選擇和配置一個專案優先權分級選擇系統（轉）

專案經理們可以從相當多的專案優先權分級和選擇模式中做出選擇。選取一個選擇模式很大程度上取決於機構的特性，例如從事的行業，願意冒多大的風險，技術水準，競爭狀況，管理模式，以及市場。

　　選擇模式應該包含多種評判標準，例如收益率，新技術的研究，公眾形象，核心能力，還有戰略配合度。

　　選擇程式

　　當專案經理們“必須”選擇一個專案時，這幾乎不是個問題。如果一個專案到了“必須”要選的地步，那麼專案經理們有時會忽略所有其它的選擇標準，使專案面臨風險。這個問題是：一個專案何時會被歸入“必須”要做的那一類？它的答案就是：當這個專案的大多數風險投資者們都認為這個專案至關重要，需要趕緊執行時。除了實行這個計劃之外，沒有別的辦法可以確保整體機構的連貫性。對於所有餘下的專案，運用多種選擇標準，這將使這個專案和整體機構戰略聯絡在一起。

　　對建議的篩選

　　對於專案的建議有來自內部的也有來自外部的。大多數情況下，公司能得到的建議遠比他們能採用的多。這些建議必須透過篩選的過程。

　　實現一個有效的篩選過程的先決條件是：

　　·公佈選擇標準，讓建議的提出者們在提交給判斷優先權分級的小組前可以執行自我評估。
　　·公佈對於發展商業事件的指導方針和樣板，將有利於促進優先權分級小組的評估工作。

　　優先權分級小組

　　為了實現高效的專案優先權分級和選擇方法，你需要明確優先權分級小組的任務和責任。專案優先權分級小組要負責這些事情：
　　·用最基本的選擇標準評估專案建議。
　　·採納或否決建議。
　　·公佈對每個意見的評分並確保這一過程公開而且不受限制。
　　·調整專案佔據總體的份額。
　　·評估專案隨著時間推移其業務量的進展狀況。
　　·當情況改變時，重新評定機構的目標和優先順序。

　　選擇標準

　　你應該以整體的關鍵成功因素和戰略目標為依據，制定出專案選擇標準。不能正確的選擇出合適的因素將導致優先權分級和選擇程式毫無用處。下面的例子是我的一位客戶所採用的一些選擇標準：
　　·以核心能力為依據
　　·以戰略目標為依據
　　·利潤增長的內在速率（一個確定的數字，比如說15%）
　　·客戶服務的改進
　　·緊急事件

　　管理人員根據其對於整體的目標和戰略計劃的相對貢獻和重要性來決定每個標準的權重。專案優先權分級小組根據選擇標準估算每個專案建議的相對貢獻和利益。優先權分級小組為每個標準制定一系列的價值，範圍是從最低（0）至最高（10）。這個價值代表了這個計劃相對於某個特定標準的配合度。

　　譬如說，可以看出“建議一”非常符合機構的戰略目標的標準，因為優先權分級小組給了它一個7分。然而，“建議一”並不太符合核心能力的標準，因此優先權分級小組只給了它2分。在這個模式中最後一步是依據每個標準的重要性，按管理人員規定的最低為1最高為3的一系列數值做加權。例如，“改善客戶服務”一項的權重是3，而緊急事件一項是2。注意，緊急事件跟上面討論過的“必須”要做的一類事情是不一樣。儘管建議四似乎比較緊急，它並沒有被歸入“必須”要做的專案中。這就是為什麼它要跟其它的一些建議一起進行分析的原因。很少會出現那種兩個專案獲得相同分數的狀況；優先權分級小組可以挑出那些對整體資源要求不高的專案。

　　預估結果

　　專案優先權分級系統根據對整體戰略的支援度挑選出那些你應該繼續進行的專案。另外，你需要一種模式來預估專案優先權分級系統的長期效用。這個預估模式主要關注四個主要領域的表現：
　　·客戶
　　·內在的
　　·創新
　　·知識轉換
　　·金融措施

　　你需要蒐集一些測定標準來分析和預估專案優先權分級系統的效用。下面的名單列出了一些常見的測定標準，用來預估這四個主要方面：
　　·客戶
　　·跟工業標準相比的銷量
　　·在規定時間內的/預算內的/符合規範的專案所佔比例
　　·內在的
　　·新的產品或服務推向市場所需時間
　　·設計時間的減少
　　·創新
　　·新產品帶來的銷量
　　·知識轉換
　　·因改進專案管理程式而節約的經費
　　·金融措施
　　·投資回報
　　·利潤內部增長率
　　·現金流動分析

　　你應該在一段時期內測量這些專案，如果可以的話將他們和工業標準作比較，這樣就可以很好地看出公司的表現如何了。

　　執行集中的專案優先權分級和選擇系統，可以有助於充分的瞭解你的專案是否跟機構的戰略一致。這個系統幫助你透過控制稀缺資源的使用和平衡風險，來有效地管理專案組合。要記住，你必須用同一種選擇標準評估所有的專案建議。你必須強迫執行專案優先權分級系統。更重要的是，要維護這個系統，保證它的公開而公正，這對保持它的真實性是至關重要的。優先權分級小組需要的提供資訊有，哪些專案被授予專案優先權或它的等級，在進行中的專案的狀態，以及專案選擇標準的改變等。擁有一個這樣的系統，可以使你的機構的整體目標和戰略與透過預先積極的選擇過程挑選出的一系列專案形成一個整體。
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