內容服務平臺提高 HR 合規性和安全性的 4 種方式

HR 每天要處理大量的敏感資訊。如果對其管理不當（甚至僅僅不一致）都可能會導致嚴重的不良後果 。

一年多來，我一直在家 遠端工作，管理著一個遠端的HR團隊。開始我對家庭辦公室猶豫不決，特別是當孩子們放學後。但我很快意識到，如果有適合的軟體系統的話，我能夠比在辦公室更專注於工作。即時訊息和視訊聊天等工具讓我仍然可以與辦公室裡的人保持聯絡，同時按照我自己的節奏進行。並且通勤時間減少了一個小時 ！

當 許多公司轉向完全遠端模式時，您可能會認為我和團隊沒有任何改變，但其實這是一個根本性的轉變。即使遠端工作人員經常參加面對面的會議，但一夜之間我們 都只 進行視訊通話,許多流程必須重新適應 —— 像新 員工入職這樣的事情突然變得大不相同。很多人第一次嚐到了遠端工作的滋味 。

將很大一部分工作轉變為 遠端工作，是一種前所未有的改變，它對傳統公司的模式提出了挑戰——如何讓員工遠端辦公也能高效工作 。

很明 顯，遠端工作將繼續存在：現在， 98% 的 員工表示，他們更願意在其職業生涯的部分時間遠端工作，因為靈活的時間表是極具吸引力的 。

98% 的 員工至少在某些時候更願意遠端工作

                                             

由於疫情， 公司投資於ECM以確保生產力和業務連續性。事實上，根據對 ，提高遠端辦公的效率依然是未來 12 到 18 個月的重中之重。

但是 這種 “ 連線優先 ” 的方法意味著人力 資源中有一個可能被公司忽略的領域： 風險和合規性 。

隨著可用的人力 資源大量增加 —— 預計在未來兩年內將增加兩倍 —— 在 遠端工作環境中繼續依賴手動、基於紙張的流程不僅不可行，而且還 會使機密資訊 變得容易受到攻擊 。

好訊息是，您可以使用正確的技 術解決 HR 風險和合規難題：強大的ECM 。

內容服 務和 HRIS 如何 協同工 作

人力 資源資訊系統 (HRIS) 是 記錄系統：它們儲存公司中每位員工的關鍵資料 。據 HR.com 稱，令人 難以置信的是， 74% 的人力 資源部門除了 HRIS 之外 還使用四個或更多系統 。

儘管 HRIS 可以（有 時確實）管理一些流程，但強大的ECM可以管理員工的所有非結構化內容 —— 從 簡歷到稅務表格和僱傭合同的所有內容。它還使員工入職和離職、檔案保留和記錄管理、政策和程式管理、員工狀態更改等流程自動化 。

因為近幾年辭職人數創歷史新高，與此同時，就業市場也在蓬勃發展。在為您的公司尋找最合適的候選人的競賽中，自動化手動流程可讓您簡化 工作，更快地僱用他 們 。

基於 紙張的招聘、入職和離職流程不僅效率低下，而且還存在不遵守檔案保留政策和隱私法規的風險，這些政策和隱私法規因行業和公司而異。

ECM 解決 HR 難題的 4 種方式

讓我們來看看 提高 HR 合 規性和安全性的四種方式 。

1. 保 護敏感的員工信 息

洩露 員工機密資訊可能是災難性的。但正確的ECM可確保您所有員工文件的安全，確保它們永遠不會落入壞人之手 。

Share Creators Orange 通過非常精細的使用者訪問來實現這一點 —— 直到後設資料 級別 —— 以確保只有具有正確 許可權和特權的使用者才能訪問這些文件。使用者訪問基於最小許可權原則，即使用者僅具有完成工作所需的最低訪問許可權 。

每個文件都 帶有完整的審計跟蹤，讓您知道誰訪問了該文件，他們對它做了什麼，以及他們訪問它的日期和時間。資料處於未使用、傳輸中和使用中時，資訊都 會被加密保護。

2. 通 過記錄管理以及政策和程式將風險降至最 低

在復 雜的人力資源法規中，您保留檔案的時間很重要。審計壓力很大，相關的罰款可能會很高 。

人力 資源部門必須為不同的員工檔案維護複雜的基於時間和事件的保留策略，需要一個優於平均水平的解決方案來管理。ECM可以減輕 HR 員工的記錄管理負擔——最大限度 地降低合 規風險，並讓 HR 專員有時間專注於創造寶貴的員工體驗以及有效的招聘流程 。

當文件進入系統時，該解決方案會自動識別和分配記錄型別，應用適當的保留策略，並在需要時清除文件 。

3. 加快 稽核流 程

稽核可能會很痛苦，尤其是當您無法完全瞭解員工文件的位置時。而且由於審計成本可能取決於審計師執行審計所需的時間，雜亂無章的記錄系統往往意味著更高的審計成本。如果您需要很長時間才能找到檔案，那麼您的審計員將花費三倍的時間 。

想象一下，在一箇中央數字存 儲庫中，所有文件都是完整、有序和安全的，充滿信心地進行審計。想象一下，審計合規性就像授予審計員對該系統的有限訪問許可權一樣簡單，這樣他們就可以執行工作而不會因請求而分散您的員工的注意力。對於內容服務，這不是白日夢 。

強大的 提供的解決方案使 HR 部 門能夠 ：

a. 減少甚至消除 預審計準備

b. 為審計員設定有限的、安全的、有時間限制的訪問

c. 消除行政 負 擔

您可以限制 稽核員僅訪問他們要求的檔案。這有助於審計員專注於審計範圍，而不是尋找系統中的潛在漏洞。即使是遠端審計也可以是一個無縫的過程 —— 只需 為審計員提供有限的、有時間限制的遠端訪問 。

4. 案例管理功能確保敏感資訊保安

HR 確 實會處理大量文書工作，但有些流程比建立文件和傳送文件更復雜。例如，員工入職和離職、處理騷擾索賠或調查安全事件等流程涉及需要採取特定行動的多個利益相關者。您可能需要來自不同人員的資訊，您可能還需要跟蹤這些資訊以用於報告或合規目的 。

Share Creators Orange 允許 HR 儲存、跟蹤和訪問圍繞這些複雜流程的所有資訊和活動。這為您提供了公司的完整檢視，並提高了流程的可見性。

 

HR 必 須從一個事件中管理的敏感資訊量 —— 從最初的 報告到圍繞它的所有內容和資料 —— 是 壓倒性的。並且每一步，隨著每一個額外的參與方，都伴隨著管理不善和不一致的額外風險，這可能導致員工士氣問題、經濟損失和對您的公司造成不可挽回的聲譽損害 。

通 過Share Creators Orange對員工關係採取案例管理方法為 HR 提供 “ 單一事實來源 ” ： 圍繞員工問題或事件的所有資訊的單一檢視，因此您永遠不會丟失任何資訊 。

內容服 務：人力資源的自然選擇

不僅消除了文件安全性和合規性方面的問題，而且還減輕了人力資源員工的負擔，使他們能夠專注於公司最重要的資產：員工。這意味著有效地尋找和僱用最優秀的人才 —— 更為重要的是 ，即使面對更大的挑戰 ，也能讓他們保持參與和積極性 。