個會議的主辦方，你也同樣應該準備好回答這些問題。


危機

如果你忽略了上述的問題，危機就會來臨了。

我的建議：遠離危機！

把你所有的注意力都放在如何處理上述的這些問題上，如果你能很快懂得怎麼管理好你的時間，機遇就會出現。


實踐一下我上面所鼓吹的
當新的一天開始的時候，我總是問自己這樣兩個問題：

我今天的日程表已經告訴大家了嗎？ (舉例來說，共享我的日程表)?
我什麼時間不希望被打擾
回答這些問題，我必須現在腦子裡大致安排好一天。我發現這是一個非常簡單又行之有效的戰勝不良時間習慣的辦法，尤其是對拖拖拉拉。

在我的一整天裡，當我忙得沒有效率的時候，我都是睜大了眼睛考慮著時間問題。當我發現自己在浪費時間的時候，我記下是什麼使我浪費了時間，以便以後能夠看到有所避免。幾天之後，你就可以輕易的找到自己浪費時間的習慣，找到有效的方法改正它們。