ERP專案的監督(轉)

ERP專案的監督

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所謂ERP專案監理是指在整個ERP專案實施過程中，包括前期的可行性分析、專案軟體選型和後期的專案評價，對專案實施中所涉及到的各種資源和所達到的目標進行監督和控制。ERP專案實施中有沒有必要引入監理機制已成為人們討論的話題，筆者根據ERP專案事實的經驗，認為在ERP專案實施中引入監理機制是必要的，為此作以下討論。

ERP專案監理的必要性
ERP是企業在資訊時代保持和發展競爭優勢的重要系統，對企業的發展起著重大的作用。但一般來說，企業在實施ERP專案前往往缺乏實現大型管理系統的經驗，同時ERP專案的建設也會涉及到管理機構、業務流程的變化，這對企業的方方面面都會產生不小的衝擊。ERP專案實施需要投入大量的人力、財力、物力，因此，ERP專案的展開必須經過科學的論證，這一論證由誰來做？我國一般的做法有三種：一是由企業自己來做，完成後由專家進行評審。這種方式弊端較多，企業由於缺乏這方面的經驗和專業知識，往往不能有效的進行論證，而專家的評審一般也只是走過場，因為評審專家很難在短時間內全面瞭解企業的情況，也就很難進行有效的評審。二是由軟體公司來做。由於軟體公司其出發點是軟體的銷售，加上搞論證、出方案一般是無償的，因此由軟體公司出的方案要麼過於簡單，要麼避重就輕，很難做出高質量的論證報告。三是由專業諮詢公司進行論證。專業諮詢公司由於專業從事管理諮詢工作，應該是以後我國企業實施ERP專案的首選，但目前由於一方面諮詢公司也魚龍混雜，另一方面有些諮詢公司也難免存在偏向，因此如何保證諮詢公司的諮詢質量成了十分重要的問題。監理作為具有專業技術能力的中介人，可以在此過程中起到中間評判人的作用，以保證ERP專案前期論證的科學性。
ERP專案是一個系統工程，在實施過程中業務流程的重組是關係ERP專案成敗的關鍵環節，但由於業務流程重組涉及各部門的利益，因此可能會在實施過程中產生一些問題和阻力，需要協調。企業由於經驗不足，往往對此沒有引起足夠的重視，如有一企業在ERP專案開始實施時由財務部牽頭組織實施，但當業務流程重組涉及到跨部門處理時，特別是某些部門的區域性利益受到損害時，財務部就無法協調處理，結果造成整個系統擱淺。而引入監理機制則可以事先進行控制，避免類似問題的發生。
ERP系統實施週期長、實施完成後是否達到預期的效果是評判ERP系統實施是否成功的重要因素，由於ERP系統是一個管理、控制系統，評判系統成功的標準缺乏規範性和依據，這就很難對ERP專案進行有效的評判。目前常用的辦法是鑑定，但鑑定缺乏專業性、規範性，實質上這種鑑定往往只是走過場，很難取得實際效果。要真正達到評判的目的，只有通過監理，利用科學的評價標準進行評價。
除上述外，在ERP專案實施過程中還存在著不少風險，表現為：
1.專案預準備不充分，表現為硬體選型及ERP軟體選擇錯誤、諮詢合作伙伴力量不足；
2.實施過程控制不嚴格，階段成果未達標；
3.設計流程缺乏有效的控制環節；
4.系統安全設計不完善，存在系統被非法入侵的隱患；
5.災難防範措施不當或不完整，容易造成系統崩潰。
要降低這些風險，更需要有專業的監理公司。綜上所述，在ERP專案實施的全過程中，為了降低風險，提高ERP專案實施的成功率，有必要引入監理機制。

監理與諮詢的關係
在ERP專案實施過程中，逐步引入專業諮詢公司，發揮專業諮詢公司的特點，這已經開始為我國的使用者所接受。諮詢公司的任務是幫助使用者進行可行性分析，幫助使用者進行軟體選型工作，幫助使用者進行業務流程重組，理順和規範企業，對使用者進行培訓，幫助使用者進行標準化編碼工作，幫助使用者進行軟體客戶化服務，幫助進行初始化工作等等。但諮詢公司也良莠不齊，諮詢的水平、質量也不一致，如何評價諮詢公司諮詢質量這是監理的任務。因此諮詢與監理的關係猶如建築業中的建築與監理的關係，是一個執行與監督的關係。所以在ERP專案實施過程中應充分發揮使用者、諮詢、監理的作用，忽視任何一方都有可能造成ERP專案的失敗。

