如何避免這3 個電子郵件錯誤

自動化是美好的，但也不總是那樣。確保你的電子郵件自動回覆和抄送配置正確，這樣你就不會浪費大家的時間。

在前幾年，這個年度系列涵蓋了單個的應用。今年，我們除了關注 2021 年的策略外，還將關注一體化解決方案。歡迎來到 2021 年 21 天生產力的第十七天。

好了，我們已經談到了一些我們應該對電子郵件做的事情：不要再把它當作即時通訊工具、優先處理事情、努力達到收件箱 0 新郵件，以及有效過濾。但哪些事情是我們不應該做的呢？

郵件列表中總有些人，他們去度假了，並設定了一個“我在度假”的自動回覆資訊。然而，他們沒有正確地設定，所以它對列表上的每一封郵件都會回覆“我在度假”，直到管理員將其遮蔽或取消訂閱。

我們都感受到了這種痛苦，我承認過去至少有一次，我就是那個人。

從我的錯誤中吸取教訓，並確保你的自動回覆器或假期資訊對它們將回復誰和多久回覆一次有限制。

我們都至少做過一次。我們需要傳送郵件的人員眾多，因此我們只需抄送他們所有人。有時這是有必要的，但大多數時候，它並不是。當然，你邀請每個人在庭院吃生日蛋糕，或者你的表姐要結婚了，或者公司剛拿到一個大客戶，這都是好事。如果你有郵件列表的話，請用郵件列表，如果沒有的話，請給每個人密送。說真的，密送是你的朋友。

這一條與上一條是相輔相成的。我不知道有多少次看到有人向一個名單（或者是一個大群的人）傳送資訊，而這個資訊本來是要發給一個人的。我見過這樣傳送的相對好的郵件，以及隨之而來的紀律處分郵件。

認真地說，除非必須，不要使用“回覆全部”按鈕。即使是這樣，也要確保你真的需要這樣做。

有些電子郵件應用比其他應用管理得更好。Kmail，KDE Kontact 的電子郵件元件，在回覆工具欄按鈕的子選單中，有幾個不同的回覆選項。你可以選擇只回復給發件人欄位中的任何實體（通常是一個人，但有時是一個郵件列表），或者回復給作者（在抄送或密送中去除每一個人），或者只回復給一個郵件列表，或者回復所有人（不要這樣做）。看到明確列出的選項，的確可以幫助你瞭解誰會收到你要傳送的郵件副本，這有時比你想象的更發人深省。我曾經發現，當我意識到一個評論並不一定會對一個複雜的討論的最終目標有所幫助時，我就會把郵件的收件人改為只是作者，而不是整個列表。