關於遠端辦公，每個企業都需要知道的5件事

如果您的公司計劃允許員工繼續在家工作，那麼您應該瞭解五件事，以確保無縫，高效地進行過渡。

曾幾何時，只有科技初創公司才會把遠端辦公作為分散在全球各地的員工的一種選擇。然後，一場新冠病的爆發迫使各地的企業重新考慮這樣一種可能性:允許員工在家工作可能是防止公司倒閉的唯一辦法。

根據TechRepublic的調查，61%的企業已經不惜一切代價讓大多數員工實現遠端辦公。這可不是曇花一現。鑑於絕大多數受訪者(61%)寧可在家辦公，也不願在辦公室工作，可以說遠端辦公的選擇將一直存在。

對員工來說，這只是日常工作和工作地點的改變，但對企業來說，這遠不止於此，每家公司都要考慮更多。讓我們深入探討一下貴司必須瞭解的五個考慮因素，以實現平穩而富有成效的在家工作體驗。

遠端辦公工具

無論您的員工在哪裡工作，他們都需要合適的工具。當這些員工在辦公室工作時，你要為他們提供完成工作所需的一切。電腦、印表機、移動裝置、辦公桌、椅子、網路裝置、軟體、白板等等。如果你認為在家工作的員工應該自己購買裝置，那你就錯了。如果你不願意直接支付員工所需的工具，你至少應該考慮讓他們支出這些費用。但是，所有的購買都必須得到批准，否則你會讓員工買到奢侈的椅子和膝上型電腦。

根據調查，56%的受訪者表示他們的公司在提供必要的硬體(電腦、印表機等)方面做得不好，52%的受訪者表示他們的公司在為他們提供遠端辦公所需的辦公裝置(辦公桌、椅子等)方面做得不好。除非這種情況得到改善，否則員工要麼無法以任何生產力水平完成工作(最好的情況)，要麼就會倦怠並辭職(最壞的情況)。

管理職業倦怠

職業倦怠是不習慣在家工作的員工的一個嚴重問題。為什麼會出現這種情況呢?最大的原因是無法將工作與家庭分開。當這種情況發生時，界限就會變得非常模糊，以至於員工會開始覺得自己是在隨時隨刻的工作。最重要的是，人們不再能從家庭生活中得到急需的休息。這種一箭雙鵰的做法使得職業倦怠發生得更快，更深層次。

你該如何管理這種情況?你能做的最重要的事情是保持溝通渠道的暢通。你需要有一個人(或多個人)在現場與員工交談，以幫助他們度過這些時期。

你需要教育你的員工：

●建立一個常規的工作時間，比如明確規定 "工作時間 "和 "回家時間"。

●設定界限，比如："當辦公室的門關閉時，我就在工作"。

●與家人溝通，確保你的員工做好與親人的溝通工作。

●實行自我保健，你的員工在某種程度上需要學會如何照顧自己以避免壓力。

●瞭解優先順序，讓你的員工始終知道什麼工作優先，什麼工作可以推遲。

根據調查，78%的受訪者表示他們每週有五天在家工作。如果這些員工不聰明地工作，他們會很快遭受倦怠。感覺自己日復一日地 "呆在辦公室 "會讓人疲憊不堪。為此，你需要考慮讓員工採用靈活的工作時間表。

管理靈活的時間表

這個對大多數企業來說都是一個挑戰，因為幾乎每家公司都是在假設營業時間是通用的基礎上工作的。

然而，對於遠端辦公者來說，固定工作時間的想法需要被丟擲門外。你必須記住，人們在家裡工作，這會給工作帶來很大的麻煩。比如：

●照顧不在學校的孩子們

●倦怠的可能性

●家庭責任

●不太可靠的網路

●裝置故障

要考慮的最重要的一件事是，你的員工確實喜歡在家工作，而且在這種舒適的環境中工作可以提高工作效率。但是，生產力的提高可能會給你的公司帶來代價，那就是允許靈活的時間安排。

請記住。只要工作能及時完成，什麼時候完成都無所謂。

安全是關鍵

你的企業必須考慮的一件事就是安全，以及如何幫助你的遠端員工在不損害公司資料的情況下開展工作。這可能意味著你需要為那些必須從家庭網路傳輸敏感資料的員工購買企業級VPN服務。那些處理非常敏感資料的員工可能也需要接受如何使用加密的培訓。

另一個必須解決的問題是密碼。你可能已經為辦公室的員工制定了密碼政策，但你無法在他們的家庭網路上執行這些政策，這意味著你需要培訓你的遠端員工將所有的網路密碼(如無線路由器的密碼)改為高強度和唯一的。即使你還得讓這些員工加快使用密碼管理器的速度(無論如何他們都應該這樣做)。

透過KPI來監控

你需要知道要監控哪些關鍵績效指標(KPI)，我建議將這些KPI作為一個好的起點。

●自律，員工的獨立工作能力。員工必須學會自律，才能在較少的監督下完成任務。

●有效溝通，員工與團隊和客戶進行有效溝通的能力。

●學習能力，員工不僅能按照已知的指令進行操作，還能有效地學習新事物的能力。

●遠端與本地任務，有哪些任務可以或不可以遠端執行?你必須知道其中的區別。

●責任心，員工必須學會對自己負責，在較少的監督下完成任務。

●協作性：員工必須有能力在較少監督的情況下完成任務。員工必須能夠透過影片/音訊聊天和電子郵件與其他團隊成員有效合作。

●可用性：員工必須能夠隨時與管理人員討論工作相關事宜。經理必須能夠在工作時間討論與工作有關的事項。雖然員工的工作時間可能很靈活，但他們也必須在工作時間內有空。

寫在最後

您的公司從標準工作環境過渡到完全的遠端或混合(線上+線下)環境並不一定是一個挑戰。鑑於全球幾乎所有的企業都已經被迫進入這個新的世界秩序，困難的部分已經被解決了。只需一點額外的規劃和工作，你就可以讓這個新的現實不僅無縫，而且更有效率。