1、寫在前面的話
本人從事資訊化工作多年，對Excel等電子表格的多人共享與協作接觸較早，幫助客戶實施的方案也較多，因此有些體會和認識。正好看到網上這方面的討論較多，但都不完整，我就進一步做了專題調研，整理出來供大家參考，不足之處請批評指正。
Excel全球使用者量超過10億，中國超過3億，幾乎所有單位都在使用。毫不誇張地說，它是世界上最簡單、最流行的資料管理工具，非常適合中小型的資訊化管理。但Excel檔案通常掌握在個人手中，資料互不相通。如何做到多人共享並操作同一份Excel，實現集中統一的管理，實現資訊實時互通，就變得很有意義。
本文介紹4款主流的共享協作方案，除了說明使用方法外，著重講述了各自的原理機制、許可權控制、適用範圍等，以及如何在手機、iPad上使用，最後列表對比各方案的優缺點，適合Excel使用者、IT人員、管理人員閱讀。
2、本文所用示例
需要共享協作的場合很多，本文以某公司的售後報修表為例進行說明，如下表所示：
（圖1：本文所用示例）
說明：該報修資訊表需要多人填寫，其中客服負責接聽來電，填寫報修情況；主管負責派工，填寫派工情況；技師負責上門維修，填寫維修結果；客服還負責回訪，填寫回訪情況。他們各司其職、共同維護同一份資料，協同完成售後工作。
3、方案概述
由於各方案的篇幅較長、內容較多，我擔心大家會看暈。因此，我先簡要介紹各方案的功能特點，大家有了總體認識後，再根據需要選讀，思路會更清晰些。
方案一：使用共享資料夾
將包含Excel檔案的資料夾設定為網路共享，即可實現多人共享與協作。本方案的優點是簡便易行，而且是免費的；缺點是隻能在區域網內使用，適合小範圍、簡單的多人協作，另外穩定性較差。
方案二：使用Excel Online
Excel Online是微軟公司的一種線上服務，它將Excel檔案放在雲端，使用者線上租賃使用，按年付費。優點是共享範圍由區域網擴大到網際網路，能實現跨地域、跨裝置的共享。缺點有2個，一是使用者許可權控制不夠；二是無法本地部署，使用者文件只能放在微軟雲端，很多公司有顧慮。
方案三：使用WPS+雲辦公
WPS是金山軟體公司的一款Office軟體，與微軟Office功能類似，但更小巧些。其中的WPS表格對應於Excel，WPS+雲辦公對應於Office 365。其優缺點與Excel Online類似，但使用方式略有不同。
方案四：使用華創網表
華創網表是華創軟體公司的一款線上表格軟體，與Excel Online類似，也能實現跨地域、跨裝置的共享。主要區別有3點，一是具有更完善的使用者許可權控制；二是可雲端部署，也可本地部署；三是具有對外提醒通知功能。
題外話：Google的SpreadSheet也是一種線上電子表格軟體，但由於眾所周知的原因，Google網站在國內很難訪問，幾乎無法使用，因此本文不作介紹。
好了，閒話少敘。接下來，我們詳解各方案的具體用法，並探討各自的原理機制、優缺點等。
4、方案一：使用共享資料夾
本方案的特點是簡便易行，但只能在區域網內使用，適合小範圍、簡單的多人協作，另外穩定性較差。
4.1 如何實現Excel共享
將包含Excel檔案的資料夾設定為網路共享，即可實現Excel檔案多人共享。例如，要將D盤下的資料夾“報修資訊維護”共享出去，設定步驟如下：
（圖2：設定共享資料夾）
說明：上圖將電腦“QH-20141216POVT”上的資料夾“報修資訊維護”共享出去，並指定郭工、客服、吳興、主管這4個人可以訪問。設定網路共享後，他們在自己的電腦上輸入共享連結\\QH-20141216POVT\報修資訊維護即可訪問該資料夾，點選其中的Excel檔案即可開啟它。