監理的工作內容
專案實施監理要做的工作主要有以下幾點：
1.對專案實施計劃和目標進行把關
在專案開始啟動之際，需要制定出專案的實施計劃和目標。如果企業對ERP專案的實施結果不滿意，實際上就說明實施結果和計劃目標有差異。一般來說，造成這種差異的原因是多方面的：
（1）在專案開始之前存在著太高的期望值，即使充分努力也達不到預期結果；
（2）對實施的困難估計不足，在遇到困難時無法面對並克服，而達不到預期結果；
（3）對實施所需的各種資源估計不足，由於資源的原因而達不到預期的結果；
（4）由於合作伙伴的原因，使實施達不到預期的結果；
（5）實施計劃和目標沒有得到高層領導的批准。
要解決這些問題，首先必須認真負責地制定出專案實施的計劃和目標；其次是必須對專案實施計劃和目標進行把關，分析並確認這個計劃與目標是合理的和切實可行的，這是專案監理的第一步工作。實際上，要做到這一點，主要是看專案實施計劃與目標是否至少包含以下幾個主要內容：
（1）專案實施的總目標；
（2）專案實施的各個階段定義和分階段目標；
（3）達到這些分階段目標的時間表；
（4）達到這些目標所需要的資源保證，以及達到每一個目標的責任者；
（5）評價達到這些目標的標準和方法；
（6）高層領導批准了這一計劃和目標。
2.監督和控制投入的各種資源及達到的目標
當一個切實可行的實施計劃和目標被制定和批准以後，如何監督和控制實施過程就成了一個重要問題。根據許多專案中的實施經驗，基本上可以這樣講，很少有哪一個專案是完全按照實施計劃進行的，因為再好的計劃也不可能預見到所有的問題並事先制定出對策。
3.評判系統實施結果
（1）評判系統實施結果是指專案監理對整個專案的實施過程和結果進行分析和評判。一般來講，有不少企業不太重視專案監理對ERP系統實施結果進行的分析和評判，這可能有幾個原因：或者自己對實施結果不滿意，擔心分析和評判會暴露出更多的問題；或者希望早些結束專案實施；或者比較公正和有經驗的分析評判者不多；而且一般的分析和評判對企業的形象沒有直接的好處，可能還要花錢。
（2）實際上，從專案監理的角度出發，對ERP系統的實施結果進行分析和評判是必要的，因為進行分析和評判的目的是要使企業和系統實施人員知道以下幾點：一是整個系統實施工作和計劃目標的吻合程度；二是系統的實施效果；三是系統還需要提高的方面，從中總結出一套適合本企業的大型管理系統的實施方法。
（3）在實際工作中，這種分析和評判可以分階段進行，但是在整個系統實施完成以後，應該進行一次總的分析和評判。

ERP專案監理的困難
ERP專案監理是一種新的機制，由於ERP專案實施中本身的困難較多，因此要開展ERP專案監理困難也不少，具體表現在以下幾個方面：
1.對ERP專案監理認識不足
長期以來我國在實施IT專案時，往往是由兩方合作的，即使用者方和實施方，有些單位甚至是自行實施的，實施完成後由專家進行評審，專案便算完成了，由此形成了一個定式。現在提出一個監理機制，這樣就多了一個第三方，這個監理是幹什麼用的？起什麼作用？有了監理是不是要增加費用？增加多少費用？增加了費用合不合算？ERP專案監理到底有沒有必要？……這些認識上的問題都將影響ERP專案監理的發展。有人只從建築工程上聽到過監理，但在IT行業卻從來沒有聽過，因此對其認識不足。
2.ERP專案監理缺乏評判依據和方法
有效的ERP專案監理需要一套量化的監理指標和可行的監理方法。由於我國的ERP監理剛剛提出，對監理方法和量化指標還處於探索階段。另一方面，ERP專案實施比較複雜，它涉及到管理、技術等等領域，同時也涉及到企業自身的人員素質、管理水平、業務流程等。因此，很難對ERP專案進行量化考核。正是因為對ERP專案的評判難度大，缺少標準。所以給ERP專案監理的開展帶來了困難。
3.ERP專案監理缺乏人才
要開展ERP監理，必須由一批既具有企業管理專業知識和特定行業的企業管理經驗，還要有很強的IT背景知識，並瞭解ERP的原理、方法的專業人才，而這樣的複合型人才目前是相當缺乏的，更談不上專家級的監理人才。正是因為人才的缺乏，使得開展ERP監理困難重重，也影響ERP監理的質量。
4.ERP專案收費困難
由於ERP專案監理的特殊性，對ERP專案監理的收費目前還沒有一種通常做法，管理諮詢業一般是按人天工作時間收費的。在西方國家一般按每人每天1000美金以上的價格收費，而監理與諮詢完全不同，監理花費的時間、精力並不比諮詢少，但如果按人天收費使用者的壓力就會很大，另一種是按專案定價收費，這種方法操作上容易，但收費標準則是一個問題。
5.ERP專案監理缺乏扶持
由於ERP監理剛剛起步，因此它的生存也困難不少，表現為：
（1）ERP監理從屬不清，在工商登記中與其他服務行業等同看待，在取名等問題上都會遇到麻煩。
（2）監理公司財務處理困難，ERP監理公司既不同於服務業也不同於建築業監理。如在會計核算中採用服務業或建築監理的核算方式，有可能扼殺剛剛起步的ERP監理。
（3）國家對技術密集型的高科技行業發展給予了各種優惠政策扶植，而對知識密集的諮詢業、IT監理業並沒有特殊的優惠政策。
（4）概念不清。通常將ERP監理與ERP諮詢混為一談，ERP監理需要有ERP諮詢的能力，但ERP諮詢絕不能替代ERP監理，兩者一個是執行者，一個是監督者。

我國開展ERP監理方法探討
由於在我國開展ERP專案監理剛剛起步，如何有效地進行ERP監理，用什麼方法進行監理，已經成為擺在我們面前的任務，確定ERP專案監理的方法是我們需要研究的課題，國外目前普遍採用的方法是專案審計制度，包括財務審計、專案進度審計、風險分析等。筆者認為這些方法同樣適合於我國對ERP的監理，但必須符合國情。
根據前面第三點中專案監理的內容，在此以國標作為評價體系指導我國ERP監理，筆者認為是可以討論的一種方法。1997年公佈的新國標GB856695資訊科技軟體生存過程，對軟體生存期過程定義了七個基本的主要過程：管理過程、獲取過程、支援過程、供應過程、開發過程、操作過程、維護過程、支援過程。國標GB856695中對這七過程如何進行、如何控制都作了詳細的描述，而這七個過程剛好包含了ERP專案實施的全過程。因此以國標作為指導我國ERP專案監理，將是一種可行的方法。

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