“在嗎？”一秒破防的崩潰瞬間，打工人不配擁有愛情

最近 “當代社恐人的崩潰瞬間”又上了熱搜，大家紛紛分享了自己工作和生活中遇到一些崩潰瞬間，例如害怕逛街、剪頭髮時，導購和理髮師的頻繁尬聊、工作中同事突然的視訊電話等等。

 

 

本以為身邊盛產“社牛 ” 的專案經理們都是從容自信應對生活工作，沒想到他們也經常有破防崩潰瞬間：

l  最怕深夜收到甲方的”在嗎“,他接下來肯定是要加需求沒錯了！

l  專案 方案 改了上十版，最後選擇了第一版！

l  專案實際進度總是趕不上專案計劃時間，加班是常態！

l  專案好不容易交付了，但是尾款一問總是在走流程中...

l  專案中無論是哪個環節出現問題，都是專案經理的鍋！

l  .........

專案經理們的破防瞬間這麼多，主要來源於其工作的繁瑣與複雜。但日常工作中也不是毫無章程可依，想要減少破防崩潰的機率，不僅需要長時間的專案經驗積累，最重要是掌握專業的理論和方法。一套解決問題的萬能方法模型，可以幫助專案經理全面思考問題，有條不紊的解決專案管理中的問題，拒絕破防崩潰。

 

 

1.5W2H方法論，有效幫助專案經理 ” 填坑 “

在專案管理中，專案經理總是在頻繁和各方溝通解決各種突發問題，即使天天加班，問題的解決總是會遇到很多困難點。這種情況下，需要具備系統思維，對問題進行梳理，5W2H這套方法論可以有效幫助專案經理全面思考，避免遺漏。

 

5W2H分析論又叫七問分析法，通過提問，發現解決問題的線索，有助於思路的條理化和全面思考問題。這一方法論比較簡單、易懂且百搭，在問題比較複雜時，很容易結合其他方法論一起使用。下面看看如何運用5W2H解決問題。

 

 

（圖1：5W2H分析法）

 

1.1  What（是什麼）—明確問題

解決問題的前提需要明確是什麼問題，即確定此次工作的目的。問題的描述儘量清晰簡潔，一目瞭然。

在這一步驟上，還可以分析問題解決的利弊，不解決會帶來什麼弊端，解決的話會產生什麼效益，明確問題的優先順序。專案經理在進行專案管理時，遇到問題可能會有多個，那麼在無法都馬上解決的情況下，就需要根據優先順序來解決了。

 

1.2  Who（誰來做）—明確責任人

這一問即根據確定的問題，判斷誰適合對問題進行處理解決。尋找與問題有關聯的專案人員，有可能參與問題解決的成員不止一位，但專案經理一定要確認好一位負責人，避免後續解決問題跟進時，團隊成員互相推諉，導致問題解決進度緩慢。

 

1.3  When（何時做）—明確解決時間

確認好責任人後，就需要根據問題的具體情況以及專案的整體交付時間，確定問題解決的具體時間。專案經理需要充分考慮到專案的進度安排，在確保整體進度能如期進行的情況，儘快解決問題。

 

1.4  Where（在哪裡）—明確解決位置

這一步驟是明確問題需要在哪裡解決，也可以是需要在哪一階段進行解決，根據問題的實際情況來確定這個位置。例如：這一問題需要在專案正式交付前去往甲方公司進行協調。交付前是問題需要解決的階段位置，甲方公司就是問題解決的實際位置。

 

1.5  Why（為什麼）—明確問題原因

在確定解決辦法時，最重要的一個步驟是梳理問題發生的原因，產生這個問題的核心原因是什麼？後續的方法才能更有針對性。

這一步驟可以結合魚骨分析法來尋找問題的根本原因。將問題寫在魚頭上，畫出大骨填寫大要因，中骨和小骨則是中小原因，可以跟專案成員一起共同討論繪製。

 

1.6  How（怎麼做）—明確解決方法

梳理出問題的產生原因後，就根據原因確定解決方法。這一過程可以結合PDCA迴圈：Plan(確定解決方法)、Do(根據計劃執行)、Check(實施過程中檢查) 和 Act(收整合功的經驗，納入標準)。