4.2 如何實現多人同時編輯
雖然大家都能開啟檔案，但同一時刻只能一個人編輯。某使用者開啟Excel檔案後，該檔案就被他鎖住了，其他人只能看不能改。假如客服開啟了“報修資訊.xlsx”，你再開啟時就會被警告，阻止同時修改。如下圖所示：
（圖3：檔案被鎖定之提示）
此時，你有2種開啟方式：以只讀的方式開啟，只能看不能改；或者，以通知的方式開啟，則以只讀的方式先開啟，待客服完成修改、關閉檔案後，Excel再彈窗通知你可以修改。如下圖所示：
（圖4：檔案可以編輯之提示）
此時，點選“讀-寫(W)”按鈕，就輪到你修改了。因此，簡單的資料夾共享只能多人檢視，不能多人同時編輯，適用於單個人編輯其他人檢視的場合。
4.2.1 設定多人同時編輯
鑑於不能同時編輯的缺點，微軟推出了Excel工作薄共享。它是Excel裡提供的一項功能。以Excel2007為例，設定步驟為：開啟共享資料夾中的Excel檔案，依次點選審閱→共享工作薄→允許多使用者同時編輯→確定，如下圖所示：
（圖5：共享工作薄-允許多使用者同時編輯）
設定共享工作薄後，該檔案開啟後不會被鎖定，其他使用者可以繼續開啟、編輯，還能顯示正在編輯的使用者名稱單，如下圖所示：
（圖6：共享工作薄-正在編輯的使用者名稱單）
說明：上圖顯示，客服和主管正在編輯該Excel檔案。
4.2.2 資料如何重新整理
多人編輯時有個資料重新整理的問題，即一個使用者輸入的資料如何顯示到其它使用者的介面上。其實，Excel是通過儲存檔案來傳遞新資料的，例如，客服錄入新報修後，其他使用者的介面上並不會立即顯示出來，需要她先Click儲存、資料存入檔案；其它使用者再儲存時，Excel才會偵測檔案中的新資料並顯示出來，如下圖所示：
（圖7：共享工作薄-資料如何重新整理）
說明：上圖是主管開啟的Excel介面，他點選儲存按鈕時，Excel會偵測Excel檔案中的新資料，並以紅色框線的方式顯示出來（第6行），據此，他就知道客服錄入新報修了。
通過Click儲存按鈕來重新整理，屬於手動重新整理方式。Excel另外提供了一種自動重新整理方式，設定步驟為：依次點選審閱→共享工作薄→高階→設定自動更新間隔，如下圖所示：
（圖8：共享工作薄-設定資料重新整理方式）
說明：上圖設定自動更新間隔為5分鐘，Excel會每5分鐘重新整理一次新資料。自動重新整理的原理機制很簡單，它仍然是通過儲存檔案傳遞的，只不過是由Excel定期自動執行儲存動作，形成定期重新整理的效果而已。
4.3 使用者許可權控制
共享資料夾方案中，使用者的許可權控制可以通過兩個層面來實現，一是設定使用者對檔案本身的訪問許可權；二是設定使用者的可編輯區域。
4.3.1 設定檔案訪問許可權
設定共享資料夾時，可以指定哪些使用者能夠訪問，以及每個使用者的具體許可權。請看本文圖2，給郭工、客服、吳興、主管均授予了讀取/寫入許可權，因此他們都可以編輯。另一種是檢視許可權，只能看不能改。
4.3.2 設定表格可編輯區域
利用Excel資料表保護功能，可進一步限定使用者的可編輯區域，使得他們只能編輯自己負責的區域，不能修改其它區域，這樣可避免越權修改。具體步驟是：先鎖定所有單元格，使得所有使用者對所有單元格都不能編輯；再為使用者設定可編輯區域；最後，啟用資料表保護即可。
（1）鎖定所有單元格
開啟Excel檔案，點選左上角方格→右鍵→設定單元格格式→保護→打勾鎖定→確定，如下圖所示：
（圖9：使用者許可權控制-鎖定所有單元格）
（2）為使用者設定可編輯區域
