近日，國家工業資訊保安發展研究中心釋出了《關於公佈2021年中小企業數字化轉型典型案例的通知》（以下簡稱《通知》）。鴻翼憑藉“檔案檔案一體化方案“入選應用場景解決方案案例。

當前，發展數字經濟、推動數字化轉型已成為企業創新發展和提升效率的必然，但中小企業囿於規模和認知的侷限，數字化轉型卻面臨著諸多困難。而這也是此次評選的原因所在，國家工業資訊保安發展研究中心在《通知》中表示：希望通過公佈典型案例，多角度解決中小企業數字化轉型面臨的難點、痛點、堵點問題，提升中小企業創新能力和專業化水平。

 

鴻翼是國內領先的ECM（企業內容管理）企業，服務智慧製造、工程設計、金融、醫藥、能源、軍工、政府等行業逾3000家大中政企，在非結構化資料管理領域，不僅掌握著最前沿的技術和理念，且有著行業最豐富的應用場景和服務能力。

 

此次鴻翼上報的檔案檔案一體化方案，主要針對電子會計檔案管理這一應用場景。
近年來，財政部、國家檔案局及相關主管部門均在大力推進電子會計檔案管理，會計檔案的電子化、網際網路化已然成為趨勢。但企業的部分員工卻沒有意識到電子發票原件的重要性，導致系統中存在將發票影印件歸檔等多種不合規問題。

 

另外，由於資料分散於報銷、財務核算、資金支付等系統，因此，缺乏統一的彙總查詢手段，致使大資料分析、風險預警缺乏資料支撐，無法提供有效的決策依據。同時，眾所周知人工稽核難度大，存在著重複報賬、人為修改等風險，財務人員需要投入大量的精力對列印件和電子發票原件進行一致性核驗。加之，電子發票需列印報銷，這肯定增加企業成本，且後續會計檔案整理過程中，均需手工完成，耗時耗力，整理和儲存成本都很大。

 

針對上述問題，鴻翼利用其檔案檔案一體化平臺，在收集、管理、儲存、利用等環節將財務資料進行統一管理，打通資料壁壘，優化資料質量，挖掘資料價值，助力企業在數字化轉型中提升效率，增強競爭力。

 

在歸集環節，使用者通過報銷系統填寫報銷單據，上傳本地獲取到的電子發票原件，完成電子發票的歸集。

報銷環節，個性化開發費用報銷流程，完成電子報銷審批流程管理，實現報銷流程從申請到審批的電子化流轉。

 

入賬環節，通過報銷系統與財務核算系統的整合對接，實現了費用報銷的自動入賬，即在報銷流程審批過程中，實現報銷資料、報銷結果到財務核算系統的自動傳遞。

 

歸檔環節，業務系統需將資料按要求進行版式檔案固化，並將描述該檔案的後設資料生成XML/json格式的檔案，一起按規則封裝成歸檔資訊包，並將歸檔資訊包通過介面提交給到電子檔案管理平臺歸檔。電子檔案系統根據接收到的歸檔資訊包，通過對載體標識的驗證，以及對後設資料資訊的解析，獲取業務資料資訊。根據解析獲得的業務資訊後設資料，完成不同業務系統間歸檔資訊包資料關聯關係的建立。

 

鴻翼的文件檔案一體化管理系統，基於鴻翼ECM底層架構設計，創新性地將電子檔案收集前置到日常業務工作中，實現從電子檔案歸檔到電子檔案“收、管、存、用”的全生命週期管理。功能涵蓋檔案收集、檔案編目、檔案整理、檔案鑑定、檔案保管、檔案檢索、檔案統計、檔案編研和檔案利用等八大基礎業務。隨著在更多場景，更多企業落地，鴻翼全業務鏈檔案創新管理的理念，正如其倡導的“非結構化資料治理是管理和使用資料的基礎“一樣，逐漸成為全行業的共識。