CIO Update專欄作家Jeff Monteforte說，在進行商業活動時確定IT專案的收益並不容易，但透過以下五個步驟的實施可以減少專案收益確定的難度。

　　要同商業部門緊密合作來確定IT專案的收益，這個設想是根據《CIO Insight》對370個IT 執行官最新調查得出的結論。

　　這次調查主要集中在IT團隊怎樣觀察、使用和計算一個專案的投資回報率（ROI），調查的結果主要表現以下三方面：

　　1、只有29%的CIO們不願與那些稅收會影響收益評估的企業合作。

　　2、68%的CIO們為了IT專案而與商業合作來共同追求ROI，並宣告IT最終可以更好地與經營戰略合作。

　　3、65%的CIO們獲得IT收益時沒有與企業同事協作，由於他們ROI 的實踐問題使得IT團隊與經營戰略聯合的結果變得更糟。

　　從這些統計資料中可以得出兩個主要的觀測結論：當IT團隊嘗試自己評估利益時，所評估的收益大部分都不完整；而當IT團隊在開發ROI 矩陣計劃期間排除掉他們的同類企業時，出於商業目的IT投資變得更加不穩定。

　　這並不奇怪，不是嗎？

　　因為商業是努力使IT投資與商業目的聯合的眾多因素中的一個主要因素。

　　86%來自於大型企業（稅收在10億美元或更多）的IT團隊與商業合作來共同開發ROI的計算，但很快就只有69%，並且稅收低於10億美元的大型企業的IT團隊來共同開發的ROI計算。

　　基於這些經驗，我瞭解到透過一個商業顧客來確定一個專案的商業需求是非常困難的，更不用說讓他們努力去評估和量化這些商業價值了。

　　由於這些原因，我提出了以下五步驟方法，並且我已經成功地使用這些方法與商業同事組織討論並指導他們獲得了商業收益，這些商業收益可以被確定數量，部分收益還可以用於ROI的計算。

　　一、確定種類和收益

　　收益可以透過許多方式來定義，比如透過增加收入等切實的方式，或增加商標價值等不切實的方式。

　　如果你的公司正開始努力使商業收益與IT專案聯合，那麼最好的方法是保留你所評估的相對較少的收益量，然後去選擇你或你的同類企業最瞭解的商業收益種類。

　　對於大部分企業來說，以下商業收益種類及其方法最為有效：

　　1、成本降低：由於專案的實施，可以排除硬體、軟體或溼件的費用。

　　2、避免成本支出：對於一個特殊工作職責所花費的額外資源成本可以被避免，因為未來履行這項工作職責的能力將會增加。

　　3、增加收入：由於專案的實施，銷售金額將會增加。

　　4、維持收入：如果專案沒有繼續實施，將會失去一定銷售數量的金額。

　　二、定義“中間狀態”的業務矩陣。為了量化IT專案的價值，應抵制立即盈利的誘惑。

　　除非在貨幣計算的後面有一個可測量的商業程式，否則金額很難被評估。我稱這些商業程式測量為“中間狀態矩陣”。當我確定一箇中間狀態矩陣時，我會根據它對這些測量的影響來考慮IT應用程式。

　　為了隔離IT解決方案的真實影響，確定直接影響已評估IT應用程式的方法至關重要。試圖避免這些測量將會被其它方式所影響，商業專案也是一樣。

　　比如，一個新的定單程式系統的部署。對於這個IT應用程式，標準的中間狀態矩陣通常包括一個定單專員每日處理定單的數量或第一次精確記錄的定單數量。

　　三、把中間狀態矩陣轉化為一個貨幣單位價值。

　　無論你的中間狀態矩陣是所銷售的器具數量或是計算機時代中被淘汰的舊伺服器數量，每一個矩陣都有一個所附的內在價值。

　　透過我們定單處理的解決方法，我們就可以透過多種方式來決定處理定單的成本費用，但是最簡單的方法通常是最好的方法。其中的一種方法是透過一年的定單程式數量來劃分維持定單專員團隊的總成本。

　　例如，一個由10個定單專家組成的團隊的薪水和利潤開支每年為600,000美元。如果公司在這段時間裡處理10,000定單程式，那麼平均處理每個定單的成本為60美元。

　　四、評估商業矩陣的影響。透過商業程式中的兩個組成部分來成功評估一個IT解決方案的潛在影響，這兩個組成部分是：對現有的商業程式進行基線測量；對未來系統作一個評估測量。

　　首先是基線或者說是測量法。對每一個挑選的中間狀態矩陣選擇必要的資料，比如一個定單專員去年處理的平均定單數量，然後計算基線的效能。舉個例子說，如果去年有10個定單專員和10,000個定單，那麼在這年裡平均每個定單專員處理了1,000個數量的定單。

　　下一步，一旦IT應用程式被部署，那麼就要評估可預測的未來效能。記住，對於任何商業職責的潛在增加，其最好的評估方法是去觀察在商業中履行職責的那些人們。

　　不要設想你知道人們能做什麼，你必須去和那些最終使用IT系統的人交談。他們在應用程式怎樣可以使自己變得更加有效的問題上提出了自己的意見，這些意見對於那些一直期待程式評估和對最終評估增加可信性的商業執行者們具有很好的鑑定價值。

　　“to-be”程式測量法和“as-is”程式測量法之間的差異是受中間狀態矩陣影響的結果。

　　考慮到我們定單處理的情況，如果未來的定單都使用IT系統，那麼每一位定單專員每年將承擔1,500個定單，相比“as-is”每年所承擔的1,000個定單，那麼在公司所有的定單中，每一個定單專員每年就要額外承擔500個潛在定單的增長幅度。

　　五、計算貨幣價值。程式的最後一步是決定與中間狀態矩陣相關聯的金額收益。

　　基於這些定單處理的例項，並同時使用所設想的方式去實施，那麼一個貨幣商業價值就可以得到如下結論：

　　1、每一個定單處理的成本為60美元。

　　2、定單專員團隊的規模為10個專員。

　　3、每一個定單專員每年的薪水和收益支出為60,000美元。

　　4、每一個定單專員每年增加的定單能力為500個。

　　5、每年公司增加的定單處理數量為5,000個。

　　如果可以達到硬體費用節省的收益數額（成本的減少是我們收益的種類之一），那麼貨幣收益就可以得到如下結論：

　　1、每年7個定單專員（每人處理1,500個定單）透過使用新的系統要處理10,000的定單。

　　2、定單專員團隊的總人數可以從10個減少到7個。

　　3、每年每個定單專員花費60,000美元，估計每年節省的費用在180,000美元（60,000美元*3）。

　　如果可以達到軟體費用節省的收益數額（可避免的成本支出是我們收益的種類之一），那麼貨幣收益就可以得到如下結論：

　　1、公司在不增加額外定單專員的情況下，每年可以額外處理5,000個定單。

　　2、每一個定單成本花費60美元，等同一個300,000美元的貨幣收益。

　　由此你便可以得到如下結論：IT與商業的聯合可以促進ROI 矩陣的發展，但同時與商業協作是成功的關鍵。

　　在不考慮公司是否有能力為IT確定商業價值的情況下，這種易懂、一致性的方法可以使你或你的同類企業降低定單處理的難度。

　　最後，你應該順從目前的趨勢和公司文化來對收益進行分類。如果在一個真實的IT商業合夥企業中實施了這種分類，IT團體將認識到更精確的ROI評估、一個更高階別的信任度和對商業客戶的尊重。[@more@]

商業與IT專案聯合的五步驟（轉）

相關文章