你是如何做彙報的?

葉小釵發表於2022-01-25

原創不易,求一鍵三連

彙報是「向上管理」「橫向資訊傳遞」的一部分,雖然逃不掉,但很多同學比較抗拒,其原因可能是:

  • ​沒準備好
  • 對自己領域不專業
  • 近期產出不行
  • 不知道怎麼彙報

底層原因是怕被質疑:

專注領域認知不足、沒有超過leader或表達不清楚,是很容易被質疑的

其實工作彙報的本質是「個人舞臺秀」,是為數不多的資訊輸出口,利用得宜會很好的提升個人影響力和團隊勢能。

所以工作彙報其實是一次機會,但多數同學卻抓不住,工作彙報做得一塌糊塗,遺憾啊!

我剛好彙報一塊也做的很差,正好可以跟大家交流怎麼失敗。

彙報的認知

彙報的型別

評價彙報型別只有一個形容詞:「正式程度」

政府類彙報不能扯犢子,但公司類彙報正式程度邊界很模糊,這裡的點是:

1)「偏正式彙報開始不要扯犢子」,容易翻車;

2)非正式彙報也是彙報,內容不要全是水;

就我經歷的彙報有:

  • 閉門專案彙報

很正式,需要聚焦到具體工作卡點展開,向Leader求助,認真對待,別扯犢子;

  • 公司級部門工作彙報

偏正式,各部門負責人對CEO做工作彙報,其實就是各種秀自己部門多牛逼;

  • 部門級個人工作彙報

偏輕鬆,可能是直接與Leader一對一進行彙報,也可能平級同學一起開彙報會;

  • 升職彙報

偏正式,這是對個人比較重要的述職報告,需要清晰的把肌肉全部秀出來;

所以,除了專案卡點彙報是Case By Case的方式,其餘彙報都可以有相對通用的模式。

彙報的精髓

在彙報的時候,很多同學為了給自己乃至團隊謀福利,喜歡「誇大產出,縮小缺陷」。這種“偷雞”行為在低端局或許有用,在高階局基本沒用了......

到一定階段後,Leader對你的情況會非常清晰,不會因為一次的彙報有什麼根本改變,你要做的是用這次彙報「打破他對你的認知」

這裡的精髓有兩點:

  • 「真誠」

真誠的「剖析自己」,將自己的「缺漏和不堪」「血淋漓的拿出來給Leader看」,你需要告訴他,自己的問題已經很清楚,並且已經站在更高維度自我審視,自我解決。

這是一種敢於扯開自己遮羞布的行為,能夠「放下無畏自尊」的人是令人畏懼的,因為你不知道他能走多遠,一旦你對自己坦誠,那麼Leader就會對你改觀,他會認為你有更多的可能。

  • 「差異化」

差異化是一種「創新」,比如別人用文字,你做PPT;別人做PPT,你做視訊;別人做視訊,你做脫口秀;別人......

舉個例子,在部門彙報會上,我上一個自黑的視訊,其效果技驚四座:

水月兩忘軒差異化視訊號(傳不上來......)

建立彙報的基本認知後,我們開始進入彙報內容。

彙報的內容

內容結構

我使用的彙報結構如下:

  • 自我介紹
  • 概述
  • 兩個案例(也可以三個)
  • 昇華
  • 致謝

自我介紹和概述需要快速過,彙報內容核心是「案例」「昇華」。案例是大家認可你的點,昇華是大家覺得你能走更遠的依據;一個是對過去的認可,一個是對將來的期待。

概述開啟

雖說概述要快速過,這裡還是要描述一下,因為案例裡面也會出現類似「概述」內容,概述不是羅列一些無意義的名詞和數字。而是要讓這些大詞變得有「生命,可下鑽」

舉個例子,如果彙報業務線一年的BUG情況,可以這樣:

1)先說全年出了多少BUG,每個月的BUG量這種最常規的表述

2)然後從每個月「異常」BUG開始深鑽,比如這樣:

你是如何做彙報的?

3)其後可以按埠case(前後終端)分析,這樣就可以得出什麼型別專案容易出什麼型別的case

你是如何做彙報的?

你是如何做彙報的?

4)然後可以細化到功能模組

你是如何做彙報的?

5)......

這樣深鑽後,大家知道了全年的case情況,也知道了有什麼樣的case,什麼埠、什麼專案容易出什麼樣的case。

然後再將一兩個大家特別印象深刻的case作為案例說明,整個概述就比較立體了。

兩個案例

一般是一大一小兩個案例,案例一般由「發現問題開始」,工作中遇到了什麼問題,在解決這個問題過程中形成了案例,最後問題解決沒有,怎麼證明他解決了,解決到什麼程度,這些就是案例的核心內容。

其中大案例要足夠幹,「足夠給力」

如果是技術述職,那麼這個大案例可能是你做了什麼牛逼的框架,多少團隊使用了這套框架,提升了多高的效率;

如果是業務述職,可能是你做了一個什麼樣的專案,形成了什麼樣的體系,補足了公司什麼樣的缺漏,獲得了什麼樣的財報資料;

一定要注意案例相關的資料要準確、要有證據鏈,如果出現明顯的造假,那大概就黃了......