使用者的職責不同，需要編輯的區域也就不同。本文示例中，郭工和吳興都是維修技師，其職責範圍是填寫維修結果，也就是填寫第I列至L列，因此應授予他們修改這幾列的許可權。步驟為：開啟Excel檔案，依次點選審閱→允許使用者編輯區→新建區域→填寫區域的標題、範圍、密碼→設定使用者名稱單→確定，如下圖所示：
（圖10：使用者許可權控制-設定可編輯區域）
說明：上圖中，位置④中的引用單元格，用於指定可編輯的區域，這裡為第I列至L列；位置⑤用於指定使用者名稱單，這裡為郭工、吳興；位置④中的區域密碼，是可編輯區的保護密碼，如果其他人知道了此密碼，他也可以編輯該區域。因此，該區域的可編輯使用者實際上有2類人，一是這裡指定的使用者，二是知道該編輯區的保護密碼的使用者。
維修技師的編輯區域設定完成後，結果如下圖所示：
（圖11：使用者許可權控制-維修技師的可編輯區域）
同理，繼續為客服、主管分別設定可編輯區域，結果如下圖所示：
（圖12：使用者許可權控制-可編輯區域設定結果）
說明：上圖限定了各類人員的可編輯區域，分別是：維修技師可填寫第I列至L列；客服可填寫第A列至F列，以及第M列至N列；主管可填寫第G列至H列。
（3）啟用資料表保護
前兩步鎖定了單元格，設定了各使用者的可編輯區域，但這些設定只有啟用資料表保護才起作用，操作步驟為：依次點選審閱→保護工作表→輸入保護密碼→確定，如下圖所示：
（圖13：使用者許可權控制-啟用資料表保護）
說明：上圖中，位置③要求輸入一個資料表保護的密碼，輸入後請牢記。以後如果想調整可編輯區，需要先撤銷資料表保護，撤銷時系統會要求提供此密碼。
經過以上設定，各使用者的可填寫範圍就確定下來了，我們請客服試驗一下，效果如下圖所示：
（圖14：使用者許可權控制-可編輯區域效果）
說明：上圖是客服開啟的Excel介面，她可以填寫位置①，因為A列是她的可編輯區域；她無法填寫位置②，因為G列不是她的可編輯區域，填寫時Excel會彈窗阻止，除非她又能提供該區域的保護密碼。
4.4 方案優缺點分析
共享資料夾之方案，優點是簡便易行、不產生費用，但缺點也很多，主要有以下幾點：
（1）只能在區域網內使用。現在網路及智慧手機日益普及，隨時隨地處理業務是新趨勢，這是缺點之一。
（2）使用者許可權控制不夠
首先說檢視權：無法進一步限定可檢視的資料範圍，所有資料都能看到。例如，本文中的維修技師，如果能限定只能檢視指派給自己的維修資訊，不能檢視其他人的，就更理想了，但本方案做不到。
其次說修改權：要限定使用者的可編輯區域，指定共享資料夾的使用者必須是域使用者，換言之，您所在的區域網必須建立Windows域環境才行，很多中小企業沒有專門IT人員，建Windows域其實挺難的。
最後說刪除權：幾乎沒有控制，任何使用者都可以撤銷共享，甚至可以直接刪除Excel檔案，一個不慎操作就能讓所有人的勞動成果瞬間消失！ 這是最要命的。
（3）穩定性差
根據我的經驗，超過5個使用者同時編輯，就會經常出錯，提示被鎖定，或者無法儲存、儲存很慢等問題，甚至出現資料丟失現象。這些都是因為檔案鎖定機制、併發性差造成的。
5、方案二：使用Excel Online
2011年微軟推出線上服務軟體Office 365，它將Excel檔案放在微軟雲端，使用者無需下載安裝Office，在瀏覽器中就能使用Excel，官方稱之為Excel Online。它將共享範圍由區域網擴大到網際網路，能讓使用者隨時隨地訪問，支援電腦也支援手機。該服務是一項收費服務，按使用者數計費，其中企業E5版約2千多/使用者/年。
5.1 申請試用賬號
Office 365可免費試用，期限1個月，在微軟官網上註冊申請即可，步驟如下：