 

1.7  How much（多少）—明確解決應達到的質量

這一過程是明確問題處理後應該達到質量水平，需要處理完成到什麼程度，才會確保專案能按時交付。在計劃時就需要跟甲方確認好最後交付的質量水平，如在專案進展過程中，有任何變動也需及時溝通確認。

 

通過以上七問可以進行全面梳理，有效避免有遺漏的部分。在日常工作中，也可以利用這一方法論對之前在所做的專案計劃進行一一核對，看看有無錯漏的部分，提前篩選出問題，預防解決。專案經理在遇到複雜的問題時，依賴個人能力進行梳理解決，耗時耗力， 如何能借助專業的專案管理工具，使 ” 填坑 “ 更加便捷高效呢？

 

 

2.藉助專業專案管理工具“填坑”更便捷高效

2.1  全面監控，及時發現問題

問題發生再進行問題解決，不是一種良性的專案管理方法，會經常打亂想專案經理的日常工作計劃，時常處於一個救火的狀態。而好的專案管理，可以藉助工具，及時發現問題，在問題還沒爆發前就扼殺解決。

 

易趨系統在專案開展後，支援多維度專案狀態監控，從任務、成本、風險、問題、工時、費用六個維度進行專案資料收集分析，全面進行專案的進度監控。

 

在任務維度， 包含任務分佈以及進度偏差兩個方面：通過餅狀圖根據任務型別分佈展示所有任務；根據各個任務的進度，通過柱狀圖表展示里程碑任務或一級大綱任務計劃與實際進度偏差。

 

在成本維度， 包含績效趨勢和掙值分析兩個方面，分析專案掙值資料中SPI、CPI、PV、AC、EV值。按照計劃目前應該完成工作成本、實際成本以及完成了多少預算的工作等數值分析，全面把控成本是否超支。

 

（圖2：易趨任務、成本報表檢視）

 

在問題和風險維度， 通過餅狀圖按照不同維度詳細展示了各個問題以及風險的分佈情況，專案經理可以及時識別風險和問題，進行解決。

 

（圖3：易趨風險、問題報表檢視）

 

在工時維度， 包含計劃工作量分佈報表、計劃工時統計表、按資源型別統計工時表、階段資源預算偏差統計、按資源明細統計實際工時統計、實際工時統計表、按任務名稱實際工時統計表、按任務型別實際工時統計表、以及實際工時明細等。通過這些詳細分析，專案經理全方位多角度監控專案工時是否有問題隱患。

 

（圖4：易趨工時報表檢視）

 

2.2  計劃變更， 版本比對易於分析決策

專案經理在識別問題需要進行問題解決時，涉及到比較大問題需要進行計劃變更時，易趨系統支援專案計劃和里程碑計劃的變更修訂。申請通過後，專案計劃裡修訂過的部分可以跟之前的版本進行比對，便於後期進行分析決策，看看調整後的計劃進度是否正常等。 為了解決問題進行專案計劃變更時，任務的責任人、任務完成時間包括所處階段，都在系統中展示的一目瞭然，後期跟進也清晰方便。

 

（圖5：易趨專案計劃版本對比檢視）

 

2.3  質量管控，確保問題解決質量

在解決問題後，需要確保其質量達到交付標準。易趨系統在質量模組可設定交付物的質量檢查，預設交付物的檢查標準，在完成後進行檢查評審，對於不符合的項，也可以在系統跟進，直至解決。

 

（圖6：易趨質量檢查檢視）

 

總結

專案經理的日常工作繁雜，導致破防崩潰的原因總是數不勝數，但是在長時間的專案經驗積累後和學習 掌握專業的理論和方法，可以武裝自己，有效且快速解決專案管理中遇到的”坑“。 通過5W2H方法論可以明確問題、責任人、完成時間、解決階段、問題的原因、解決方法以及應達到的質量，全面的系統思維，確保問題的解決；而選擇一款合適的專案管理工具作為武器，更能使 ” 填坑“便捷高效， 拒絕崩潰破防。