大案例出來要震驚四座,擁有絕對的說服力。

小案例要做「差異化補充」

什麼是差異化補充,比如大案例說的是專案,小案例可以說團隊管理;大案例說的是框架專案,小案例就說業務貢獻。

做技術牛逼,做業務也牛逼;做業務牛逼,做管理更是一把好手,類似這種人才會很受喜歡。

兩個案例結束至少80分,案例足夠厚重,後續只要不作死,價值觀不出問題就好,但類似於升職報告會有一個排序,排名當然是越高越好,所以昇華部分必不可少。

昇華

前面已經說了案例是Leader(彙報物件)對你過去的認可,昇華就是他對你「未來的定位」

案例是實的、既定事實,很難說出花;昇華是虛的,認知感悟,你吹上天都行,但個人建議適可而止。

所謂昇華,多是工作過程中不斷提升認知形成的一套方法論

你需要將方法論展示出來,讓Leader或者評委「推敲、質疑、探討」

這裡直接按照「金字塔模型」即可:

  • 提出你的觀點
  • 簡述幾個核心論據
  • 對某個核心論據再論證形成證據鏈
  • 將這套方法論應用到其他案例,證明可以橫向適用

這裡舉個例子:

如果我在昇華部分簡述的觀點是「大Leader不能下場帶專案」

那麼我就要證明這樣會有什麼問題,這裡可以是:

1)大Leader下場是搶下面同學的活幹,下面Leader吃不到經驗,梯隊會出問題

這裡接下來就可以舉例,如果後續連續5個專案過來,其他Leader由於沒有經驗,全線拉胯。

2) 大Leader下場是「做簡單的事情」,因為小Leader也能做,而人精力有限,那麼他本質工作一定沒做好

這裡接下來可以舉例,大Leader應該做的外卷類工作沒人做,整個部門沒有新的資訊輸入,沒有新的戰略提出,完全陷於內捲旋渦。

當然,我們這裡的觀點也可以是「大Leader需要下帶做專案」

1)大Leader需要做專案,形成一套方法論,以提升整體效率

這裡的論據可以是方法論落地後,後續的效率提升多高;

2)大Leader做專案,可以提升團隊的向心力

做專案拿結果是提升勢能的最好辦法;

所以,觀點沒有絕對對錯,端看你的論據是什麼。

昇華後會面對Leader或評委的發問,這裡比的就是認知體系了,只要你的認知體系是閉環的,他的問題你就會有判斷。

如果這個問題你完全沒概念,那麼就是他的問題已經超出了你現有認知,這個時候沒有太好的辦法。

確實不知道,就說下來思考,不用強行回答。

結語

我們首先在認知層面知道了彙報其實是一個「向上管理」「橫向資訊傳遞」的工具,「表面上」他直接決定了個人乃至團隊的收益

但經過深入研究後,我們發現Leader或同事判斷的核心依據是「已發生的案例」,在彙報前他們已經有了最基本判斷,彙報好壞只會對結果產生「少量偏移」,所以收益其實與彙報關係不大。

彙報主要是給你一個舞臺,讓你有打破「他們對你的認知」,以便你在未來能「獲取更多的機會」

所以彙報其實是挑戰更優秀的自己,要有自我重新整理的覺悟,比較好的方式是:

真誠的面對自己,血淋淋的剖析自己的錯漏給大家看,並告訴大家自己是怎麼解決的

在操作層面,要做到差異化,這裡的核心是創新,但確實找不到創新點的話那就「迴歸真誠」即可。

瞭解到彙報的本質和彙報應有的心態後,介紹了自己常用的彙報結構:「概述、兩個案例、昇華」以及表述方法論,「金字塔模型」

有了這些認識後,彙報應該不會做的太差,但依舊有一些核心坑點要說明一下:

1)「切莫自說自話」

這是個非常典型的錯誤,比如我作為技術老大在公司彙報上給他們說前端框架,給他們說微服務,給他們說DevOps,這些都是「雞同鴨講毫無意義」

另一個稍好一點的錯誤是,大篇幅介紹「團隊內部體系搭建」

除了上下游團隊,沒人關注你們部門內部做了什麼,就算做出花來,我也不想關注,因為跟我沒有一毛錢關係。

如果非要把自己的事情說出來,那麼這件事一定是「多數人有感知的」

比如我開發了一套系統,提升了公司多大的效率,解決了哪些部門什麼樣的痛點,這裡介紹的是大家有感知的專案本身,不是介紹專案的技術選型、框架設計!

2)「切莫自怨自艾」

一些同學,容易將彙報工作變成一個「發洩渠道」,甚至演變成「比慘現場」

沒人關注你推動專案如何難,也沒人關注你在過程中有什麼心態變化,你的思考在部門內覆盤即可。沒人想了解你的心路歷程,除非你提出了一套方法論去解決這類問題。

比慘這種元素也不是完全不能有,尺度合適或能有其實就好。

3)「不要狡辯」

如果有人明確的提出了你彙報的錯誤,除非他肯定是錯的,否則不要狡辯,大方承認就好,記得彙報主旨是向上管理和資訊透傳,其實也是一個「建立人設的場合」,對自己真誠一些,不要當槓精。

4)「切莫當噴子」

尤其是公開的彙報場合,不要負能量、不要做噴子,不要兩句話就是這個事情沒用,所以沒必要做。

有沒有必要不是你判斷是你Leader判斷的。

5)「思維混亂」

還有一類同學彙報過程中思維混亂,這種要麼「沒提前準備」,要麼就是「能力不行」,一個是態度問題一個是能力問題,無論哪一個你都不會好過。

6)「粗獷的彙報」

我是見過有人拿著記事本去彙報並且依舊十分出彩的,但請不要這樣做,老老實實準備PPT吧,這不是差異化,這是作死。

.......

好了,今天的內容就到這,希望對各位有用,最後求分享!!!

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