（1）進入微軟Office首頁，網址：https://www.office.com，點選頁面上的“獲取Office”按鈕。
（2）進入版本介紹頁面，選擇適合您的版本。Office365分家庭版、企業版2大類，企業版再分為小企業版、大企業版2小類，大企業版再分為企業E1版、專業增強版、E3版、E5版等，這裡我們選擇功能最全的E5版，點選對應的“免費試用”按鈕。
（3）進入賬戶申請頁面，按要求逐步填寫姓名、Email、公司域名、個人ID、登入密碼等資訊，填好後提交。（4）如順利提交，頁面會提示您申請成功，並告知您登入網址及登入ID。
5.2 登入Office365
獲得試用賬號後，就能以管理員的身份登入使用了，登入網址：https://portal.office.com，如下圖所示：
（圖15：Office365登入頁面）
說明：填寫登入ID及密碼，點選“登入”按鈕，即可進入Office365主頁面，如下圖所示：
（圖16：Office365主頁面）
5.3 開設使用者賬號
Office365是一個多使用者使用環境，各人可以有自己的賬號登入。設定步驟為：在Office365主頁面，Click首頁右下角的“管理”圖示，進入Admin Center頁面；再Click“使用者”圖示，進入使用者賬號管理頁面；再Click“新增使用者”圖示，即可新增使用者賬號。本文示例中，我們開了4個賬號，如下圖所示：
（圖17：Office365-開設使用者賬號）
說明：開設登入賬號後，將Office365的登入網址、使用者名稱、密碼發給他們，他們就可以登入使用了。Office365不僅支援電腦，也支援在手機上登入使用，因此能跨裝置使用。
5.4 上傳Excel檔案
Office365是一種線上服務，程式和檔案都存放在微軟雲端，也就是存放在微軟的Onedrive中。在那裡可以新建Excel檔案，也可以上傳現有Excel檔案，我們以上傳現有為例，步驟為：回到Office365主頁面，Click右上角的“Onedrive”圖示，進入Onedrive頁面；再Click“上傳”圖示，再從本地磁碟選擇檔案，再Click“開啟”即可，如下圖所示：
（圖18：Office365-上傳檔案）
您上傳的檔案、新建的檔案，都會出現在檔案列表中，結果如下圖所示：
（圖19：Office365-檔案列表）
5.5 開啟Excel檔案
Click檔案列表中的檔名，即可開啟Excel檔案，進入Excel Online操作介面，如下圖所示：
（圖20：Excel Online-開啟檔案）
說明：從圖中可以看出，Excel檔案是在瀏覽器中直接開啟的。剛開啟時的操作介面是瀏覽模式，只能看不能改。需要修改的話，點選頁面頂部的“編輯工作薄”圖示，進入編輯模式，如下圖所示：
（圖21：Excel Online-編輯檔案）
說明：從圖中可以看出，Excel Online的編輯介面與Excel桌面程式基本相同。所不同的是，輸入資料後是自動儲存，不像桌面程式必須點選“儲存”按鈕，因此這裡沒有“儲存”按鈕。
除瀏覽器開啟方式外，你也可以用傳統Excel桌面程式開啟它，點選頁面頂部的“在Excel中編輯”，Office365就會先將Excel檔案下載到本地，再用桌面程式開啟它，儲存時再存回到雲端。
5.6 授權其他使用者訪問
Excel Online允許多使用者同時訪問。由於此前已經設定了4個使用者賬號，現在只需要授權他們訪問即可，操作步驟：在Excel編輯頁面上，點選“共享”圖示即可進入授權頁面，如下圖所示：
（圖22：Excel Online -授權其他使用者訪問）
