辦公自動化入門指南，從此告別繁瑣操作

辦公自動化有很多不同的方面，但可以很容易地分為以下幾類：
 
資訊儲存。這包括資訊的記錄，如表格、文件、檔案、影像和電子表格。資訊儲存一般以文書處理器或電子表格的格式存在，但也可以更復雜，如自動化系統中的記錄。
 
資料交換。系統允許資訊的實時交換，如傳真機或電子郵件。自動化系統工具也屬於這一類別，因為你可以很容易地在人與人之間分享資訊和傳送報告。

資料管理。辦公自動化還必須在不同的當事人和相關資訊之間容易管理。因此， 可以處理短期和長期資料，包括財務計劃、營銷支出、庫存管理等。

  辦公自動化的效益
 
企業或多或少地依賴辦公自動化系統工具。無論程度如何，其好處是廣泛的：
● 減少完成任務的人工勞力
● 最大限度地減少人為和手工錯誤
● 減少完成任務的處理時間 
● 增強透明度和流程改進能力 
● 基於資料和預測做出更好的決策
● 增強的指標和KPI監測 
● 提高員工滿意度和溝通能力 
● 帶來更好的客戶服務 
 
辦公自動化系統的型別
 
辦公自動化實際上涵蓋了企業運營的方方面面，有一些系統工具可以支援：
 
設施管理：獲得遠端授予或拒絕訪問你的設施的能力。示例：
● 訪問管理
● 訪客管理
● 服務
● 會籍
● 房間安排
 
人員配置：使用自動化來入職員工和批准合同。示例：
●  合約
●  招聘
●  排班
●  入職
 
生產率：儲存、共享和協作有關筆記和基本資訊。8Manage OA辦公自動化系統可以連線各種生產力應用程式以相互溝通。 
 
溝通：使用電子郵件和文件共享套件以便快速回應查詢。
 
行政管理：收集和組織資料，精簡重複性工作，減少文書工作，並對帳單、費用和發票進行處理。
 
使用 8Manage OA等系統工具來管理重複性任務，將所有遺留系統的資料整合到一個地方，自動化會計和實時分析等等。 
●  收集和整理資料
●  簡化重複性任務
●  更少的文書工作時間
●  賬單計費、費用和發票
 
會議和日程安排：避免來回奔波，自動安排會議。
 
辦公自動化系統的必要性
 
好用的自動化系統有很多必要的屬性。以 8Manage OA 為例，看看它如何幫助你的業務。
 
-簡單的工作流程設計
 
自動化系統應該讓你的員工的生活更輕鬆，而不是更復雜。這意味著工作流程及其設計應該直觀易用。例如，8Manage OA可以完成你的內部流程，假如賬戶核對，而無需 IT 團隊或任何人編寫程式程式碼。相反，你可以從命令庫中進行選擇並輕鬆組合任何過程。 
 
-移動相容性
 
如今，員工和企業領 導 者總是在旅途中。擁有一個與移動裝置相容且可訪問的工具意味著你在離開辦公室或離開計算機時不會錯過任何資訊交換。 
 
8Manage的移動終端功能集訊息的審批、查閱與回覆、以及即時通訊於一體，讓辦公人員擺脫時間和空間的束縛，單位相關資訊可以隨時隨地通暢地進行交流互動，使工作變得更加輕鬆有效。
 
-軟體整合
 
你可能已經擁有適合業務的辦公自動化工具，但這些最好是可以相互溝通。8Manage OA可以無縫與第三方系統對接整合， 能與 CRM、HCM 及專案管理自動結合，而且所有資料也能自動相通。
 
-報告和分析
 
怎麼衡量你的工具是否始終如一地對你有利？帶有報告和分析功能的軟體解決方案8Manage OA可以為你處理這一管理方面的問題。這些功能不僅會根據你的資料和日常業務提供分析，而且你還可以建立內部報告，例如顯示在一項任務上花費了多少小時。 
 
-訪問控制
 
對於任何接觸資料的軟體，最關鍵的考慮因素之一是控制和安全性。像 8Manage OA這樣的系統工具允許進行訪問控制，這意味著你可以限制訪問許可權並只授予那些應該擁有訪問許可權的人。你還可以檢視誰對資料進行了任何更改以及何時更改，以便審計跟蹤有效且準確。 
 
結語
 
辦公自動化在日常流程和流程最佳化方面都發揮著重要作用。企業可以在不同方面利用辦公自動化。8Manage OA  辦公自動化系統可以幫助大幅提高生產力，有助於企業各部門一起協同工作，以簡化工作流程、溝通和協作。