說明：上圖中，位置②用於選擇使用者，輸入他們的名稱或Email地址即可，這裡選擇了主管、吳興、客服；位置③用於指定訪問許可權，有可編輯、可檢視2種，這裡授權他們可編輯。
檔案共享出去後，他們會收到email通知，登入Office365後從以下位置就能看到該檔案：Click主頁面的“Onedrive”圖示，再Click“與我共享”標籤，即可列出其他人共享給他的檔案，如下圖所示：
（圖23：Office365-訪問共享檔案）
說明：本圖為客服的Office365介面，這裡列出了其他使用者共享給她的檔案，Click檔名即可開啟檔案、編輯該檔案。
5.7 多使用者同時編輯
Excel Online允許多人同時編輯，能顯示正在編輯使用者名稱單，甚至每個使用者正在編輯的單元格，如下圖所示：
（圖24：Excel Online -多使用者同時編輯）
說明：這是郭工的Office365介面，位置①標明客服也在編輯該檔案；位置②是客服正在編輯的單元格，用紅色方框突出標示；位置③則是郭工自己正在編輯的單元格。
如果有更多人同時編輯，位置①會標明“X 個使用者正在編輯”，點開後能看到正在編輯的人員名單。另外，每個使用者正在編輯的單元格邊框會標上不同的顏色，以示區分。
但Excel Online不支援可編輯區域設定。另外需要注意的是，只有在瀏覽器中開啟Excel檔案才能同時編輯，如果Click“在Excel中編輯”則是Excel桌面程式開啟方式，那樣只能單使用者編輯。此時，Office36 Onedrive的作用相當於一個網盤，多人同時修改同一個檔案，上傳時必然是衝突的。
5.8 方案優缺點分析
Excel Online方案的優點是將共享範圍由區域網擴大到網際網路，能實現跨地域、跨裝置的共享。缺點有2個：
（1）使用者許可權控制不夠
每個人的工作職責不同，能操作的資料範圍就應不同。但本方案無法限定可訪問的資料區域，只能整體授權。就這點來說，它還不如方案一，在那裡至少還能設定使用者可編輯區。
（2）部署方式唯一
採用本方案，所有程式和資料要部署在微軟雲端，但使用者文件往往含保密資訊，放在雲端很多公司有顧慮。
6、方案三：使用WPS+雲辦公
WPS是金山軟體公司的一款Office軟體，與微軟Office功能類似，但更小巧些。其中的WPS表格對應於Excel，WPS+雲辦公對應於Office 365。就多使用者共享與協作來說，其桌面程式與微軟幾乎一模一樣，也是通過設定共享資料夾、共享工作薄以及可編輯區域來實現，因此本文不再贅述；其WPS+雲辦公的使用方式與微軟略有不同，因此本文還是介紹一下。
6.1 申請試用賬號
與微軟Office 365一樣，WPS+雲辦公也可免費試用，期限90天，在金山官網上註冊申請即可，網址：https://store.wps.cn，點選頁面上的“立即註冊”按鈕，按要求填寫公司名、使用者名稱、email地址等資訊，提交後您會收到一封賬號啟用的email，點選其中的連結即可啟用您的賬號。
6.2登入WPS+雲辦公
啟用試用賬號後，就可以登入使用了，點選官網頁面上的“管理員登入”按鈕，就能以管理員的身份進入登入頁面，如下圖所示：
（圖25：WPS+雲辦公登入頁面）
說明：填寫email地址及密碼，點選“立即登入”按鈕，即可進入WPS+雲辦公主頁面，如下圖所示：
（圖26：WPS+雲辦公主頁面）
6.3開設使用者賬號
WPS+雲辦公是一個多使用者使用環境，各人可以有自己的賬號登入。設定步驟為：在WPS+主頁面，Click首頁右上角的“新版管理後臺”圖示，進入管理後臺；再展開“通訊錄”，Click“組織架構”圖示，進入使用者賬號管理頁面；再Click“新增成員”圖示，即可新增使用者賬號。本文示例中，我們開了4個賬號，如下圖所示：
（圖27：WPS+-開設使用者賬號）
6.4上傳Excel檔案
WPS+雲辦公是一種線上服務，程式和檔案都存放在金山雲端。在那裡可以新建Excel檔案，也可以上傳現有Excel檔案，我們以上傳現有檔案為例，步驟為：回到WPS+雲辦公主頁面，Click“進入雲協作”，左側“我的團隊”板塊會列出你所在的團隊；Click某團隊，右側會列出該團隊的文件，再Click“上傳”圖示，即可從本地磁碟選擇檔案並上傳，如下圖所示：
（圖28：WPS+-上傳Excel檔案）
已上傳的檔案，會出現在檔案列表中，結果如下圖所示：
（圖29：WPS+-檔案列表）
WPS+中的表格分2種，一是常規的表格，字尾名為.xlsx，它無法在瀏覽器中編輯，只能在WPS表格桌面程式中編輯，且只能單人編輯；二是協作表格，字尾名為.wlsx，可以在瀏覽器中直接編輯，支援多人同時編輯。由於我們需要多人同時編輯，因此需要把剛才上傳的檔案轉換為協作表格，Click檔案右側的“…”標誌，再Click “轉換為協作表格”，如下圖所示：
（圖30：WPS+-普通表格轉換為協作表格）
轉換完成後，檔案列表中會增加一個.wxls檔案，如下圖所示：
（圖31：WPS+-檔案列表）
6.5授權其他使用者訪問
團隊中的文件可授權團隊成員訪問。由於此前已經設定了4個使用者賬號，現在只需要授權他們訪問即可，操作步驟：Click協作表格檔案右側的“…”標誌，再Click “檔案許可權”，如下圖所示：
（圖32：WPS+-授權其他使用者訪問）
此時進入許可權分配頁面，可設定各使用者對文件的操作許可權，包括可見、編輯、重新命名、移動等許可權，根據需要選擇即可，如下圖所示：
（圖33：WPS+-授權其他使用者訪問）
說明：本文示例中的郭工是管理員，因此擁有全部許可權；其他3人只授予了可見、編輯權。分配好許可權後，Click“確定修改”即可。
使用者得到授權後，在他自己的WPS+上就能看到該檔案，位置：Click主頁面的“企業雲協作”圖示，再Click“我的團隊”板塊，即可列出他所在團隊的檔案，如下圖所示：
（圖34：WPS+-訪問團隊檔案）
6.6 多使用者同時編輯
Click檔案列表中的檔名，即可開啟檔案、編輯該檔案。WPS+也允許多使用者同時編輯同一個檔案，效果與微軟Excel Online類似，如下圖所示：
（圖35：WPS+-多使用者同時編輯）
說明：這是郭工的WPS表格介面，位置①顯示郭工23分鐘前做過修改；位置②顯示客服幾秒鐘前做過修改；位置③是客服正在編輯的單元格，用紅色方框突出標示；位置④則是郭工自己正在編輯的單元格。
與Excel Online一樣，如果需要多人同時編輯，必須在瀏覽器中開啟，使用桌面程式也是隻能單使用者編輯。另外，WPS+表格修改後也是立即自動儲存的，也不支援可編輯區域設定。
6.7 方案優缺點分析
WPS+的操作方式與Excel Online有所差別，普通表格必須轉換為協作表格才能多人同時編輯，其它方面差別不大，不再贅述。
7、方案四：使用華創網表
華創網表是華創軟體公司的一款線上電子表格軟體，於2004年推出，目前是V7.2版。與Excel Online類似，可實現跨地域、跨裝置的共享訪問，但它具有更完善的使用者許可權控制，部署方式也更靈活些。
7.1 申請試用賬號
華創網表也可免費試用，線上試用、下載試用均可，期限1個月。我們以線上試用為例來說明，在華創官網上註冊申請，步驟如下：
（1）進入華創網表登入頁面，網址：http://www.hc-software.com/hcgis/loginnetexcel.asp，點選頁面上的“申請賬號”按鈕。
（2）按要求填寫公司名、Email地址、聯絡人等資訊，填好後提交，你馬上就會收到Email通知，裡面有登入賬號及密碼，就可以用了。
7.2登入華創網表
獲得試用賬號後，就能以管理員的身份登入使用了，如下圖所示：
（圖36：華創網表登入頁面）
說明：填寫公司名、使用者名稱、密碼，點選“登入”按鈕，即可進入華創網表主頁，如下圖所示：
（圖37：華創網表主頁面）
說明：華創網表類似於Excel，也用資料表來存放資料，上圖中的資料表1、資料表2、資料表3相當於Excel的Sheet1、Sheet2、Sheet3。但它的系統設計與常規操作是分開的，頁面上的“系統管理”板塊用於設計，“資料表”板塊用於常規資料操作。
7.3開設使用者賬號
華創網表是一個多使用者使用環境，可以為每個人分配一個登入賬號。設定步驟為：Click頁面上的“系統管理”圖示，再Click“使用者管理”圖示，進入使用者賬號管理頁面；再Click“新增”圖示，即可新增使用者賬號。本文示例中，我們開了4個賬號，如下圖所示：
（圖38：華創網表-開設使用者賬號）
說明：給使用者開賬號後，將登入網址、使用者名稱、密碼發給他們，他們就可以登入使用了。不僅支援電腦，也支援在手機上登入使用，因此能跨裝置使用。
7.4建立資料表
無論要管理什麼，要先建表，並設定好欄位。就本文示例而言，需要先建“報修資訊表”，操作步驟：在“系統管理”板塊，Click“資料表管理”，再Click左下角的“新增”，在彈窗中填寫資料表名稱後儲存即可，如下圖所示：
（圖39：華創網表-建立資料表）
新增資料表後，需要進一步設定欄位（即表頭），操作步驟：Click“欄位設定”，再Click頁面右上角的“新增”即可新增欄位。本文示例中，我們設定了14個欄位，如下圖所示：
（圖40：華創網表-欄位設定）
說明：每個欄位需要指定一種資料型別，如：日期型、文字型、數值型等。常規資料型別很好理解，但華創網表另有下拉框、附件、自動編號、簽字板等特殊資料型別，挺有用的，這裡簡要說明一下。例如，本文示例中的欄位“解決狀態”，其資料型別是下拉框，能以下拉的形式輸入資料，下拉選項可以自定義；欄位“現場照片”的資料型別是附件，能上傳圖片、檔案；自動編號欄位，能按照字首+日期+流水號的形式自動編號；簽字板型欄位，能在手機\iPad等觸控式螢幕裝置上手寫簽字，用於流程審批時領導籤批，以及付款、送貨時客戶簽收等。
7.5資料操作
設定好表結構後，就可以錄資料、查資料了，這些常規的資料操作在“資料表”板塊，如下圖所示：
（圖41：華創網表-資料操作頁面）
說明：按鈕①用於查詢資料，可按任意條件查詢；按鈕②用於新增資料；位置③可檢視資料詳情。需要注意的是，華創網表的資料不再存放在一個個獨立的.xls檔案中，而是存入後臺資料庫。
7.6授權其他使用者訪問
與Office365及WPS+相比，華創網表具有更完善的許可權控制，設定好表結構後，就可以為使用者設定角色許可權。本文示例中，有3類使用者需要訪問，因此我們設定了客服、技師、主管3種角色許可權，如下圖所示：
（圖42：華創網表-授權其他使用者訪問）
每個角色能做哪些操作、能操作哪些資料，都可設定，我們以技師的角色許可權為例進行說明，截圖如下：
（圖43：華創網表-角色許可權設定）
說明：該角色包含郭工、吳興2人；授權的方式很簡單，打勾表示授權，不打勾表示不授權。比如，位置①用於設定刪除權，未打勾，表示未授予刪除權；位置②用於設定錄入權，所有欄位未打勾，表示未授予新增記錄的許可權；位置③用於設定檢視權，所有欄位都打勾了，表示所有欄位都可以檢視，但限制了能檢視的記錄範圍，只能檢視指派給自己的記錄；此機制可用於按管理層級授權，層級越低，可操作的資料範圍就越小，層級越高，可操作的資料範圍就越大；設定④設定修改權，只打勾了維修日期、解決狀態、上門費……等6個欄位，因此只能修改這6個欄位，其它欄位不能修改。
由此可以看出，華創網表具有更詳細的許可權控制，不僅能控制使用者的增刪改等操作許可權，而且能限定可操作的欄位範圍、記錄範圍。一句話，Excel Online、WPS+是檔案級的授權，華創網表是欄位級、資料級的授權。
7.7設定提醒模板
提醒通知是華創網表的另一特色功能，能結合業務資料傳送手機簡訊、微信、Email通知等。使用方法：先設定好提醒模板，系統就會根據模板隨時偵測資料變化，自動生成提醒資訊、自動傳送，無需人工干預。
本文示例中，我們設定了3個提醒模板：新報修通知信、主管派工通知信、維修完工通知信，如下圖所示：
（圖44：華創網表-提醒模板列表）
說明：新報修通知信的用途是：每當客服錄入了一條新報修時通知主管，提醒他及時指派維修技師；主管派工通知信的用途是：每當主管指派了維修技師時通知技師，提醒他及時前往維修；維修完工通知信的用途是：每當技師完成維修時通知客服，提醒她及時回訪。3種提醒聯動起來，使得每一個環節完成時自動通知下一環節當事人，一環扣一環，從而推動工作前進。
至於每個提醒模板的具體內容，能詳細設定提醒時機、提醒條件、收信人、提醒內容、提醒頻度等，我們以主管派工通知信為例進行說明，如下圖所示：
（圖45：華創網表-提醒模板設定）
說明：位置①用於選擇提醒時機，位置②用於選擇資料條件，位置③用於選擇提醒方式，位置④用於選擇收信人，位置⑤用於定義信件內容，其中的欄位（中括弧括起來的部門，如[報修人]、[報修日期]等）會在傳送時替換成真實資料。對該模板設定進行詮釋，其含義就是：每當技師欄由空白改成某技師時（相當於指派維修技師），給該技師傳送手機簡訊及微信。
7.8 如何在手機、iPad上使用
華創網表不僅支援電腦，也支援手機上使用，用法與電腦上一樣，開啟瀏覽器、輸入登入網址即可，如下圖所示：
（圖46：華創網表-手機上使用）
說明：由於手機螢幕較小，為了方便操作，請儘量採取橫屏、全屏方式。該方式能隱藏通知欄、位址列、狀態列等，能讓手機螢幕全部用於網表，而且文字也變大，從而提升視野和可操作性。
7.9 方案優缺點分析
華創網表與Excel Online類似，也能實現跨地域、跨裝置的共享，除此之外，主要優點有：
（1）具有更完善的使用者許可權控制
能按照每個人的職責範圍，限定他可做的操作，以及可操作的資料範圍，且細化到記錄、細化到欄位。因此，可對使用者隱藏某些敏感資訊，不讓他看的欄位，檢視權不打勾即可；可按使用者的管理層級授權，層級越低，可操作的資料範圍就越小，層級越高，可操作的資料範圍就越大。
（2）可本地部署
Excel Online與WPS+只能部署在雲端，但使用者資料往往含保密資訊，放在雲端很多公司有顧慮。而華創網表可以部署在本地，所有程式和資料都在客戶自己的電腦上，使用者對資料安全更放心。
（3）具有對外提醒通知功能
能結合業務資料傳送手機簡訊、微信、Email等通知信，這是其它方案都沒有的。
主要缺點是：
雖然它支援Excel資料的匯入匯出，但必須手工建表、建欄位，這個有些繁瑣。
8、各方案之比較
前面講述了各方案的用法及功能，最後做一下總結、對比。但值得注意的是，該對比僅限電子表格多人共享與協作，未涉及其它方面。方案本身無所謂好壞，適合自己就是好的。